Проверка задолженностей по расчетам с поставщиками и подрядчиками

Поставщик – организация, осуществляющая поставку товара (продукции) в адрес потребителя.

Подрядчик – стороннее лицо, выступающее в роди изготовителя, продавца работ, услуг.

Проверка операций с поставщиками и подрядчиками начинается со знакомства с регламентом договорной работы, действующим в проверяемой организации. Расчеты с поставщиками и подрядчиками подразделяются по различным признакам:

- местонахождению – одногородние, иногородние, международные. Проверяется порядок формирования цен и распределения транспортных расходов, используемых валют расчета;

- форме расчета по договору – денежная и неденежная. Контролируются с учетом ограничений по расчетам в неденежной форме между резиден­тами Республики Беларусь.

Если поставщик, получив от покупателя деньги в счет предстоящей поставки, не осуществил отгрузку в оговоренные договором сроки, у покупателя возникает дебиторская задолженность. По истечении срока исковой давности или при наступлении иных обстоятельств (например, ликвидации поставщика) задолженность превращается в безнадежный долг. В связи с этим определяется реальность задолженностей с учетом результатов инвентаризаций. Основная особенность инвентаризации расчетов заключается в том, что остатки по счетам подтверждаются документально, как правило, путем сверки с контрагентом. В ходе инвентаризации устанавливаются факторы, которые влияют на возникновение, списание и отражение в учете задолженности: условия договора, статус контрагента, формирование налогового учета в момент возникновения задолженности, принятие мер по погашению задолженности, причины списания задолженности и отражение результатов в бухгалтерском и налоговом учете. От момента возникновения задолженности до ее закрытия проходит время, в течение которого задолженность может изменить свой вид.

Акт взаимной сверки расчетов СУ-3 "Белэлектромонтаж" с ОАО "Автобан" 31 мая 200 г.

Прежде всего, проверка расчетов предполагает правильность классификации задолженности, поскольку целью проводимой проверки является подтверждение наличия, состояния и оценки задолженности. Различают реальную текущую, сомнительную, спорную и безнадежную задолженность.

Текущей считается такая задолженность, которая вытекает из установленных форм расчетов организации и является неизбежной в процессе хозяйственной деятельности. Например, выплата заработной платы работ­никам 5 числа месяца, следующего за отчетным, является текущей задолженностью до указанной даты. Наличие такой задолженности не считается нарушением финансовой дисциплины.

Спорной является задолженность по претензиям, предъявленным поставщикам и подрядчикам, транспортным и другим организациям или переданным в хозяйственный суд. Подтверждением спорной задолженности
являются копии исковых заявлений и расписки о приеме дел на рассмотрение хозяйственным судом.

Просроченная задолженность (задолженность, не оплаченная в срок) –
задолженность с истекшим сроком оплаты, которая должна быть погашена. При этом необходимо установить причины ее непогашения в установленные сроки (слабый контроль со стороны ответственных лиц (бухгалтера, менеджера) за своевременной оплатой расчетно-платежных документов, временное отсутствие денежных средств на расчетном счете и др.).

Сомнительную задолженность следует отличать от безнадежной. В нор­мативных правовых актах Республики Беларусь нет единого правила для определения времени, когда задолженность признается безнадежной. Пря­мое указание, какую задолженность следует считать безнадежной, в них также отсутствует. С учетом общепринятой практики безнадежной следует считать задолженность при условии:

- истечения срока исковой давности по задолженности;

- ликвидации организации-должника;

- недостаточности средств от заложенного имущества должника;

- банкротства должника;

- исчезновения должника;

- форс-мажорных обстоятельств;

- смерти физического лица, признания физического лица без вести от­сутствующим, недееспособным или умершим, осужденным.

Задолженность с истекшим сроком исковой давности определяется путем сопоставления сроков возникновения права на иск и сроков иска, уста­новленных законодательством. Выводы по данному виду задолженности будут зависеть от ряда факторов:

- кем является должник (резидентом или нерезидентом Республики Беларусь):

- в результате какой сделки (торговой или неторговой) возникла задолженность;

- является задолженность дебиторской или кредиторской и пр.

