Цели, задачи и источники информации для проверки

Проверка кассовых операций проводится, как правило, специалистами обслуживающего банка, ведомственными ревизорами и аудиторами (рисунок). Проверка осуществляется по данным сч. 50 «Касса». Целью проверки кассовых операций является установление правильности и законности ве­дения кассовых операций и полноты отражения их в бухгалтерском учете. Основными задачами проверки кассовых операций являются:

- проверка правил приема наличных денежных средств, полноты и своевременности оприходования их в кассу;

- контроль соблюдения лимита кассовой наличности;

- установление порядка выплаты денежных средств из поступивших в кассу сумм в пределах установленного банком лимита и целей;

- контроль соблюдения лимита расчета наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования;

- проверка, целевого характера использования денежных средств и депонирование сумм;

- проверка порядка инкассирования денежной выручки и отражения ее в бухгалтерском учете;

- законности, обоснованности и правильности оформления денежных средств;

- проверка правильности учета кассовых операций;

- контроль соблюдения правил ведения кассовых операций и денежных документов.

Источниками информации в ходе проверки являются: бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств, от­чет о прибылях и убытках, журналы-ордера № 1, 2 и соответ­ствующие им ведомости, машинограммы, кассовая книга, книга кассира-операциониста, от­четы кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами и расчетными и расчетно-платежными ведомостями на выплату заработной платы, пособий и т.п., чековая книжка для получения денеж­ных средств в обслуживающем банке, выписки банка, приказы, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, учетная политика организации, должностные инструкции, должностная инструкция касси­ра, материалы инвентаризации, перечень лиц, которым могут выдаваться денежные средства в подотчет на хозяйственно-операционные расходы и размер таких сумм, график инвентаризаций денежных средств и денежных документов, наличие постоянно действующей комиссии по инвентариза­ции денежных средств и денежных документов, а также другие документы для учета по сч. 50.

2. Проверка системы внутреннего контроля

Проверка данного вопроса во многом зависит от осуществляемых ор­ганизацией видов экономической деятельности. Например, организации общественного питания, розничной торговли с круглосуточным режимом работы торговых точек, перевозка пассажиров и производство оборудования имеют различную специфику проверки. Однако есть ряд общих аспектов, которые следует установить в ходе проверки.

Проверку соблюдения условий хранения и сохранности денежных средств и денежных документов целесообразно начать с ознакомления со структурой организации и ее штатным расписанием. Эти документы по­зволят сформировать список работников, выполняющих функции кассира. На основании полученных данных проверяется наличие приказов о приеме граждан на данную должность. При этом такой работник должен ознако­миться с приказом о приеме на должность кассира под роспись. Проверяют, чтобы на должность кассира не были приняты лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установ­ленном порядке;

- страдающие хроническими психическими заболеваниями;

- систематически нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

После этого знакомятся с должностной инструкцией кассира. Это связано с проверкой вопросов разделения полномочий. Не рекомендуется совмещать обязанности кассира и операций, непосредственно связанных с начислением сумм к выплате денежных средств через кассу организации (например, расчетов по заработной плате, расчетов с подотчетными лицами). Кассир должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций
расчетов наличными денежными средствами под роспись.

Следует учитывать, что должность кассира включена в Примерный пе­речень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постанов­лением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764 с из­менениями от 09.07.2011 № 936. Таким образом, с кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственно­сти. Один экземпляр такого договора находится у работника (кассира, ко­торый является материально ответственным лицом), а другой – в органи­зации.

Следовательно, по данным отдела кадров устанавливается соблюде­ние данного аспекта, и выявляются возможные нарушения и отклонения от установленных норм, о чем делаются записи в рабочей документации про­веряющего. Полученная информация может быть сформирована в таблице.

Таблица

В ходе проверки устанавливается соответствие кассового помещения и его оборудования необходимыми средствами безопасности:

- изолированность помещения кассы от других служебных и подсобных помещений;

- наличие металлических решеток на окнах и внутренних, обитых ли­стовым железом ставнях;

- надежность пола, перекрытий, стен и перегородок;

- дверной проем с двумя дверями, смотровым глазком, два внутренних врезных замка, металлический засов;

- наличие окошка для проведения операций с работниками или клиентами;

- наличие металлических шкафов и сейфов для хранения денежных средств и денежных документов;

- наличие огнетушителя и его исправность;

- наличие охранно-пожарной сигнализации и ее исправность;

- в больших торговых точках – наличие системы наблюдения (слеже­ния) и др.

