Тема 5. Управління та організація матеріально-технічного забезпечення

Для забезпечення виконання всіх функцій матеріально-технічного забезпечення необхідна правильна організація роботи відповідних служб. Управління та організація матеріально-технічного забезпечення підприємства передбачає проведення планової роботи щодо вибору форм господарських зв’язків, систем постачання матеріалів, договірних відносин. У даній темі розглядаються питання, що дозволяють обґрунтувати стратегічні напрями ефективної роботи підприємства у сфері матеріально-технічного забезпечення.

Основними функціями служби матеріально-технічного забезпечення (СМТЗ) є:

1. Планування матеріально-технічного забезпечення, яке включає складання річних, квартальних планів з відповідними розрахунками і обґрунтуванням. У планах визначається потреба у всіх видах матеріальних ресурсів під заплановані обсяги робіт згідно норм витрати матеріалів.

2. Оперативно-заготівельна діяльність, до якої відносяться укладання договорів та контроль за їх виконанням; організація комплексної та своєчасної поставки матеріалів.

3. Організація кількісного і якісного приймання матеріальних ресурсів, що поступають на підприємство. Перевіряється відповідність сировини, матеріалів вимогам, які передбачаються договорами. Тому при поставці на підприємство продукції з відхиленнями за термінами, кількістю, якістю служба матеріально-технічного забезпечення пред’являє постачальникам обґрунтовані претензії із зазначенням суми нанесеного збитку з метою відшкодування втрат.

4. Організація складського господарства. Необхідна для кількісного та якісного збереження матеріалів, зниження частки ручної праці на вантажно-розвантажувальних роботах, підготовки матеріалів до виробничого споживання, відпуску їх виробничим дільницям. В основі цієї роботи є також оцінка наявних складських площ і розробка планів їх раціонального використання, оцінка відповідності рівня складського господарства сучасним вимогам і розробка планів його розвитку за технічною оснащеністю і обсягами.

5. Забезпечення своєчасного постачання виробничих дільниць матеріалами. Передбачає встановлення лімітів на відпуск матеріалів; організацію доставки їх в цехи; контроль за використанням матеріалів у виробництві.

6. Систематичний контроль за станом виробничих запасів. Здійснюється з метою забезпечення їх відповідності нормативному рівню за кожним видом матеріальних ресурсів. Служба матеріально-технічного забезпечення приймає всі необхідні заходи із скорочення понаднормативних матеріальних ресурсів.

7. Удосконалення організації матеріально-технічного забезпечення. Передбачає застосування нових форм постачання, встановлення тривалих господарських зв’язків, методів планування потоків ресурсів тощо.

Для досягнення ефективної роботи служби матеріально-технічного забезпечення необхідна її побудова на основі таких принципів.

1. Принцип системності. Передбачає включення до структури служби всіх підрозділів, які беруть участь у забезпеченні підприємства матеріальними ресурсами (включаючи склади та дільниці з підготовки матеріалів до виробничого споживання).

2. Принцип комплексності. Формується із необхідності існування єдності в цілях, методах функціонування всіх підрозділів організаційної структури підприємства в цілому.

3. Принцип регламентації та ініціативи. Відповідно до цього принципу обов’язки всіх структурних підрозділів служби матеріально-технічного забезпечення підприємства розподіляються таким чином, щоб була можливість забезпечити централізацію прийняття важливих рішень та участь в управлінні всіх підрозділів. Керівництво службою приймає рішення щодо удосконалення організації і планування постачання, підвищення ефективності використання ресурсів, удосконалення господарських зв’язків з постачальниками. Більш прості завдання – визначення потреби в матеріалах, складання замовлень, облік поступлення матеріалів тощо – виконують економісти та інженери служби.

4. Принцип стабільності та гнучкості. Передбачає поєднання переваг стійкої, добре відпрацьованої роботи з її постійною перебудовою. Робота, яка виконується без втрат часу, повинна бути збережена в такій же послідовності і структурі. Якщо виникають нові функції, збої у роботі, то повинні створюватися нові відділи або об’єднуватися існуючі, змінюватися коло функціональних обов’язків.

5. Принцип економічності. Досягається шляхом обґрунтування створення кожного підрозділу служби та обґрунтуванням чисельності працівників служби.

