Связывание электронной таблицы MS Excel и MS Access

Кроме импорта электронной таблицы в MS Access можно использовать связывание данных из электронных таблиц MS Excel. При импорте данных создается их копия в таблице текущей БД MS Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в MS Access.

В MS Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей БД, используются разные пиктограммы. Пиктограмма, обозначающая связанную таблицу, выводится в окне БД вместе с пиктограммой таблиц текущей БД, поэтому такую таблицу можно открывать в любое удобное время. Если удалить пиктограмму связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

Если предполагается использовать данные только в MS Access, их следует импортировать. MS Access обычно работает быстрее со своими собственными таблицами, и в случае необходимости импортированные таблицы легко преобразовать к нужному виду, как и любые другие таблицы, созданные в MS Access.

Если предполагается изменять данные в других приложениях, следует использовать связывание. При таком подходе сохраняются старые способы обновления, обработки и совместного использования данных, а также появляется возможность работать с данными в MS Access. Например, можно создать запросы, формы и отчеты, в которых используются внешние данные с данными из таблиц MS Access и даже просматривать и изменять внешние данные, когда другие пользователи работают с ними в исходной программе.

4. Свяжите электронную таблицу Заказы (Лист Заказы) из файла MS Excel Поставщики с новой таблицей базы данных MS Access Компьютер. Для этого:

§ перейдите в окно открытой БД Компьютер;

§ щелкните по кнопке Excel (Импорт электронной таблицы Excel)(вкладкаВнешние данные, группаИмпорт);

§ в диалоговом окне Внешние данные щелкните по кнопке Обзор ивыберите из своей папки файл электронной таблицы Поставщики. Далее выберите переключатель Создать связанную таблицу для связи с источником данных. Нажмите <Ok>. Откроется первое диалоговое окно Связь с электронной таблицей;

§ в первом диалоговом окне укажите, что файл электронной таблицы содержит листы и выберите лист Заказы. Нажмите кнопку Далее;

§ в следующем диалоговом окне установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите Далее;

§ в последнем диалоговом окне щелкните по кнопке Готово

5. Просмотрите новую таблицу Заказы.

6. Проверьте, как работает связь между таблицами. Для этого в исходную электронную таблицу на листе Заказы, внесите изменения. Затем перейдите в БД Компьютер, откройте таблицу Заказы и просмотрите, как изменились данные.