Общий срок исковой давности согласно ст. 197 ГК – 3 год, Однако по некоторым операциям предусмотрены иные сроки исковой давности:

1) продолжительностью 10 месяцев. Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из договора транспортной экспедиции,
устанавливается в 10 месяцев (ст. 31 Закона Республики Беларусь «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 13.06.2006 № 124-З;

2) продолжительностью 1 год – устанавливается по следующим искам:

- срок исковой давности для требований, предъявляемых в связи неподлежащим качеством работы, выполняемой по договору подряда, составляет 1 год (п. 1 ст. 678 ГК);

- срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, равен 1 году с момента, определяемого в соответствии с законодательством (п. 3 ст. 751 ГК);

3) продолжительностью 3 года – устанавливается по следующим шкалам:

- иск о признании оспоримой сделки недействительной или о приме­нении последствий ее недействительности может быть предъявлен в тече­ние 3 лет со дня прекращения насилия или угрозы, под влиянием которых была совершена сделка (п. 1 ст. 180 ГК), либо со дня, когда истец узнал или должен был узнать об иных обстоятельствах, являющихся основанием признания сделки недействительной (п. 2 ст. 192 ГК);

- срок исковой давности для требований, предъявляемых в связи с ненадлежащим качеством работы в отношении зданий, построек и сооружений - 3 года (п. 1 ст. 678 ГК);

- по требованиям, вытекающим из договоров имущественного страхования ответственности, устанавливается общий срок исковой давности, ис­числяемый со дня окончания действия договора страхования (ст. 856 ГК);

4) продолжительностью 5 лет:

- по требованиям банков и небанковских кредитно-финансовых организаций к кредитополучателям при неисполнении (ненадлежащем исполнении) условий кредитных договоров срок исковой давности составляет 5 лет (ст. 17 Банковского кодекса);

5) продолжительностью 10 лет – устанавливается по следующим искам:

- иск об установлении факта ничтожности сделки и о применении последствий ее недействительности может быть предъявлен в течение 10 лет со дня, когда началось ее исполнение (п. 1 ст. 182 ГК);

- требование о безвозмездном устранении недостатков работы, выполненной по договору бытового подряда, которые могут представлять опас­ность для жизни или здоровья самого заказчика и других лиц, может быть предъявлено заказчиком или его правопреемником в течение 10 лет с мо­мента принятия результата работы, если в установленном законодательством порядке не предусмотрены более длительные сроки (сроки службы) (п. 2 ст. 692 ГК).

На практике довольно распространены ситуации, когда срок исполнения обязательств в договоре не установлен. Течение срока исковой давности начнется с того дня, когда у кредитора возникнет право предъявить требование о выполнении обязательства.

Пример

Срок выполнения обязательств в договоре не определен или между контр­агентами договор вообще не заключался (или заключался в устной форме), и в документах на отпуск товара или на осуществление оплаты не указывался срок оплаты или отгрузки соответственно. В данном случае если срок (дата) выполне­ния должником обязательства не установлен, кредитор имеет право требовать его выполнения в любое время. Для этого он должен направить письменное тре­бование о выполнении обязательства и указать в нем дату оплаты. Для фиксиро­вания даты отправки и получения требование направляется заказным письмом с уведомлением о получении. Течение срока исковой давности прерывается, когда партнер в целях получения удовлетворения или признания своего требования предъявляет его в ходе указанного рассмотрения при условии соблюдения норм права, регулирующих такой порядок рассмотрения спора. После перерыва тече­ние срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, в новый срок не засчитывается.

