Проверка расчетов с покупателями и заказчиками

Проверка расчетов с покупателями и заказчиками проводится по данным сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в разрезе субсчетов по каждому покупателю и заказчику отдельно с целью установления не только реальности, но и своевременности отражения в бухгалтерском и налоговом учете соответствующих записей.

Если организация не создает резерв по сомнительным долгам, то дебиторская задолженность, признанная по результатам инвентаризации задол­женностью с истекшим сроком исковой давности либо безнадежной, спи­сывается в бухгалтерском учете с отражением в составе прочих расходов по текущей деятельности. По результатам сверки расчетов с дебиторами организация может действовать одним из следующих способов:

- послать дебитору напоминание об оплате;

- подать на дебитора в суд;

- списать задолженность за истечением срока давности.

Если в результате сверки расчетов выявлена дебиторская задолженность покупателя, то ему направляют напоминание об оплате. В напоминании следует указать номер и дату договора поставки (с приложениями), общую сумму задолженности (в том числе просроченной) в разрезе поставок, сроки и порядок оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе сумму начисленной неустойки). Такое напоминание це­лесообразно отсылать заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда можно быть уверенным, что дебитор письмо получит.

В ряде случаев партнеры какое-то время ведут телефонные переговоры по погашению задолженности. Если они не дают результат – выставляется претензия. По результатам получения претензии возможен различный исход.

Если по дебиторской задолженности срок исковой давности не истек, но имеется решение хозяйственного суда о невозможности ее взыскания в связи с отсутствием у должника движимого и недвижимого имущества, основании для включения указанных сумм в состав расходов, учитываемых для целей налогообложения, нет, так как такое решение суда не может являться основанием для выводов о нереальности взыскания долга.

Долги, нереальные для взыскания, в целях включения их в состав расходов, могут быть признаны только, например, в случае, если на основании определения хозяйственного суда о завершении ликвидированного производства в отношении организации-дебитора в Единый государственный реестр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей внесена запись о ликвидации должника.

Документами, в соответствии с которыми производится списание задол­женности и ее включение в состав внереализационных расходов для целей налогообложения, являются сведения из Единого реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

В процессе розыска дебитора может выясниться, что данная организация ликвидируется. Это значит, что для ее ликвидации органом, принявшим решение о ликвидации, должна быть создана ликвидационная комиссия. Такая комиссия помещает в официальной печати по месту нахождение организации публикацию о ее ликвидации и о порядке и сроке подачи кре­диторами заявлений о претензиях. Следовательно, если выяснится, что дебитор ликвидируется, по взысканию дебиторской задолженности необходимо обращаться в ликвидационную комиссию.

Однако может выясниться, что дебитор уже ликвидирован. Доказательством этого будет справка налоговых органов об исключении организации из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В случае ликвидации организации требования креди­торов, не удовлетворенные из-за недостаточности имущества ликвидируе­мого юридического лица, считаются погашенными. В свою очередь, креди­торы вынуждены признать задолженность ликвидированной организации безнадежной.

Если в результате переписки с дебитором выяснится, что он уклоняется от погашения своего долга, необходимо обратиться в судебные органы для разрешения вопроса в судебном порядке. Решение судебных органов может быть положительным, т.е. с должника взыскивается долг, либо отрицательным, т.е. судом будет отказано во взыскании.

При отрицательном решении суда будет указана причина отказа: пропуск срока исковой давности, отсутствие достаточных доказательств по об­разовавшемуся долгу и т.п. В любом случае основанием для отражения за­крытия задолженности в бухгалтерском учете будет решение суда.

Если письмо дебитору было вручено, но ответа от него не последовало, также следует обращаться в налоговую инспекцию, в которой дебитор со­стоял на налоговом учете, следственные органы и др.

Все эти аспекты тщательно проверяются и анализируются, что позволяет проверяющему сделать соответствующие выводы по результатам проверки.

3. Типичные ошибки

В договоре не указывается цель (цели) приобретения товаров.

В некоторых случаях, заключая несколько договоров с одним поставщиком, организации прилагают лицензии только к одному договору, как правило, самому первому.

В части организации первичного учета:

- арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размера и т.п.);

- несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;

- регистрация хозяйственных операций в документах унифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный доку­мент предусмотрен);

- отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;

- нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);

- отсутствие графика документооборота;

- ошибки при регистрации документа (расхождения при переносе дан­ных из документа в учетные регистры);

- несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным докумен­там);

- нарушение сроков хранения документации в архиве;

- уничтожение первичных документов без акта о выделении докумен­тов к уничтожению;

- нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов).

В части организации бухгалтерского и налогового учета:

- счетные ошибки при исчислении курсовых разниц;

- неправомерное признание задолженности безнадежной;

- нарушение методологии учета в части неверно составленных корре­спонденции счетов;

- замена подлинных документов их копиями, не заверенными в уста­новленном порядке;

- ненадлежащее ведение учета (недостаточно аналитического учета, формальное проведение инвентаризации ресурсов и т.д.);

- ненадлежащее оформление и необоснованное предъявление претен­зий по договорам;

- отражение на счетах бухгалтерского учета нереальной задолженности;

- регистрация хозяйственных операций в документах унифицирован­ной формы;

- наличие незаполненных обязательных реквизитов в документах;

- отсутствие графика документооборота;

- несоблюдение сроков хранения документации в архиве;

- уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению.