Розрахунок економічної ефективності інформаційної системи

Впровадження інформаційних технологій пов'язано з капітальними вкладеннями як на придбання техніки, так і на розробку проектів, виконання підготовчих робіт і підготовку кадрів. Тому впровадженню повинно передувати економічне обґрунтування доцільності впровадження інформаційної системи. Це означає, що повинна бути визначена ефективність використання автоматизованих комп'ютерних технологій.

Ефективність інформаційних систем визначається ступенем їх позитивного впливу на підприємство, що управляється або процес в результаті використання засобів обчислювальної техніки, програмного забезпечення, зміни інформаційних потоків та організаційної структури управління.

Під ефективністю автоматизованого перетворення економічної інформації розуміють доцільність використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки при формуванні, передачі та обробці даних.

Розрізняють розрахункову та фактичну ефективність. Розрахункову визначають на стадії проектування автоматизації інформаційних робіт, тобто розробки техноробочого проекту; фактичну - за результатами впровадження техноробочого проекту.

Економічну ефективність від впровадження комп'ютерної та організаційної техніки поділяють на пряму та непряму.

Під прямою економічною ефективністю розуміють економію матеріально-трудових ресурсів і грошових коштів, отриману в результаті скорочення чисельності управлінського персоналу, фонду заробітної плати, витрачання основних та допоміжних матеріалів внаслідок автоматизації конкретних видів планово-облікових і аналітичних робіт.

Показники непрямої ефективності відображають якісні результати: отримання нових відомостей для управління, загальне підвищення рівня планування, обліку і аналізу господарської діяльності. Непряма ефективність, як правило, є основною частиною ефекту, особливо в невиробничій сфері управління.

Впровадження сучасних ERP-систем на підприємствах забезпечує значний економічний ефект:

- зростання до 20 % ефективності виробничих потужностей;

- економія оборотних активів - до 1-6% від валютної виручки, що практично відповідає досягненню подвійного прибутку;

- зниження до 35 % виробничого браку;

- зниження до 40 % страхових запасів (залишків, що не знижуються) на складах;

- зниження до 60 % транспортно-заготівельних витрат;

- зниження до 35-80 % частки виконаних точно в термін платежів;

- скорочення до 30 % витрат на адміністративно-управлінський апарат тощо.

Як показує практика впровадження сучасних ERP-систем на українських підприємствах, віддачу від інвестицій в систему управління отримують за рахунок:

- наскрізного та своєчасного оперативно-виробничого планування і обліку виробництва, що дозволяє на 20-30 % знизити втрати безпосередньо в цехах (втрата матеріалів, обсяг незавершеного виробництва, зменшення переналагоджень обладнання за рахунок обґрунтованого підвищення серійності, зниження простоїв, зменшення частки понаднормових робіт тощо);

- зниження рівня запасів на складах - на 20-25 % (через 5-6 місяців після запуску системи);

- зниження не облікованих недостач - 3-5 % від рівня запасів;

- зниження необґрунтованої видачі матеріалів в цехи - на 10-15 %;

- зниження витрат допоміжних матеріалів на 20-30 %;

- зниження собівартості продукції за рахунок скорочення загально виробничих і адміністративних витрат - на 3-5 %;

- зниження дебіторської заборгованості за рахунок всебічного, персоніфікованого контролю;

- зниження необґрунтованих знижок на відвантажений товар - 3-5 % від вартості відвантажень тощо.

Визначають економічну ефективність за допомогою трудових та вартісних показників. Основним при розрахунках є метод співставлення даних з базисним періодом. При автоматизації окремих робіт порівнюють витрати на обробку інформації до впровадження інформаційної системи (при ручній обробці) та витрати на обробку інформації за досягнутого рівня автоматизації.

Слід враховувати, що трудові показники (як абсолютні так і відносні) не завжди відображають ефективність застосування систем комп'ютеризованої обробки інформації. Вони не враховують виграти на впровадження та експлуатацію системи, тому поряд з трудовими необхідно розрахувати вартісні показники, тобто визначити витрати на обробку інформації в базисному і звітному варіантах у грошовому виразі.

В окремих випадках втрати на впровадження можуть скласти більшу суму, ніж вартість самою програмного забезпечення. Існує такий показник, як відношення вартості витрат на впровадження програмного продукту до вартості самого продукту. Числове значення цього показника змінюється від 1 до 12 - залежно від країни. Для країн СНД цей показник, за оцінками спеціалістів, складає 1-3, що свідчить про низький рівень супроводу та незначне витрачання коштів на встановлення програмних продуктів.

Обов'язкова умова визначення економічної ефективності - зіставність показників у часі за цінами і тарифними ставками заробітної плати, за елементами витрат, обсягом виробництва і номенклатурою продукції та послуг, методами визначення вартісних показників.

При оцінці економічної ефективності використовуються узагальнюючі та окремі показники. До основних узагальнюючих показників відносяться: річний економічний ефект, річний приріст прибутку, термін окупності капітальних витрат; до основних окремих - рівень автоматизації праці управлінського персоналу, рівень автоматизації функцій управління, економія за видами ресурсів, підвищення продуктивності праці, зниження витрат виробництва тощо.

При розрахунку економічної ефективності комп'ютеризації використовується ряд показників, найважливіші з яких наведено в таблиці: