Документирование и складской учет движения производственных запасов

Приобретение производственных запасов у поставщиков осуществляется на основании заключенных договоров.

Принимаемые ценности кладовщик взвешивает и пересчитывает.

Принятые кладовщиком материалы оформляются приходными ордерами. Они бывают однострочными - ф. М-3, в них отражается только 1 вид материалов, и многострочными - ф. М-4, для всех принятых материалов, независимо от количества. Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, то их приемку осуществляет комиссия и оформляет Актом о приемке материалов ф. М-7. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или незаинтересованной организации.

Акт составляется также в случае приемки материалов, поступивших от предприятия без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Принятые по приходным ордерам или актам материалы, кладовщик отражает в карточке складского учета ф. М-17. Карточка складского учета является регистром аналитического учета производственных запасов. Для каждого отдельного вида, марки, типоразмера материала заводится отдельная карточка. Она может вестись кладовщиком только в количественном или количественно-суммовом выражении. Из карточек составляется картотека, которая находится на складе у кладовщика.

Карточка выписывается бухгалтером материального отдела и передается на склад кладовщику. Записи в карточку делаются на основании первичных документов. По поступившим ценностям, их количество отражается в графе «Приход».

Материалы, хранящиеся на складе, постоянно отпускаются на производственные и прочие нужды предприятия. Каждая операция отпуска обязательно фиксируется в карточке в графе «Расход» с выведением остатка после каждой операции.

Существует два основных вида расходных документов: лимитно-заборная карта и требование.

Лимитно-заборные карты бывают двух видов:

- ф. М-8 – на один вид товарно-материальных ценностей;

- ф. М-9 – на несколько видов товарно-материальных ценностей.

Лимитно-заборную карту используют для многократного отпуска одного и того же материала в течение месяца. Она выписывается плановым отделом до начала месяца в двух экземплярах для цеха и склада. Исходя из производственной программы, в ней определен месячный лимит отпуска или забора материалов. Каждая операция отпуска фиксируется в двух экземплярах карты и тут же отмечается остаток лимита. Удобство лимитно-заборных карт в том, что сокращается количество выписываемых расходных документов и контролируется фактический отпуск материалов.

Разовый отпуск материалов, чаще всего вспомогательных, а так же запасных частей, оформляется требованиями.

Требования могут быть однострочными ф. М-10 и многострочными ф.М-11. Выписываются цехом в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу.

При отпуске кладовщик в двух экземплярах требования отражает фактически отпущенное количество товара. Один экземпляр требования остается у кладовщика, а другой – у представителя цеха.

Если при отпуске материалов возникают разного рода отклонения (замена одного материала другим, сверхлимитный отпуск для ликвидации аварий), то выписывается «сигнальное» требование с визой главного инженера.

Отпуск материалов на сторону или службам своего предприятия, находящимся за пределами его территории, оформляется накладной ф.М-14; М-16. Они выписываются отделом сбыта в 3-х экземплярах на основании договоров или нарядов: 1-й экземпляр – на складе, 2-й является основанием для вывоза с территории предприятия, 3-й передается получателю материалов.

Работник бухгалтерии, 1 раз в 3-5 дней, проверяет правильность ведения карточек складского учета материалов, записей и остатков в них и расписывается в специальной графе. В конце месяца кладовщик количественные остатки по каждому виду запасов из карточек складского учета переносит в Книгу остатков материалов (сальдовую), которая открывается на 1 год по каждому материально-ответственному лицу. При этом перечень материалов систематизирован в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Сальдовая ведомость передается бухгалтеру материального отдела для контроля.