Оценка эффективности внедрения автоматизированных систем

В настоящее время наблюдается заметный рост спроса на автоматизацию управленческих функций на базе ERP-систем. Создание и внедрение ERP-системы требует значительных инвестиций: ее стоимость может колебаться от 50 тыс. долл. США до нескольких миллионов.

При разработке концепции проектируемой системы, составным элементом которой является оценка экономической эффективности, риски непроизводительных затрат ощутимо снижаются. Целью разработки концепции является обоснование общих требований - функциональной структуры ERP-системы и количества необходимых автоматизированных рабочих мест; технического и программного обеспечения.

Поскольку именно функциональная структура определяет экономические последствия внедрения ERP-системы, то обоснование общих требований к ERP-системе должно опираться на оценку ожидаемых экономических последствий автоматизации управленческих функций. Экономическими последствиями внедрения такой системы могут стать сокращение потерь и/или вовлечение в производственную деятельность резервов повышения эффективности использования ресурсов за счет достоверности, своевременности, полноты информационной поддержки принятия управленческих решений.

Особо важное значение при обосновании затрат на ERP-систему имеет то, что при ее внедрении инвестиционная привлекательность компании возрастает.

Принимая во внимание, что создание и внедрение ERP-систем главным образом нацелено на обеспечение информационной поддержки принятия управленческих решений и автоматизацию типовых операций и трудоемких расчетов, источники экономической эффективности следует искать в функциональной структуре системы.

Как правило, ERP-системы включают следующие подсистемы:

• управление материально-техническим снабжением;
• управление сбытом;
• управление производством;
• управление финансами;
• управление персоналом и др.

Источники эффективности каждой подсистемы, безусловно, определяются реализуемыми функциями: какие данные, когда и кем вводятся в систему, как обрабатываются и кому предоставляются; насколько актуальна и полна эта информация, сколь полно система отражает бизнес-процессы предприятия.

При обосновании целесообразности включения в состав ERP-системы подсистемы управления материально-техническим снабжением источники экономической эффективности - в сокращении уровня страховых запасов и своевременности пополнения материально-технических ресурсов; повышении оборачиваемости оборотных средств, сокращении неликвидных запасов и количества или доли срочных, неплановых закупок.

Корме того, сокращаются простои, а значит, объемы производства увеличиваются. Простои бывают, скажем, из-за недоступности необходимых материалов. А материалы могут отсутствовать оттого, что информация со склада в службу снабжения поступает несвоевременно или в нужное время в нужном месте эта информация недоступна (например, материалы есть на складе другого подразделения компании и могут быть выданы, но подразделение, которому они необходимы, не имеет доступа к информации о складских запасах).

При определении рациональных масштабов автоматизации в сфере сбыта источники экономической эффективности следует искать в сокращении потерь из-за некорректного оформления сопроводительных документов на отпускаемую продукцию. Потери из-за отклонений в целевых ориентирах сбытовой политики, например: отгрузка продукции клиентам, имеющим неисполненные обязательства, или отгрузка сверх кредитного лимита, - тоже исключаются с внедрением подсистемы сбыта. Время исполнения заказов минимизируется. Обслуживание клиентов становится предельно корректным, их потери от несвоевременного или неточного исполнения заказа снижаются.

Если в ERP-системе предприятия планируется подсистема управления производством, источники экономической эффективности следует искать в увеличении объемов производства в натуральном выражении (за счет повышения загрузки производственных мощностей) и стоимостном выражении (из-за повышения качества продукции). Улучшения качества продукции можно достичь более точной настройкой оборудования. За счет эффективного контроля расхода материалов следует ожидать снижения себестоимости продукции.

Если в ERP-систему включается подсистема управления финансами, повышается эффективность ценообразования, снижаются трудозатраты на формирование бухгалтерской отчетности (системы класса ERP, как правило, предоставляют возможность ведения учета как по казахстанским , так и по западным стандартам); за счет повышения оперативности формирования финансовой отчетности снижаются риски потери финансовой устойчивости.

