Передумови створення інформаційних систем на підприємствах

Створення та впровадження інформаційних систем на підприємстві не завжди проводиться достатньо ефективно, що негативно впливає на господарську діяльність підприємства, основними причинами цього є:

- неуважність керівництва до проекту;

- відсутність чітких цілей проекту;

- неформалізованість бізнес-процесів;

- неготовність підприємства до змін та ін.

При комп'ютеризації діяльності підприємства можна виділити дві передумови, характерні для цього етапу: 1) наявність грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи; 2) зацікавленість керівника, інвесторів, акціонерів, власників, для яких важливо, щоб підприємство отримувало більше прибутку та збільшувало свою частку на ринку.

Перед впровадженням інформаційної системи на підприємстві проводиться реінжиніринг бізнес-процесів, тобто переосмислення та перепроектування діяльності даного суб'єкта господарювання .

Після прийняття рішення про реорганізацію підприємства проводиться комплексне обстеження його господарської діяльності та складається проект реорганізаційних заходів.

Для більшості вітчизняних підприємств роботу з автоматизації в сучасних умовах необхідно починати саме з невеликих кроків, що дозволяють на основі використання маловитратних технологій вирішувати окремі найбільш актуальні завдання і підготуватися до подальшого вибору та впровадження більш адекватного комплексного рішення.

Для великих підприємств такі кроки будуть підготовчим етапом, для невеликих і тих підприємств, що розвиваються, - єдиним засобом досягнути відчутних результатів.

Подібний підхід дозволяє менеджерам підприємства:

- відчути завдання управління і автоматизації;

- сформулювати цілі наступних робіт;

- провести підготовчі роботи зі співробітниками підприємства щодо вирішення завдань автоматизації.

У процесі організаційно-управлінської діагностики підприємства проводиться оцінка:

- особливостей функціонування підприємства;

- досвіду вирішення організаційно-управлінських завдань;

- інформаційної системи підприємства, а також програмного забезпечення і технологій, що застосовуються;

- готовності персоналу до вирішення поставлених завдань.

При цьому оцінюється не лише саме підприємство, але й розуміння керівництвом цілей і поставлених завдань. Цінність діагностики для підприємства полягає в тому, що визначаються ті організаційні завдання, які можна вирішувати ще до початку автоматизації та навіть до вибору системи.

За результатами діагностики можна починати підготовку та реалізацію організаційної частини проекту.

На цьому етапі відбувається розробка єдиного уявлення про завдання та вибір шляху їх вирішення, готується і реалізується системний проект. Тобто визначається, як повинна виглядати робота персоналу, якщо потрібно вирішити поставлені завдання, привести необхідні організаційні зміни в роботі служб і структурі управління. Одночасно із загальносистемним проектом готується проект автоматизації.

Удосконалення всієї системи управління та створення цільового проекту дозволить більш чітко:

- визначити і сформулювати цілі проекту з автоматизації в масштабах всього підприємства;

- уявити конкретні бажані результати;

- сформулювати необхідні вимоги до інформаційної системи.

Під час проведення обстеження автоматизація підприємства може розглядатися у декількох аспектах: інформаційному, технологічному, організаційному, методологічному і технічному. Перший за видами робіт характеризує первинні та вихідні документи, що використовуються, склад файлової системи, структуру файлів, наявність і зміст нормативно-довідкової інформації. У другому визначаються перелік і характеристика завдань, порядок їх виконання та вирішення, рівень автоматизації.

Організаційний аспект автоматизації допускає аналіз даних про структуру підрозділів: склад, схему підпорядкованості, посадові обов'язки співробітників. У методологічному аспекті вивчаються існуючі інструкції, нормативні документи, що регламентують роботу відділів, у технічному - склад наявної обчислюваної техніки та програмне забезпечення.

У результаті обробки матеріалів обстеження необхідно виявити наступні дані: обсяг обчислювальних робіт, технологічний процес ведення обліку і аналізу, структуру апарату бухгалтерських та економічних підрозділів, оборот кожного виду первинних документів, перелік використовуваних класифікаторів, групувальних і звітних регістрів.

Систематизація даних обстеження та їх аналіз дозволяє намітити основні положення проекту. Висновки та пропозиції обговорюються з працівниками підрозділів об'єкту автоматизації. Після затвердження висновків переходять до розробки проекту та його апробації.

Після прийняття рішення про автоматизацію бізнес-процесу необхідно відповісти на наступні питання:

- яким чином вибрати систему в залежності від цілей і процесів бізнесу та поточного стану автоматизації;

- як розставити пріоритети автоматизації для бізнес-процесів;

- чи буде ефект від впровадження системи переважати над витратами на її придбання.

