Выполнение слияния

6. Выполните команду Пошаговый мастер слияния(вкладка Рассылки, группаНачать слияние, кнопкаНачать слияние). При этом откроется диалоговое окно Слияние.

7. Щелкните по команде Далее. Открытие документа, расположенной внизу окна Слияние. Откроется диалоговое окно Этап 2 из 6.

8. В открывшемся окне проверьте, чтобы в области Выбор документа был выбран флажок Текущий документ.

9. Щелкните по команде Далее. Выбор получателей. Откроется следующее окно Этап 3 из 6.

10. В области Выбор получателей установите флажок Использование списка, а в области Существующий список выберите команду Обзор.

11. В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите в своей папке файл Источник_презентации и нажмите кнопку Открыть. Откроется диалоговое окно Получатели слияния.

12. В диалоговом окне Получатели слияния щелкните по кнопке Выделить все. В результате все записи будут помечены флажками.

13. Щелкните по кнопке <Ok>. При этом в окне Слияние в области Существующий список будет указано, что в настоящее время получатели выбраны из файла Источник_презентации.

14. Щелкните по кнопке Параметры Word(кнопкаOffice). В окне диалога Параметры перейдите на вкладку Дополнительнои активизируйте флажок Показывать коды полей вместо их значений. Или воспользуйтесь сочетанием клавиш <Alt>, <F9>.

15. В основном документе для установки правильного обращения к клиенту (Уважаемый, Уважаемая, Уважаемые господа) после строки Предмет обсуждения: «Название_презентации» вставьте поле {IF}. Для этого:

§ во вкладке Рассылки, группаСоставление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила;

§ в списке полей выберите поле {IF...THEN...ELSE} (Если...То...Иначе). Откроется диалоговое окно Вставка поля IF;

§ далее следует вставить поле {IF}:

{IF Пол = 1 «Уважаемый» {IF Пол = 2 «Уважаемая» «Уважаемые господа»}}. Что означает следующее: Если выражение Пол = 1 верно, то вставляется «Уважаемый», если неверно, то вставляется следующее поле сравнения {IF}, в котором сравнивается Пол = 2. Если это условие верно, то вставляется значение «Уважаемая», если неверно – «Уважаемые господа». Поля имеющие такой синтаксис называются вложенными полями.

Для вставки поля {IF}:

§ в диалоговом окне поля {IF} в строке Поле укажите Пол, а из списка Оператор выберите Равно;

§ в поле ввода Значение введите: 1;

§ в поле Вставить следующий текст введите Уважаемый;

§ закройте текущее диалоговое окно, не заполняя поля В противном случае. Для этого нажмите <Ok>;

§ далее необходимо вставить новое поле {IF}. Для этого установите курсор между пустыми кавычками и нажмите кнопку Правила. В списке полей выберите поле {IF...THEN...ELSE};

§ в поле Значение введите 2;

§ в поле Вставить следующий текст введите Уважаемая;

§ в поле В противном случае вставить следующий текст введите Уважаемые господа;

§ нажмите кнопку <Ok>.

В результате этих действий MS Word вставит поле, которое в режиме кодов полей будет иметь следующий вид: {IF {MERGEFIELD Пол} = 1 «Уважаемый» {IF { MERGEFIELD Пол} = 2 «Уважаемая» «Уважаемые господа»}}.

17. Выполните слияние основного документа и источника данных в новый документ. Для этого во вкладке Рассылкив группеЗавершить нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы. Сохраните полученный файл под именем Результаты слияния_4.

Результаты выполнения работы:

§ файл Основной документ_4;

§ файл Источник_презентации_4;

§ файл Результаты слияния_4;