Слияние основного документа и готового источника данных.

В данном пункте будет рассмотрен вопрос о слиянии основного документа, созданного на основе шаблона Анкета (сделанного в Лабораторной работе 2.1) и готового источника данных, в качестве которого будет использоваться база данных MS Access (полученная в первой работе при импорте данных).

Поскольку в процессе слияния используется уже открытый документ, то целесообразно начать с создания основного документа. В качестве основного может использоваться документ, созданный на основе шаблона любой формы (например, деловое письмо, приглашение и т.д.).

Для создания основного документа выполните следующие действия:

1. На основе шаблона Анкета (созданного в Лабораторной работе 2.1) создайте основной документ MS Word. Для этого в своей папке дважды щелкните на нужном шаблоне.

2. Сохраните полученный документ под именем Основной документ_3 в своей папке.

3. В полученном документе снимите защиту. Для этого щелкните по кнопке Отключить защиту, расположенной в диалоговом окне Ограничить форматирование и редактирование(вкладка Разработчик, группа Защитить, кнопкаЗащитить документ, команда Ограничить форматирование и редактирование).

4. Выполните команду Пошаговый мастер слияния(вкладка Рассылки, группаНачать слияние, командаНачать слияние). При этом откроется диалоговое окно Слияние.

5. Щелкните по команде Далее. Открытие документа, расположенной внизу окна Слияние. Откроется диалоговое окно Этап 2 из 6.

6. В открывшемся окне проверьте, чтобы в области Выбор документа был выбран флажок Текущий документ.

7. Щелкните на команде Далее. Выбор получателей. Откроется следующее окно Этап 3 из 6.

8. В области Выбор получателей установите флажок Использование списка, а в области Существующий список выберите команду Обзор.

9. В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите в своей папке базу данных с импортированными данными и нажмите кнопку Открыть. Откроется диалоговое окно Получатели слияния.

10. В диалоговом окне Получатели слияния щелкните по кнопке Выделить все. В результате все записи будут помечены флажками. Обратите внимание, что у каждого заголовка таблицы со списком получателей имеется стрелка, открывающая список. Этот список используется для фильтрации выводимых данных.

11. Щелкните по кнопке <Ok>. При этом в окне Слияние в области Существующий список будет указано, что в настоящее время получатели выбраны из таблицы Анкета базы данных MS Access.

12. Теперь в основной документ необходимо вставить поля слияния. Для этого выделите первое поле ФИО (в правом столбце таблицы) и щелкните по кнопке Вставить поля слияния (вкладка Рассылки, группаСоставление документа и вставка полей). В результате откроется окно Вставка поля слияния.

13. Проверьте, чтобы в области Вставить был отмечен пункт Поля базы данных.

14. В области Поля выделите поле ФИО и щелкните по кнопке Вставить, а затем по кнопке Закрыть. В результате поле формы ФИО будет заменено на поле слияния.

15. Аналогичным образом замените остальные поля формы в основном документе на соответствующие поля слияния, для этого выполните пункты 12-14.

Теперь необходимо проверить правильность подготовленных к слиянию документов. Смысл проверки готовности документов к слиянию состоит в том, чтобы установить соответствие между основным документом и источником данных. Если документы соответствуют друг другу (то есть каждому вставленному полю слияния соответствуют определенные данные из источника), то MS Word либо автоматически произведет слияние, либо выведет сообщение, что ошибок не найдено и документы к слиянию готовы.

16. Проверьте правильность подготовленных данных, щелкнув по кнопке Автопоиск ошибок (вкладка Рассылки, группаПросмотр результатов). Откроется диалоговое окно Поиск ошибок, в котором выберите переключатель Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения.

Диалоговое окно Поиск ошибок (вызванное с помощью кнопки Автопоиск ошибок на панели инструментов Слияние) предлагает выбрать один из трех вариантов выведения ответа, полученного в результате проверки соответствия документов слияния. Опции диалогового окна имеют следующее назначение:

§ создать только отчет об ошибках – проверяет возможность слияния, сообщение об ошибках или их отсутствии выводит в специальное окно;

§ создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения– проверяет и осуществляет слияние, сообщая об ошибках по мере их появления;

§ создать составной документ и отчет об ошибках– осуществляет слияние, сообщение об ошибках выводит в отдельном документе.

17. Выберите в диалоговом окне Поиск ошибок пункт Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаруженияи нажмите <Ok>. В результате если ошибок не будет найдено, то автоматически произойдет слияние документов. На экране MS Word создаст документ – результат слияния.

Если появляется сообщение об ошибке, следует либо удалить поле, с которым связана ошибка, либо заменить его другим. Можно нажать кнопку Отмена, тогда ошибка останется, а сообщение о ней появится в основном документе. По завершении проверки полей слияния, будет выведен документ, в котором сообщается обо всех допущенных ошибках.

18. Просмотрите результаты слияния и сохраните их в своей папке (не закрывая файл) Результаты слияния_3_1.