При формирования требований к функционалу подсистемы управления кадрами источники экономической эффективности - в улучшении анализа использования рабочего времени и уточнении системы мотивации и ротации кадров. Процесс начисления заработной платы упрощается.

При создании полнофункциональной ERP-системы источники экономической эффективности кроются в повышении качества анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности компании. Качество анализа повышается, так как достоверная первичная информация своевременно поступает в единую базу данных, интегрированную с другими подсистемами; упрощается процесс формирования консолидированной отчетности; за счет получения возможности планировать с большей детальностью и/или с другой периодичностью и, самое главное, с большей обоснованностью - качество планирования заметно улучшается. Другой источник эффективности - расширение возможностей контроля большей детализации плановых и фактических показателей. Если обнаруживается отклонение фактических показателей от плановых или нормативных, происходит автоматическое формирование отчетов. Эти отчеты - предмет для детального анализа и взвешенных, аргументированных шагов к исправлению критической ситуации.

Поскольку одна из целей внедрения ERP-систем - автоматизация трудоемких расчетов и ведение больших массивов информации, то распространенным методом является оценка эффективности с точки зрения снижения затрат на оплату "счетных" работников. Этот подход кажется спорным, поскольку при сокращении "счетных" работников растет штат IT.

Более того, стоимость труда "счетных" работников в странах СНГ в разы меньше, чем на Западе, и экономия на трудозатратах от внедрения ERP-системы, как правило, несущественна по сравнению со стоимостью самой системы. В этой связи правильнее искать экономическую эффективность от более рационального использования ресурсов, задействованных в производственной деятельности, получения достоверной информации и роста доли "аналитики" в структуре управленческой деятельности.

Рассмотренные источники экономической эффективности тесно связаны между собой, и поэтому не совсем правильно оценивать экономическую эффективность системы как сумму эффективностей подсистемы - интегральный эффект от внедрения комплексной системы будет выше.

Если процессу внедрения предшествуют выстраивание бизнес-процессов компании, устранение недостатков действующей системы и при этом учитываются возможности планируемой ERP-системы, эффект от внедрения последней будет заметно выше.

В настоящее время сложились два основных подхода к оценке экономической эффективности:

• на основе данных о результатах производственно-хозяйственной и финансовой деятельности после внедрения ERP-систем в аналогичных (подобных) компаниях;
• на основе прогноза показателей производственно-хозяйственной деятельности конкретного предприятия после внедрения ERP-системы.

Учитывая, что предприятий, внедривших ERP-системы в полном объеме, сегодня в странах СНГ практически нет, а использование западных данных не совсем корректно (другая экономическая среда), возможности применения первого подхода ограниченны.

Оценку эффективности внедрения информационной системы можно разделить на две составляющих: экономическая компонента, то есть система показателей, позволяющих оценить экономическую эффективность внедрения; и процессная составляющая, целью использования которой является оценка соответствия результатов внедрения ERP целям и задачам предприятия, а также непосредственно контроль за ходом внедрения ERP на каждом этапе реализации проекта.

Исходя из значения термина «эффективность», эффективность внедрения информационной системы можно определить как достижение оптимального соотношения затраты/результат, под которым понимается сопоставление экономического результата внедрения системы и затрат на приобретение, установку, доработку, эксплуатацию системы.

Выгодность или невыгодность внедрения информационной системы означает соответствие или несоответствие результатов работы системы целям и задачам компании. Выбор информационной системы, а также постановку задач необходимо проводить, исходя из рамок долгосрочного стратегического планирования, миссии компании. Хотя при выборе системы все возникающие позитивные эффекты в силу многих факторов учесть невозможно, необходимо охватить все возможные, количественные и качественные улучшения. Основными выгодами от внедрения ERP являются: снижение операционных и управленческих затрат, экономия оборотных средств, уменьшение цикла реализации продукции, снижение коммерческих затрат, уменьшение дебиторской задолженности, увеличения оборачиваемости средств. Классическим эффектом внедрения ИС является повышение качества контроля себестоимости продукции за счет точной детализации затрат. Внедрение ERP позволяет оптимизировать уровень запасов, увеличить объем продаж за счет повышения качества обслуживания клиентов.