Причиною невдалих впроваджень корпоративних інформаційних систем (КІС) є неправильний вибір як самої інформаційної системи управління підприємством, так і її постачальника. Сьогодні на ринку представленні різні КІС, що відрізняються ціною та функціональними можливостями.

Також можуть виникати помилки при впровадженні КІС через відсутність розуміння цілей та процесів бізнесу. Часто підприємства приступають до вибору та впровадження системи, не маючи чіткого уявлення про бажаний результат автоматизації. Внаслідок чого обирається КІС, яка не здатна забезпечити підтримку стратегії розвитку підприємства, результатом чого є істотне перевищення бюджету, строків та відсутність вагомого ефекту від використання інформаційних технологій. Тому при виборі інформаційної системи необхідний детальний аналіз стратегії підприємства та бізнес-процесів, і саме він повинен бути відправною точкою для прийняття рішення.

Таким чином, щоб підвищити ймовірність успішного впровадження КІС, необхідно обґрунтовано підходити до її вибору та вибору постачальника. Цей процес потребує формалізації цілей бізнесу, бізнес-процесів, вимог до системи і до постачальника. Для кваліфікованого вибору КІС необхідно володіти високою технічною компетенцією, знанням стандартів і класів систем, а також ринку інформаційних технологій.

Обов'язкова вимога до інформаційної системи - підтримка стратегії розвитку підприємства. Аналіз стратегії формує систему цілей підприємства, із яких виокремлюються цілі впровадження системи. Як правило, ці цілі можуть формалізуватись у вигляді концепції КІС. На етапі вибору інформаційної системи необхідно, щоб концепція була вже розроблена, оскільки вона містить вимоги до інформаційної системи, яка має найбільше значення. У випадку відсутності концепції цілі впровадження КІС повинні визначатися експертним шляхом, за допомогою проведення семінару із керівництвом підприємства на етапі її вибору. При використанні КІС не автоматизуються окремі локальні завдання підрозділів, а створюється єдина інформаційна інфраструктура підприємства, яка передбачає створення комунікаційних каналів, єдиного програмного забезпечення та єдиної бази знань, що дозволяє отримати актуальну й об'єктивну інформацію для прийняття управлінських рішень.

Виходячи із визначеної стратегії формуються первинні вимоги до інформаційної системи, які у подальшому доповнюються за результатами аналізу бізнес-процесів та існуючої інфраструктури інформаційних технологій. Формалізація та усвідомлення цілей використання КІС, взаємопов'язаних із цілями бізнесу, є першим кроком на шляху її успішного впровадження.

Після визначення вимог до інформаційної системи, обумовлених стратегією розвитку підприємства, які будуть носити достатньо високорівневий характер, слід провести визначення вимог, пов'язаних із бізнес-процесами, що враховують як його теперішню, так і перспективну діяльність. Для цього потрібно формалізувати бізнес-процеси (найчастіше робиться опис бізнес-процесів верхнього рівня) для загального розуміння специфіки підприємства та вибору процесів для першочергової автоматизації.

Підприємства при виборі системи та підготовці до впровадження зіштовхуються з тим, що вони не можуть визначити послідовність автоматизації різноманітних процесів. Співробітники бухгалтерської служби заявляють, що без автоматизації їх роботи підприємство "зупиниться", а держава "задушить" штрафами. Керівник відділу кадрів вважає, що, оскільки кадри "вирішують все", саме його підрозділ необхідно автоматизувати у першу чергу. У цю сутичку залучаються служби маркетингу, збуту, постачання та ін.

У підсумку часто основні вимоги до автоматизації формулюються виходячи із процесів "Управління персоналом" і "Бухгалтерський облік", а це значить, що КІС буде обрана для вирішення завдань даних процесів, хоч вони є допоміжними на підприємстві. Якщо в першу чергу автоматизуються "вторинні" роботи, які не сприяють окупності інвестицій, але при цьому вимагають відволікання фінансових і людських ресурсів, то часто, оцінюючи ефект від подібної "автоматизації", керівник заявляє про її повну безглуздість. Крім того, такий підхід робить подальшу автоматизацію основних процесів підприємства (виробництво, постачання, збут) за допомогою обраної КІС неможливою, що, як правило, призводить до її заміни. Все свідчить про необхідність виявлення критичних бізнес-процесів, тобто процесів, в яких зосереджені (чи у відповідності із тенденціями розвитку зовнішнього та внутрішнього середовища будуть зосереджені у майбутньому) основні конкурентні переваги підприємства.

Якщо конкурентною перевагою підприємства є утримання клієнтів, то найбільш критичними стають процеси збуту, маркетингу та реклами. Якщо ж конкурентна перевага - контроль за ефективністю використання фінансових ресурсів, то на перший план виходять процеси фінансового управління. В ході аналізу критичних бізнес-процесів може бути встановлено, що їх інформатизація достатня для здійснення нормальної діяльності підприємства (інформаційна система, яка підтримує дані процеси, задовольняє поточні та перспективні вимоги), а основним завданням є, наприклад, управління рекламними заходами чи маркетинговими дослідженнями. У цьому випадку більш ефективні використання спеціалізованих програмних продуктів, які забезпечують вирішення подібних власних завдань, та їх інтеграція в існуючі КІС.