При больших объемах кассовых операций ряд организаций заключает договор со страховой компанией, а по некоторым видам операций с денеж­ной наличностью страхование является обязательным.

Немаловажным аспектом обеспечения сохранности денежной налично­сти и денежных документов является инструктаж работников организации, осуществляющих доставку денег в банк и из банка, по мерам безопасности. Например, им запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер сумм доставляемых денеж­ных средств;

- допускать в салон автомобиля лиц, не назначенных руководством ор­ганизации для доставки денежных средств;

- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и другие места;

- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег по назначению.

При значительных денежных оборотах инкассирование денежной на­личности может осуществляться специализированной организацией либо банком на основании заключенного с ними договора на такой вид услуг. На­ряду с этими вопросами необходимо установить:

- где хранятся ключи-дублеры от несгораемых шкафов, сейфов и две­рей замков кассы;

- хранятся ли наличные деньги и денежные документы в несгораемых шкафах и сейфах;

- опечатывается ли по окончании работы помещение кассы печатью кассира и др.

При изучении вопроса организации системы внутреннего контроля предприятия по операциям с денежными средствами и денежными доку­ментами при автоматизированном ведении кассовой книги устанавлива­ется обеспечение сохранности кассовых документов и защиты программ­ных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа.

Одним из элементов сохранности денежной наличности является регулярное проведение инвентаризации денежных средств и денежных документов. Периодичность ее проведения, а также состав комиссии по ее проведению утверждаются руководителем организации (внеплановая инвентаризация проводится минимум 1 раз в квартал, обязательная – не реже 1 раза в год, перед составлением отчетности – не ранее 1 декабря). Эти аспекты фиксируются в рабочей документации проверяющего.

3. Инвентаризация кассы

Инвентаризация денежных средств и денежных документов как способ фактического контроля, проводится в том случае, если это предусмотрено программой проверки, либо по усмотрению проверяющего для подтверждения фактического наличия остатка денежных средств и иных ценностей в кассе организации. При наличии нескольких касс их опечатывают, чтобы предотвратить возможность доступа.

До начала инвентаризации наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации кассиру предлагается составить кассо­вый отчет. В него включаются все приходные и расходные ордера и до­кументы, имеющиеся в кассе. Своевременно не проведенные в кассовой книге документы вписываются в присутствии проверяющих. Оприходо­вание в кассу денежных средств, полученных в банке с расчетного счета, проверяется по выпискам банка и корешкам чековой книжки или путем встречной проверки документов в банке. Следует иметь в виду, что все частные расписки и другие документы во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются. До начала инвентаризации кассиру предлагается подписать расписку в акте инвентаризации наличия денежный средств о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные ордера и другие документы по кассовым операциям включены в кассовый отчет. Все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после инвентаризации денежных средств и денежных документов о наличии у него документов, не включенных в составленный им кассовый отчет.

После этого устанавливается достоверность данных кассового отчета и выведения остатка денежных средств и денежных документов в кассе на момент инвентаризации. Если инвентаризация проводилась не первого числа месяца, то остаток денег проверяется с учетом остатка по главной книге на первое число месяца по формуле, приведенной.

При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и рас­ходных кассовых ордеров и оправдательных документов, сопоставляются номера приходных и расходных ордеров, приложенных к отчету, с запися­ми в кассовой книге, чтобы убедиться в полноте учета последних кассо­вых операций. Затем проводится проверка фактического наличия денеж­ных средств путем полистного пересчета с указанием номинала. В случае выявления отклонений (излишки, недостача), кассир представляет пись­менное объяснение о возможных причинах их возникновения. Выявленные излишки денежных средств и денежных документов подлежат оприходованию, а недостачи отражаются на сч. 94 «Недостачи и потери от порчи цен­ностей» для установления виновного лица и сумм фактического взыскания с учетом требований Инструкции о порядке определения размера причи­ненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, поврежде­нием (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц.

