Вступительного совещания при проведении экоаудита

от «___» __________ 200__ г.

Присутствовали:

ФИО, должность

Процедурные вопросы:

представление экоаудиторской группы; представление руководителей аудируемых подразделений.

Повестка дня:

1. Подтверждение полномочий проведения аудита.

2.Согласование присутствия технических экспертов и сопровождающих.

3. Определение правил техники безопасности при проведении аудита на местах.

4. Определение каналов обмена информацией и установление порядка доступа к ней.

5. О правилах принятия решений о степени значимости выявленного отклонения, об эффективности процедуры аудита, о форме заключения (положительное, модифицированное, отрицательное).

6. Подтверждение руководителями подразделений готовности к аудиту:

- наличия ресурсов и оборудования, необходимых для аудиторской группы (помещений, вычислительных средств и т.д.);

- наличия обязанностей сопровождающих лиц;

- наличия процедур, связанных с охраной труда и техникой безопасности для аудиторов (с проведением инструктажа аудиторов и принятием необходимых мер по технике безопасности);

- обязательности взаимного информирования аудиторов и руководства проверяемых подразделений о ходе аудита;

- конфиденциальности данных о деятельности подразделений, используемых аудиторами;

- наличие документации, представляемой аудиторам;

- согласия с правилами принятия решения аудиторами о значимости отклонений, о форме аудиторского заключения (положительное, модифицированное, отрицательное);

- способов информирования высшего руководства предприятия о результатах аудита;

- дата заключительного совещания аудиторской группы и руководителей проверяемых подразделений.

По первому и второму пунктам повестки дня информационное сообщение сделано руководителем аудиторской группы.

Информация принята к сведению.

Принято решение о целесообразности (нецелесообразности) привлечения к проведению аудита и технических экспертов.

Сопровождающие лица должны быть определены руководителями проверяемых подразделений.

По третьему пункту повестки дня выступил, например - инженер по технике безопасности (с проведением вводного инструктажа).

Определено: при проведении аудита на местах, в особенности в технологических помещениях, аудиторы должны руководствоваться общепромышленными правилами безопасности.

По четвертому пункту повестки дня выступил руководитель отдела документооборота, отметивший, что представление аудиторам информации должно быть организовано в рамках действующего документооборота.

На аудиторов распространяются требования по обращению с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. Аудиторы должны руководствоваться ФЗ «О коммерческой тайне».

Руководителям проверяемых подразделений рекомендовано предварить беседу с аудиторами краткой информационной справкой (не более 15 мин) о подразделении, в которой отразить:

а) организацию производственной деятельности (технологический процесс);

б) деятельность подразделения по актуализации нормативной правовой базы, нормативно-технической базы (перечень руководящей документации);

в) структурную схему подразделения;

г) ситуационный план с указанием размещения основных технологических средств и объектов;

д) характеристику вспомогательных операций по обеспечению жизнедеятельности подразделений (водо-, энерго-, теплоснабжение);

е) характеристику воздействий на окружающую среду, оказываемых при осуществлении производственной деятельности подразделения;

ж) разграничение ответственности между персоналом подразделения в части природоохранных работ и обеспечения их ресурсами;

з) обеспечение готовности к аварийным ситуациям (разработке планов действий при возможных авариях), организации учебно-тренировочных занятий (по промышленной и пожарной безопасности).

По пятому пункту повестки дня сделано сообщение руководителем аудиторской группы.

В соответствии с процедурами аудита принимаются следующие решающие правила (примерные):

а) отклонений не выявлено – принимается положительное экоаудиторское заключение;

б) выявлены отклонения, классифицируемые как несущественные, которые могут быть устранены при проведении корректирующих действий, обеспеченными соответствующими ресурсами – принимается модифицированное экоаудиторское заключение;

в) выявлено отклонение, классифицируемое как существенное – принимается отрицательное экоаудиторское заключение.

По шестому пункту повестки дня выступили руководители подразделений, отметившие готовность к аудиту.

Постановили:по пунктам повестки дня.