При виборі інформаційної системи підприємства, як правило, орієнтуються тільки на зовнішні ознаки у спілкуванні із розробниками - презентація, кількість інсталяцій, відомість фірми та, звісно, вартість. При цьому не приділяється відповідна увага питанням, які пов'язані із функціональністю й технічною реалізацією та, як наслідок, обмежені у подальшій роботі: способи та методи синхронізації даних, можливість віддаленої роботи користувачів та ін. Однак, обираючи інформаційну систему без врахування її технічних і функціональних параметрів, можна здійснити помилку, яку в подальшому виправити без витрат буде неможливо. Сам процес вибору КІС є достатньо складним і специфічним, а тому потребує спеціальних знань та значного досвіду роботи в сфері бізнес -технологій. Крім того, звернення замовника безпосередньо до одного конкретного постачальника призводить до впровадження тільки тієї системи, якою володіє даний постачальник, незалежно від того, наскільки вона підходить йому за функціональністю, ризиками, вартістю та строками впровадження.

Краще обирати системи розробників, які мають стійкі позиції на ринку, позитивні відгуки клієнтів, продукція або проекти яких достатньо широко використовуються підприємствами. З найбільш відомих і популярних продуктів з пострадянських країн-виробників — це, наприклад, "Галактика", "Парус", "БЭСТ", "Турбо-Бухгалтер", "1С" та інші.

Вибираючи комп'ютерну програму, слід враховувати специфіку конкретного підприємства: вид його діяльності, штат працівників, структуру та методи управління.

Так, наприклад, не всі програми враховують особливості будівельних підприємств або організацій, зайнятих у соціально-культурній сфері. Це дозволяє деякою мірою відсіяти ті системи, які не враховують специфіки діяльності. Універсальні ж програми або типові конфігурації, як правило, уніфіковані під більшість підприємств, однак ця обставина часто відштовхує користувача через необхідність здійснювати ряд доробок, проводити масу додаткових налагоджень, щоб наблизити програму до потрібного стану.

Попередньо відібрані програми також порівнюються за вартістю. Перевага у багатьох випадках надається недорогим продуктам. Існує думка, що "недороге" не може бути хорошим, і така точка зору також має право на існування. Але доцільно нагадати про методи (іноді не пов'язаних з покращенням якості продукції), що застосовуються компаніями для збільшення обсягів продажу: це, перш за все, рекламні акції, лобіювання (підігрів інтересів зацікавлених осіб), розробка великого спектру "супутніх послуг" (години безкоштовного навчання та супроводження, бонусні програми, ролики, аксесуари, поліграфія тощо), що передбачають значні витрати, які включаються до вартості, а отже, - і збільшують ціни на ринку. Тому не варто розраховувати на однозначну відповідність між ціною та якістю продукту.

Не менш важливим є те, щоб структура програми була гнучкою, здатною переналагоджуватися до потреби окремого підприємства. Наприклад, при незначній зміні тієї чи іншої типової форми звітності користувач повинен мати можливість сам внести зміни до програми. А отже, її структура повинна бути відкритою.

Також обов'язково звернути увагу на подальший супровід. Деякі фірми-розробники включають до вартості програми окремі види робіт та послуг, пов'язаних із впровадженням. Наприклад, під час придбання пакету прикладних програм з бухгалтерського обліку досить часто пропонують "безкоштовне" налагодження програми під структуру та специфіку підприємства, введення початкових залишків, проведення навчання персоналу тощо. Однак слід порівняти вартість подібного пакету програм та послуг з пропозиціями інших виробників або постачальників.

Коли фірма-постачальник, або фірма, що діє за франчайзинговим договором з головним виробником продукту, "переписує" (дороблює) типову конфігурацію програми під особливості підприємств і бізнесу, необхідно враховувати досить часті зміни у законодавчій базі, що впливає на зміст прикладної програми, тобто ще черговий варіант типової конфігурації програми, випущений головним розробником, може фактично звести нанівець всі ті зміни та додаткові налагодження, які виконувались під специфіку вашого підприємства. А отже, у подібних випадках доведеться звертатися до виконавців за подальшими доопрацюваннями та їх супроводом, що зумовлює витрачання додаткових коштів.

Тому при укладенні договору з виконавцями необхідно відобразити умови подальшого супроводу програми, яке для типового варіанту програми, зазвичай, передбачає безкоштовне оновлення (у межах відповідного терміну - наприклад, одного року).