При проведении инвентаризации денежных средств следует учитывать, что остатки выводятся по каждой валюте отдельно и не допускается зачет одной валюты в счет другой (например, зачет долларов в счет евро).

После фактического пересчета денег и денежных документов, храня­щихся в кассе организации, составляется акт инвентаризации кассы. Кас­сир обязан сделать в этом документе запись о том, что все указанные в нем суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение

4. Проверка кассовых операций в национальной валюте

При проведении проверок рассматриваются следующие вопросы:

- полнота оприходования наличных денег, полученных из кассы обслуживающего банка, и полнота их сдачи в обслуживающий банк;

- соответствие записей в кассовой книге данным обслуживающего банка (по суммам, полученным из кассы обслуживающего банка и сданным в кассу обслуживающего банка), и в случае расхождения между данными обслуживающего банка и записями в кассовой книге выясняются, причины этих расхождений;

- соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального частного нотариуса за проверяемый период, и сопоставляется с суммой наличных денег, сданных в обслуживающий банк;

- соответствие суммы и даты сдачи наличных денег в обслуживающий банк с соответствующими записями в кассовой книге, при обнаружении расхождений между данными обслуживающего банка и записями в кассовой книге выявляются причины создавшегося положения;

- расходование по целевому назначению наличных денег, полученных
из кассы обслуживающего банка;

- соблюдение согласованных с обслуживающим банком условий расходования на месте поступающих в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса наличных денег;

- соблюдение установленного предельного размера расчетов наличны­ми деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предприни­мателями, частными нотариусами;

-соблюдение юридическим лицом, подразделением установленного обслуживающим банком лимита остатка кассы на каждый день проверя­емого периода и определение сверхлимитных остатков по каждому дню, когда имело место превышение лимита остатка кассы;

- соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходные и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег);

- своевременность оприходования в кассу наличных денег, полученных в результате предпринимательской деятельности, соблюдение периодичности составления первичных кассовых документов по приему и выдаче наличных денег, соответствие записей в приходных и расходных кассовых ордерах записям в кассовой книге, соответствие оборотов кассовой книги данным бухгалтерского учета;

- соблюдение порядка выдачи наличных денег под отчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах (наличные деньги, банковские пластиковые карточки) и сроков возврата неизрасходованных сумм;

- соблюдение порядка проведения инвентаризаций наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности юридического лица, подразделения;

- устранение недостатков, выявленных предыдущими проверками.

В ходе проверки следует установить правильность оформления и ведения кассовой книги:

-пронумерована, прошнурована и опечатана липечатью организации;

- все ли листы в кассовой книге;

- заверена ли кассовая книга подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием даты;

- своевременно ли производятся в ней записи о приходных и расходных операциях;

- правильно ли подсчитываются итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

- своевременно ли и правильно составляется отчет кассира;

- имеются ли в кассовой книге исправления иподчистки.

Если кассовая книга ведется автоматизированно, следует проверить, содержат ли формируемые распечатки все реквизиты кас­совойкниги, правильно ли ведется нумерация листов.

При проверке правильности оформления приходных кассовых ордеров (далее - ПКО) обращается внимание на использование ПКО установленной типовой формы и наличие пропуска в нумерации (исследуется чем это вызвано (уничтожение, ошибка)). При проверке расходных кассовых ордеров (далее - РКО) уточняется:

- наличие разрешительной подписи руководителя организации и главного бухгалтера, кассира и получателя денежных средств;

- правильность заполнения других реквизитов;

- последовательность нумерации и даты РКО.

Все оправдательные документы, на основании которых произведены кассовые операции по приходу и расходу денежных средств, должны погашаться специальным штампом или надписью «оплачено» с указанием даты.

Операции по приходу денежных средств в кассу организации проверя­ются с целью выявления случаев неполного оприходования либо неоприходования в кассу фактически поступивших денежных средств.

