Учет подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные денежные средства. Для оплаты указанных расходов работникам выдаются наличные денежные средства из кассы организации под отчет.

Подотчетные лица – это работники организации, которым выдаются в подотчет наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и прочие расходы. Для проведения расчетов с подотчетными лицами приказом (распоряжением) руководителя утверждаются список работников организации, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства, размеры сумм и сроки, на которые выдаются наличные денежные средства под отчет, а также целевое назначение денежных средств, выдаваемых под отчет. При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие условия: кассир выдает денежные средства под отчет на основании приказа (распоряжения) руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя, а также командировочного удостоверения; выдача денежных средств под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее выданному авансу.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам. По полученным и израсходованным денежным средствам подотчетные лица составляют авансовый отчет (ф. № АО-1) с приложением к нему оправдательных документов. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию не позднее трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. После проверки авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Неиспользованная сумма аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, перерасход денежных средств выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, в том числе командировочные. По дебету счета отражаются выдача денежных средств под отчет и возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств (Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса»). По кредиту счета отражаются использование подотчетных сумм согласно авансовому отчету и возврат неиспользованных подотчетных сумм (Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и удерживаются из оплаты труда работника.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. При журнально-ордерной форме учета хозяйственные операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются в журнале-ордере № 7, который является комбинированным регистром, совмещающим данные синтетического и аналитического учета.

Наличные денежные средства могут выдаваться работникам под отчет на административно-хозяйственные расходы: приобретение товарно-материальных ценностей и оплата расходов, связанных с текущей деятельностью организации (канцелярские, почтово-телеграфные расходы, оплата транспортных услуг, покупка горюче-смазочных материалов и др.). Выдача денежных средств работнику под отчет оформляется записью:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса».

В установленные сроки подотчетное лицо сдает авансовый отчет, к которому прилагаются все документы, подтверждающие фактические расходы. При приобретении товарно-материальных ценностей и оплате работ (услуг) основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованных сумм служат следующие документы: товарные чеки, кассовые чеки, счета-фактуры, торгово-закупочные акты, накладные на отпуск товаров, акты выполненных работ, оказанных услуг. Приобретенные подотчетным лицом товарно-материальные ценности и оплаченные работы (услуги) учитываются на соответствующих счетах. Сумма налога на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Хозяйственные операции по приобретению товарно-материальных ценностей и оплате расходов, связанных с текущей деятельностью организации, оформляются следующими записями:

- оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом:

Дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

- отражаются общепроизводственные и общехозяйственные расходы, оплаченные подотчетным лицом:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- отражаются непроизводственные расходы (например, оплата расходов культурно-просветительского характера):

Дебет счета 91/2 «Прочие расходы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Приобретенные подотчетным лицом товарно-материальные ценности должны быть оприходованы на склад по приходному ордеру склада (приходной накладной) или непосредственно переданы в подразделения по требованию с распиской получателя. Копии этих документов прилагаются к авансовому отчету, или в авансовом отчете делается ссылка на них. Прямое отнесение стоимости горюче-смазочных материалов на счета расходов должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

Через подотчетных лиц могут оплачиваться представительские расходы организации. Представительские расходы – это расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) организации и ревизионной комиссии. В организации должна быть утверждена годовая смета представительских расходов. По каждому конкретному мероприятию издается приказ руководителя, и по окончании мероприятия составляется акт, подтверждающий произведенные расходы. Данный акт утверждается специально созданной комиссией. Представительские расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных смет организации на отчетный год и отражаются записью:

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работникам организации могут выдаваться денежные средства под отчет на командировочные расходы. Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Порядок направления работников в командировку определен нормами статей 166-168 Трудового кодекса РФ. Направление в командировку носит, как правило, временный характер, и срок командировки не может превышать 40 дней (в пределах России) и 60 дней (при командировке за рубеж). Существуют исключения, например, направление работников для выполнения монтажных, строительных и наладочных работ. За весь период нахождения работника в командировке за ним сохраняется средний заработок.