6. Принцип спеціалізації та універсалізації. Передбачає недопущення надзвичайно вузької спеціалізації у роботі підрозділів служби. Цей принцип зводиться до правильного поєднання товарної та функціональної ознаки у побудові організаційної структури служби.

Служба матеріально-технічного забезпечення (СМТЗ) здійснює свою діяльність у тісному контакті зі всіма підрозділами підприємства, функції яких переплітаються з функціями служби матеріально-технічного забезпечення.

Виробничий відділ повідомляє СМТЗ про оперативні виробничі програми на місяць, квартал і уточнення до цих програм. В свою чергу СМТЗ повідомляє виробничо-диспетчерському відділу оперативні дані про поступлення дефіцитних матеріалів, наявність їх на складах, а також про перспективи завезення матеріалів у плановому періоді.

Виробничі цехи підприємства кожний місяць повідомляють про залишки матеріалів на їх складах. СМТЗ передає цехам лімітні карти на відпуск матеріалів зі складу; контролює цільове використання матеріалів цехами і дотримання ними норм витрати матеріалів.

Транспортний підрозділ надає за заявками СМТЗ транспортні засоби і підйомно-транспортні механізми для перевезення вантажів від постачальника на склади підприємства, внутрішнього переміщення матеріалів і виконання вантажно-розвантажувальних робіт.

Планово-економічний відділ передає СМТЗ річну і квартальні виробничі програми підприємства і дані, пов’язані із їх змінами.

Маркетинговий відділ передає інформацію про споживчі властивості продукції підприємства, інформацію про ринок матеріалів, кількість постачальників, наявність замінників матеріалів тощо.

Бухгалтерія веде облік матеріальних цінностей і повідомляє СМТЗ бухгалтерські дані про наявність матеріалів на складах. СМТЗ передає бухгалтерії прибуткові і витратні документи для використання їх у бухгалтерському обліку.

Фінансовий відділ разом з СМТЗ розробляє нормативи оборотних засобів у виробничих запасах. СМТЗ передає фінансовому відділу матеріали для стягнення з постачальників штрафів за невиконання договірних зобов’язань.

Юридичний відділ розглядає проекти договорів з постачальниками. СМТЗ погоджує з юридичним відділом можливі зміни у договорі, що стосуються обсягів, термінів, технічних вимог поставки, а також способів відвантаження, представляє розрахунки, пояснення по арбітражних та судових справах, що стосуються матеріально-технічного забезпечення.

Обчислювальний центр видає СМТЗ розрахунки, звіти, оперативні дані про поступлення, витрату і залишки матеріалів, ліміти цехам на витрату матеріалів. В свою чергу, СМТЗ погоджує перелік і послідовність вирішення задач для підсистеми матеріально-технічне забезпечення.

Відділ праці і заробітної плати передає СМТЗ штатний розпис працівників служби, розрахунок чисельності виробничих і допоміжних робітників. СМТЗ бере участь в розробці Положення з преміювання за результатами роботи служби постачання.

Відділ технічного контролю здійснює якісне приймання матеріальних ресурсів відповідно до встановлених умов вхідного контролю, оформлює рекламаційні акти. СМТЗ передає відділу технічного контролю документи, що підтверджують якість матеріалів (сертифікати, паспорти тощо).

Таким чином, взаємовідносини СМТЗ з іншими підрозділами будуються на основі взаємної ув’язки функціональних обов’язків, що встановлені кожному підрозділу підприємства.

Планування матеріально-технічного забезпечення

Матеріально-технічне забезпечення здійснюється на основі планування.

Планування матеріально-технічного забезпечення – це процес прийняття та обґрунтування економічних рішень щодо забезпечення підприємства матеріальними ресурсами відповідно до запланованих обсягів виробництва продукції.

Ефективність виробничої діяльності багато у чому залежить від обґрунтованого планування матеріально-технічного забезпечення.

Плани матеріально-технічного забезпечення повинні бути спрямовані на вирішення таких важливих економічних завдань, як визначення потреби у матеріальних ресурсах, організація оптимальних господарських зв’язків між підприємствами, вибір форм постачання.