Исковая давность во внешнеэкономических взаимоотношениях определяется по закону страны, право которой указано во внешнеэкономическом контракте или дополнительном соглашении к нему. Если участники избрали для применения в судебном разрешении споров законодательство Беларуси, то срок исковой давности составит 3 года. По внешнеторговым контрактам купли-продажи срок исковой давности составляет 4 года при условии, что обе стороны договора в момент его заключения находятся в договаривающихся государствах. Срок исковой давности исчисляется в соответствии с датой того места, где возбуждается производство по рассмотрению спора. Право на иск, вытекающее из нарушения договора, считается возникшим в день, когда имело место такое нарушение. Право на иск, вытекающее из дефекта или иного несоответствия товара условиям договора, возникает со дня фактической передачи товара покупателю или его отказа от принятия товара. Право на иск, основанное на обмане, совершенном до либо во время заключения договора или во время его исполнения, возникает со дня, когда обман был или мог быть обнаружен. Организации обязаны предпринимать действия по ликвидации кредиторской задолженности.

3. Типичные ошибки

При приобретении товаров некоторые организации не указывают цель (цели) приобретения товаров.

В некоторых случаях организации указывают в договорах несколько це­лей приобретения товаров.

Договоры не содержат цели приобретения товара вообще.

В некоторых случаях, заключая несколько договоров с одним поставщи­ком, организации прилагают лицензии только к одному договору, как пра­вило, самому первому.

При проверках имеют место случаи, когда товар приобретен у посредника в сроки, предшествующие сроку получения последним лицензии на такой вид деятельности, как оптовая торговля.

В части организации первичного учета:

- арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размера и т.п.);

- несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;

- регистрация хозяйственных операций в документах унифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);

- отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридиче­скую силу;

- нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);

отсутствие графика документооборота;

ошибки при регистрации документа (расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);

несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам);

нарушение сроков хранения документации в архиве;

уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;

нарушение при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов).

В части организации бухгалтерского и налогового учета:

перекрытие задолженности одного контрагента авансами, выданными другому контрагенту;

несвоевременное списание задолженности в связи с неверным исчисле­нием сроков исковой давности;

отсутствие корректировки по списанным на затраты товарно-материальным ценностям (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несо­ответствия с ранее отраженными в учете показателями;

возмещение входного налога на добавленную стоимость по поставкам, обеспеченным выданными организацией собственными векселями;

несвоевременное предъявление претензий поставщикам; счетные ошибки при исчислении курсовых разниц; неправильное отражение на счетах учета суммовых разниц; списание безнадежного долга в состав прочих расходов по текущей деятельности при наличии ранее образованного резерва по сомнительным долгам;

неправомерное признание задолженности безнадежной и ее списание за счет резерва по сомнительным долгам за счет прочих расходов по текущей деятельности;

отсутствие аналитического учета по поставщикам и подрядчикам, неоплаченным в срок расчетным документам, неотфактурованным поставкам, авансам выданным, выданным векселям, просроченной оплатой по векселям и др. (исходя из требований нормативных актов);

нарушение методологии учета в части неверно составленных корреспонденций счетов;

отсутствие договоров с поставщиками и подрядчиками или неправильное их оформление;

замена подлинных документов их копиями, не заверенными в установленном порядке;

ненадлежащее ведение учета (недостаточный аналитический учет, формальное проведение инвентаризации ресурсов и т.д.);

ненадлежащее оформление и необоснованное предъявление претензий по договорам;

несвоевременное предъявление претензий поставщикам;

отражение на счетах бухгалтерского учета нереальной задолженности;

неправильное или неправомерное отражение на счетах учета сумм НДС, выделяемых в счет поставщиков;

некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета;

несвоевременное оприходование имущества, полученного от поставщи­ков;

счетные ошибки при отражении расчетов с поставщиками и подрядчи­ками (при измерении количества массы, размера и т.п.);

регистрация хозяйственных операций в документах унифицирован­ной формы;

наличие незаполненных обязательных реквизитов в документах; отсутствие графика документооборота;

ошибки при регистрации документа, несвоевременная регистрация до­кумента в учетном регистре;

несоблюдение сроков хранения документации в архиве;

уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению.