Тема 3. Організація управління проектом

Процес управління інноваційним проектом має свої особливості, які пов'язані з вирішенням нових завдань, що відрізняються від завдань функціональних підрозділів.

Для розробки проектів створюються спеціальні групи, структура яких залежить від складності проекту. Якщо проект має за мету здійснення модифікації продукції, то до складу групи входять відділи створення нової продукції, виробництва, маркетингу й обслуговування. Якщо проектом передбачено розробити радикальні нововведення, то в групі призначають технічного керівника (вирішує що і коли повинні робити співробітники); наукового керівника (відповідач за якість виконання роботи); керівника-організатора (забезпечує особисті інтереси співробітників - заробітна плата тощо).

Керівники створюють координаційну групу, яка визначає цілі проекту, створює робочі групи, призначає їхніх керівників, контролює питання реалізації проекту (витрати, якість, терміни), приймає рішення про продовження проекту, розпуск робочих груп.

При створенні робочих груп враховують компетентність і досвід кожного співробітника, наявність спеціальних знань у цій галузі, авторитет, ставлення до справи, особистий інтерес, здатність владнувати конфліктні ситуації.

Універсальні інструменти управління інноваційним проектом (планування бюджету, контроль за витратами, управління інформаційними потоками, проведення нарад, прийняття рішень і т. ін.) характерні для будь-якого управлінського процесу.

Специфічні інструменти управління передбачають формування завдання, поділ проекту на проміжні етапи (фази), що дозволяє контролювати хід його виконання.

Незалежно від змісту проекту для успішного його виконання на кожній стадії потрібен різний набір виконавців. Однак для успішного впровадження інноваційного проекту обов'язковим є виконання п'ятьох ключових функцій:

- генерування ідей - полягає в аналізі і синтезі інформації про ринки, технології, товари, що дозволяє сформувати ідею нового технологічного процесу, продукту або підштовхує до вирішення складної проблеми;

- підприємницькі зусилля або боротьба за ідею - йдеться про просування нової ідеї, підходу або процесу з метою офіційного твердження;

- управління проектом - передбачає планування і координацію робіт з метою втілення ідеї в життя;

- інформаційний контроль - полягає в зборі та опрацюванні інформації про зміну внутрішніх і зовнішніх умов, спостережень за ходом подій на ринку й у сфері виробництва;

- підтримка й інструктаж - необхідні для наставляння менш досвідчених працівників, їх підтримки і захисту.

Для виконання деяких із зазначених основних функцій (наприклад, генерування ідей) іноді потрібно декілька виконавців, у той час як інші працівники можуть виконувати більш однієї функції.

Охарактеризовані функції називаються основними через велику складність. Вони вимагають від працівників виняткового уміння. Специфіка роботи проектної групи така, що один працівник звичайно доповнює інших. Якщо один з учасників групи її залишає, то знайти йому заміну досить важко.

З усіх робіт, необхідних для виконання основних функцій, до 70-80% пов'язані з вирішенням суто технічних питань (рутинна робота). Решта 20-30% робіт вимагають винятково високої кваліфікації. Тому більшість із основних функцій не може бути виконано людьми, які недавно прийняті на роботу.

За своїм змістом основні функції настільки неординарні, нестандартні, що часто виходять за межі обов'язків, передбачених відповідними інструкціями (наприклад, виношування ідеї, її коригування та ін.). Тому така робота, як і будь-яка творча діяльність, не укладається у формальні рамки.

При розробці деяких інноваційних проектів крім названих п'ятьох функцій можуть бути наявними й інші, що відображають специфіку розроблювальної проблеми (наприклад, контроль надійності техніки і та ін.). Тому до складу проектної групи повинні входити висококваліфіковані працівники, глибоко ерудовані, які можуть своєю діяльністю доповнювати один одного без усілякої офіційної рознарядки.

При розробці інноваційного проекту не варто нехтувати будь-якою з основних функцій Наприклад, при недостатній увазі до пошуку нових ідей і методів вирішення завдання неможливе генерування ідей. При недостатній підприємливості не вистачатименових ідей. Коли немає належного управління проектом, то порушуються термінийого виконання.

Якщо при впровадженні завершеного проекту виявиться, що подібні рішення вже використані конкурентами, то це свідчить про поганий інформаційний контроль. Відсутність необхідної підтримки й інструктажу призводить до того, що працівники не зможуть подолати бюрократичні бар'єри.

Важко також визначити пріоритет тієї чи іншої основної функції. Це залежить від стадії розробки проекту. На початку робіт пріоритетною є генерування ідей. Щоб концепція стала життєздатною, необхідна (пріоритетна) підприємницька наполегливість. Після затвердження проекту пріоритетною стає функція управління. Це не означає, що на наступних етапах необхідність в тій або іншій функції відпадає. Просто вона перестає бути пріоритетною, хоча залишається значимою.

Для успішної реалізації інноваційного проекту дуже важливим є добір виконавців основних функцій. Наприклад, людина, яка схильна до абстрактного мислення, може бути "генератором" ідей, водночас людина з практичною орієнтацією більше схильна до підприємництва і обстоювання ідей.