Несвоевременное оприходование наличных денег – это документальное оформление приема наличных денег в кассу по ПКО,другим приходным документам, через КСА, СКСв день совершения операции и неучинение кассиром соответствующих записей в кассовой книге, либо показаний сум­мирующих денежных счетчиковв книге кассира-операциониста, либо соот­ветствующих записей втоварно-денежных, сменных отчетах (для уполно­моченных лиц), другихрегистрах бухгалтерского учета в день совершения операции.Такие записи в кассовую книгу должны производиться кассиром после полученияили выдачи наличных денег отдельно по каждому приходномуили расходному кассовому ордеру.

Наличные деньги в центральную кассу организации ее подразделениями, расположенными вне месторасположения организации, а также уполномоченными лицами, осуществляющими сдачу выручки в центральную кассу организации, должны доставляться в установленный законодательством срок. Записи в кассовой книге кассир делает в день оформления ПКО по факту приема наличных денег от указанных подразделений, уполномоченных лиц. Сдача ими наличных денег в центральную кассу с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования наличных денег.

Неоприходование наличных денег означает их прием в кассу без составления ПКО или других приходных документов, или без использования КСА, или СКС и без учинения соответствующей записи в кассовой книге, либо в книге кассира-операциониста, либо в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены).

Наличные деньги организациями, не использующими КСА или СКС, принимаются по ПКО и другим приходным документам в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Прием наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) на территории Беларуси через стационарные торговые (обслуживающие) пункты, если иное не установлено законодательными актами, осуществляется юридическими лицами, в том числе Национальным банком, банками, их филиалами и представительствами и индивидуальными предпринимателями, с исполь­зованием КСА и (или) СКС, модели (модификации) которых включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на терри­тории Республики Беларусь.

В ходе проверки следует установить соблюдены ли следующие сроки сдачи наличных денег:

- ежедневно независимо от дня поступления выручки для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются банки или эксплуатационные предприятия Министерства связи;

- один раз в несколько дней, но не реже одного раза в 7 календарных дней - для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет банков или эксплуатационных предприятий Министерства связи, а также находящихся на отдаленном расстоянии от них и имеющих незначительные либо периодические поступления наличных денег. В отдельных случаях исходя из особенностей их деятельности и обоснованному ходатайству решением руководителя банка устанавливаются другие сроки сдачи выручки. При этом учитывается необходимость ускорения оборачиваемости и своевременного поступления денег в банки, обеспечения сохранности, специфика работы организации.

Кроме выручки в кассу могут поступать средства от работников
лучивших авансовые суммы под отчет. Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При этом наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, выдаются при условий полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

В ряде случаев организации осуществляют расчеты наличными денежными средствами с другими субъектами хозяйствования Республики Беларусь.

В некоторых случаях организации выплачивают заработную плату и осуществляют другие выплаты денежных средств из поступившей в кассу организации денежной выручки.

Важным аспектом проверки кассовых операций является установление целевого характера использования денежных средству полученных в бан­ке, а также используемых из выручки, поступающей в кассу организации. Для этого сверяются суммы в расшифровках в корешках чеков, выписках банка и указанных в отчетах кассира. Для установления правомочности использования сумм из поступающей выручки проверяется наличие соответствующего разрешения обслуживающего банка.

На основании полученной информации сверяются данные аналитиче­ского и синтетического учета с данными отчетности по движению денежных средств в кассе организации.

5. Проверка кассовых операций в иностранной валюте

Проверка кассовых операций в иностранной валюте проводится анало­гично кассовым операциям в национальной валюте. Необходимо учитывать, что независимо от количества используемых организацией в расчетах иностранных валют по кассовым операциям в иностранной валюте ведется книга. При этом используются типовые формы ПКО и РКО, в которых должны указываться курс валюты на дату совершения хозяйственной операции и номинал валюты прописью. Следует иметь в виду, что за нарушение правил ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь размер штрафных санкций определяется в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля соответствующей иностранной валюте, действующему на дату принятия вешения о применении штрафных санкций. Меры ответственности не применяются к предпринимателям, не использующим наемный труд. Меры ответственности не применяются также за единичные нарушения, т.е. одно нарушение одного вида, совершенное в проверяемом периоде, независимо оттого, применялись ли ранее за такое нарушение меры ответственности.