План постачання підприємства представляє собою сукупність планово-розрахункових документів, в яких обґрунтовується потреба в засобах виробництва і визначаються джерела їх поповнення. Він складається з двох частин – розрахунку потреби в окремих видах матеріально-технічних ресурсів і балансу матеріально-технічного забезпечення.

Залежно від періоду, на який складаються плани матеріально-технічного забезпечення, вони поділяються на річні та оперативні.

Річні плани розробляються з врахуванням їх виконання за минулі періоди та змін, які відбулися в умовах виробництва і включають всю номенклатуру матеріалів, що споживаються на підприємстві. Ці плани безпосередньо пов’язані з планами соціально-економічного розвитку підприємства, планами технічного розвитку, капітального будівництва.

Оперативні плани складаються на квартал, місяць в специфікованій номенклатурі. Їх основне призначення – планування і організація завезення матеріально-технічних ресурсів на підприємство.

Плани матеріально-технічного забезпечення складаються як у натуральному, так і у вартісному виразі. Плани у натуральних одиницях виміру визначають потребу підприємства у засобах виробництва, є основою для планування розвитку транспортно-складського господарства на оперативний період. Плани у вартісному виразі дозволяють пов’язати матеріально-технічне забезпечення з іншими розділами плану соціально-економічного розвитку і використовуються для обґрунтування капітальних вкладень, собівартості, прибутку, рентабельності, складання бюджету підприємства. Зокрема, вартість матеріалів, які завозяться на підприємство, дозволяє розрахувати собівартість продукції, яка випускається, а звідси – визначити величину прибутку і рентабельності.

Основою розробки плану матеріально-технічного забезпечення є матеріальний баланс підприємства, за допомогою якого розрахунковим шляхом встановлюється взаємозв’язок потреб підприємства у матеріальних ресурсах з можливостями задоволення цих потреб. Матеріальний баланс формально можна представити у такому вигляді:

П_ВП + П_КБ + П_НТ + П_РП + П_І + П_НВ + П_З = З_п +В_в + Е_МР + П_М,

де П_ВП – матеріальні ресурси, необхідні для виконання виробничої програми; П_КБ – матеріальні ресурси на капітальне будівництво у плановому році; П_НТ – матеріальні ресурси, необхідні для освоєння нової техніки; П_РП – матеріальні ресурси, необхідні для ремонтно-експлуатаційних потреб; П_І – матеріальні ресурси, необхідні для виготовлення інструментів та оснастки; П_НВ – матеріальні ресурси для приросту незавершеного виробництва; П_З – матеріальні ресурси для формування запасу; З_п – запаси матеріальних ресурсів на початок планового періоду; В_в – власне виробництво матеріальних ресурсів; Е_МР – планова економія матеріальних ресурсів; П_М – потреба матеріальних ресурсів, що завозяться зі сторони.

Звідси визначається потреба в матеріальних ресурсів, яка повинна завозитися від сторонніх підприємств:

П_М = П_ВП + П_КБ + П_НТ + П_РП + П_І + П_НВ + П_З – З_п –В_в – Е_МР.

Таким чином, основними джерелами покриття потреби у матеріальних ресурсах є завезення матеріалів від сторонніх підприємств (постачальників), залишки матеріальних ресурсів на складах і в цехах, мобілізація внутрішніх резервів, власне виготовлення ресурсів.

Мобілізація внутрішніх резервів є не тільки важливим джерелом покриття потреби підприємства в матеріальних ресурсах і покращує його фінансовий стан, але є важливим фактором підвищення ефективності господарювання за рахунок збільшення матеріальних ресурсів без додаткових витрат.

У ринкових умовах виробництво повинно орієнтуватися на попит, тому протягом ряду років змінюється структура продукції, і відповідно, відбуваються зміни у структурі матеріальних ресурсів. Тому розрахунки потреби у матеріальних ресурсах, що здійснюються на перспективу, можуть бути не точними. Поряд з розрахунками на основі норм витрати матеріальних ресурсів і виробничої програми використовуються і методи прогнозування потреби в матеріальних ресурсах. Працівники служб матеріально-технічного забезпечення повинні планувати до використання нові, найбільш прогресивні види матеріальних ресурсів, для цього потрібно постійно слідкувати на науково-технічною інформацією.