Направление работника в командировку оформляется унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Основными документами, которые обосновывают командировочные расходы, являются:

- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т - 9 или ф. № Т - 9а);

- Командировочное удостоверение (ф. № Т - 10);

- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т - 10а).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс, для определения размеров которого в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов. Работнику, направленному в командировку, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:

- по проезду, включая стоимость постельных принадлежностей;

- по найму жилого помещения;

- связанные с проживанием вне места постоянной работы (суточные);

- произведенные с разрешения работодателя.

Порядок и возмещение расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В настоящее время работодатель имеет право установить любой размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в служебную командировку. В бухгалтерском учете суточные, установленные работодателем, в полном объеме отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (п.5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Для целей налогообложения прибыли суточные при служебных командировках по России нормируются и составляют в настоящее время 100 руб. в день. В налоговом учете могут быть учтены только суммы суточных, выплаченные в пределах установленного лимита. С 1 января 2008 года предельный норматив суточных, которые не включаются в доход командированного работника и не облагаются налогом на доходы физических лиц, установлен в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

После возвращения из командировки подотчетное лицо составляет отчет о выполненной работе, который предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. В бухгалтерии проверяется наличие оправдательных документов, которые подтверждают командировочные расходы (проездные документы, документы о найме жилого помещения, талоны об оплате постельных принадлежностей и т.д.). Осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. Расходы, связанные со служебными командировками, как правило, являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дебету производственных счетов. Если целью командировки является приобретение имущества, то командировочные расходы относятся на увеличение стоимости приобретенного имущества.

Хозяйственные операции, связанные со служебными командировками работников организации, оформляются следующими записями:

- Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» - выданы работнику денежные средства под отчет для оплаты командировочных расходов;

- Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - списываются расходы по командировке, связанной с управленческими нуждами организации;

- Дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - списываются расходы по командировке, связанной с приобретением товарно-материальных ценностей;

- Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» - отражается возмещение подотчетному лицу расходов по командировке, превышающие выданный аванс;

- Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражается возврат неиспользованных работником подотчетных сумм.

Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом и служебным заданием. Командировочное удостоверение, как правило, не выписывается. Время фактического пребывания в командировке подтверждается отметками в загранпаспорте. После возвращения из командировки к авансовому отчету прикладывается его ксерокопия. Иностранная валюта, необходимая для оплаты командировочных расходов, поступает в кассу организации с текущего валютного счета. К счету 50 «Касса» следует открыть субсчет «Касса в инвалюте» для обособленного учета кассовых операций в иностранной валюте.

Работнику, направляемому в командировку за границу, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду, по найму жилого помещения, связанные с проживанием вне места постоянной работы (суточные), а также ряд дополнительных расходов: по получению визы и загранпаспорта, по прописке загранпаспорта, по оплате провоза багажа. Размер суточных по загранкомандировкам установлен законодательно в зависимости от страны пребывания. За время нахождения работника в загранкомандировке суточные выплачиваются в рублях по нормам при проезде по территории Российской Федерации и в иностранной валюте по нормам при проезде и во время пребывания в иностранном государстве.День пересечения границы при следовании в командировку оплачивается в иностранной валюте, день пересечения границы при возвращении из командировки оплачивается в рублях. При расчетах с работниками по расходам, связанным с загранкомандировками, в учете могут появиться курсовые разницы, которые возникают в результате изменения курса иностранной валюты по отношению к рублю на разные даты согласно котировке Центрального банка РФ. Курсовые разницы (положительные или отрицательные) отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе прочих доходов или расходов.

Хозяйственные операции, связанные со служебными загранкомандировками работников организации, оформляются следующими записями:

- Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» - выдана наличная иностранная валюта работнику под отчет для оплаты командировочных расходов;

- Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - списываются расходы по загранкомандировке, связанной с управленческими нуждами организации;

- Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» - выявляется и списывается курсовая разница (положительная);

- Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - выявляется и списывается курсовая разница (отрицательная).