Порядок учинения записей в кассовую книгу аналогичен порядку, установленному для рублевой кассы: они производятся кассиром в день получения иди выдачи наличной иностранной валюты отдельно по каждому ПКО и РКО. Кассовую книгу следует заполнять в день оформления приходных кассовых ордеров по факту приема наличной валюты.

Организации могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов, установленных уполномоченными банками. Они имеют право хранить ее сверх установленного лимита только для оплаты труда в наличной иностранной валюте не более 3 рабочих дней, включая день получения валюты в уполномоченном банке. На 4-й рабочий день не использованные по назначению суммы сдаются в уполномоченный банк.

Лимит устанавливается в номинале иностранной валюты, а при работе с несколькими видами наличной иностранной валюты – в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты по согласованию с клиентом. Для организаций лимит устанавливается по времени на конец рабочего дня. Наличная иностранная валюта, получен­ная от продажи товаров (оказания работ, услуг) после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не является сверхлимитной в случае документального подтверждения времени продажи товаров (оказания работ, услуг) и при сдаче ее на следующий рабочий день в уполномоченный банк. При работе с несколькими видами валют превышение лимита рассчитывается как сумма выявленных превышений лимитов по каждой иностранной валюте относительно установленного лимита по ее виду.

Если валюта одна, то превышение лимита рассчитывается исходя из превышения сложившегося остатка кассы в наличной иностранной валюте на конец рабочего дня организации, пересчитанного в эквивалент вида ино­странной валюты, в котором установлен лимит, по отношению к установ­ленному лимиту. Определяется такой эквивалент исходя из официального курса белорусского рубля к соответствующей валюте на дату совершения нарушения.

6. Типичные ошибки

Не соблюдается лимит наличных денежных средств в кассе организации.

Не соблюдается лимит расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования.

В ПКО не указывается, от кого поступили наличные денежные средства, и не указано основание.

Не соответствуют даты в РКО и даты фактической выдачи средств из кассы.

Отсутствуют приложения к ПКО и РКО, указывающие на основании чего выдаются денежные суммы под отчет (приказы, распоряжения, протокол, заявления), что усложняет контроль за исчислением налогов.

Несанкционированно заимствуется выручка другим субъектом хозяйствования.

Допускается неоприходование (несвоевременное оприходование) денежных средств в кассу организации.

Допускается выдача сумм в подотчет до полного отчета по ранее полученным суммам.

Не соблюдаются сроки возврата неиспользованных подотчетных сумм. Допускается нецелевое использование наличных денежных средств

По операциям в иностранной валюте ведется несколько кассовых книг (по числу применяемых валют - доллары США, российские рубли, злотые). Допускаются подчистки и исправления в ПКО и РКО. Кассовая книга не пронумерована, не прошнурована и не скреплена печатью с указанием даты.

В кассовых ордерах не заполнены графы «основания» и «приложения», нет ссылки на первичные документы (накладные, заявления, приказы, распоряжения).

Не ведется журнал регистрации ПКО и РКО.

Кассовые отчеты составляются за несколько дней при наличии ежедневных оборотов.

Имеются несоответствия между записями в Главной книге по сч. 50 и в журнале-ордере № 1 и в оборотной ведомости № 1.

Используемые КСА и СКС не зарегистрированы в ИМНС. Книга кассира-операциониста ведется с нарушением. Кассиром нарушается порядок сдачи выручки, принятой с помощью КСА и СКС.

Неполностью отражена выручка, полученная наличными денежными средствами.

Неправильно оформлена книга кассира-операциониста. Присутствуют неоговоренные исправления в книге кассира-операциониста.

Несвоевременно обнуляются счетчики.

Неправильно оформляются документы при ремонте и возврате из ре­монта КСА и СКС.

Административная ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций. Нарушение должностным лицом либо кассиром юридического лица или индивидуальным предпринимателем порядка ведения кассовых операций - влечет наложение штрафа в размере до десяти базовых величин.

Невыполнение индивидуальным предпринимателем или кассиром, иным работником юридического лица требований законодательства по осуществлению проверки наличных денежных средств на подлинность и платежность - влечет предупреждение или наложение штрафа в размере до трех базовых величин.

ПРОВЕРКА ОПЕРАЦИЙ ПО СЧЕТАМ В БАНКАХ