Аналитический учет материалов на складе и в бухгалтерии

Для хранения материалов на предприятиях используются склады. Для обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей важное значение имеет организация складского учета. С этой целью приказом руководителя каждому складу присваивается постоянный номер, который в последствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. К местам хранения материальных запасов, как правило, прикрепляются ярлыки, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут материальную ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску товарно-материальных ценностей.

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов.

Существуют следующие варианты учета материалов на складе:

- оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод;

- количественно-суммовой метод;

- с использованием оборотных ведомостей.

Наиболее рациональным и часто применяемым является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов. Использование данного метода позволяет обеспечить: своевременный и достоверный количественный учет материалов на складах материально-ответственными лицами; систематический контроль работниками бухгалтерии за точным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведению складского их учета; своевременное и точное отражение операций по движению материалов в бухгалтерии в денежном выражении; систематическую проверку соответствия данных бухгалтерского учета материалов со складским.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод применяется, как правило, для снижения трудоемкости учетных процедур и увеличения оперативности их выполнения при наличии большой номенклатуры используемых ценностей.

При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов на складах ведется только количественно-сортовой учет движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (форма N М-17). Карточки открываются на каждый номенклатурный номер материала. Номенклатурный номер материала – это присвоенный каждому виду материала код, однозначно его идентифицирующий. Карточки передаются работнику склада под расписку в реестре как бланки строгой отчетности. В складской картотеке карточки размещаются в порядке номенклатурных номеров. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов в карточке регистрируется расход материалов. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов в бухгалтерии учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов только в денежном выражении.

Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу, принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках. Одновременно проверяет правильность выведения остатков.

В конце месяца работник склада или бухгалтерии переносит количественные остатки на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру в ведомость учета остатков материалов на складе (сальдовая книга – форма N М-14), которая, как правило, открывается на год. В бухгалтерии проставляются учетные цены, выводятся итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Сальдовая книга сверяется с ведомостью движения материалов, которая ведется в бухгалтерии, а данные по всем складам с итогами по счету 10 «Материалы».

Другим методом учета материалов является количественно-суммовой. Данный метод является более предпочтительным в случае необходимости существенного усиления контроля сохранности и движения материальных ценностей, территориальной удаленности и иных условий, определяющих сложности оперативного получения бухгалтерией информации со складов.

При количественно-суммовом методе учета материалов в бухгалтерии ведется картотека количественно-суммового учета материалов. В бухгалтерии возможны два варианта учета материалов. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости учета и сверяют их с оборотами и с остатками на соответствующих синтетических счетах и данным карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости. Оборотные ведомости составляются в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих счетов и субсчетов. В этом случае трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но и при этом варианте учет остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организации и подразделений вместо карточек складского учета вести месячные материальные отчеты.

При использовании месячных материальных отчетов в бухгалтерии не ведут карточки количественно – суммового учета, а ведут оборотные ведомости количественно – суммового учета, составляемые непосредственно на основании документов в натуральном и денежном выражении.

В месячном материальном отчете отражаются данные, которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца.

В месячных материальных отчетах обычно отражаются материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада.

В материальных отчетах указывается также сумма по приходу, расходу и остаткам материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов, на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.