Полноценная оценка эффективности внедрения ERP невозможна без применения методов экономического анализа, некоторые элементы которого используются в методике анализа выгодности затрат. В общем случае экономический анализ позволяет оценить эффективность внедрения информационной системы на основе сравнения затрат/выгод внедрения ERP и альтернативных показателей. Методы экономического анализа удачно дополняют другие методики анализа эффективности внедрения ERP.

Использование методов экономического анализа при оценке эффективности внедрения ERP особенно актуально для предприятий стран СНГ, каждое из которых уникально в силу особенностей внешней среды, организационной структуры и бизнес-процессов, так как позволяет получить приближенную к действительности картину эффективности инвестиций в информационную систему. Без сомнения, сильной стороной методов экономического анализа является их наглядность, хотя и несколько приближенная. Существенным недостатком экономического анализа является сложность сопоставления выгод от внедрения информационной системы с вложенными средствами, в силу сложности оценки выгод компании в денежном эквиваленте.

Весь комплекс затрат, которые несет предприятие от внедрения информационной системы, принято относить к понятию совокупной стоимости владения (ССВ), или TCO (total cost of ownershi.).

Модель ССВ, разработанная компанией Gartner Group и получившая широкое распространение с середины 90-х, отражает полный перечень статей затрат, связанных с внедрением и обслуживанием информационной системы в течение срока ее жизни.

Основная цель подсчета стоимости владения - это выявление избыточных статей расходов, а также оценка возможности возврата вложенных в информационные технологии средств. Данные, полученные в результате подсчета ТСО, используются также для анализа привлекательности информационных технологий как объекта инвестиций, и просто для оценки одной из статей корпоративных расходов.

Упрощенная методика расчета TCO дает возможность сравнивать затраты на разных временных участках (например, текущий год и прошлый, или текущий квартал и предыдущий), оценивая изменения. Самое главное, что дает эта методика - понимание структуры затрат на ИТ, а следовательно, и возможностей сокращения этих затрат.

Гораздо менее очевидны методы оценки прибыли. Дело в том, что значительная доля возврата инвестиций приходится на «непрямую прибыль», численная оценка которой затруднена.

ROI — наиболее известная метрика, используемая в процессе принятия решений и установки приоритетов проектов в процессе выделения бюджета.

ROI = средняя прибыль/стоимость

Какие же основные факторы способствуют высокому ROI программных проектов? В первую очередь — это широта использования. Чем больше людей будут использовать систему, тем потенциально выше ROI. Аналогично, чем чаще используется приложение, тем выше ROI.

Кроме того, по мнению аналитиков, чем выше сегодняшние затраты на выполнение автоматизируемых операций, тем выше возврат от автоматизации и внедрения информационной системы. В отличие от других областей деятельности, компьютерные технологии обладают свойствами синергии: чем чаще используются введенные в системы знания, тем больше отдача. Еще одна сторона информационной синергетики — групповая работа. Коммуникации между сотрудниками — узкое место большинства бизнес-процессов. Чем выше уровень обмена информацией, тем больше отдача.

Вопросы для самоконтроля:

1. Для каких целей разработаны системы класса ERP?

2. Назовите крупных международных производителей ERP- систем

3. Какие подсистемы включают ERP-системы?

4. Могут ли системы класса ERP использоваться для комплексного обслуживания пассажиров, включая бронирование перевозок и регистрацию на рейсы?

5. Что такое SAP R/3 ?

6. Назовите источники экономической эффективности ERP- систем

Рекомендуемая литература:

[8] стр.243-247, [31], [32]