Вставка в MS Word данных из таблиц или запросов MS Access

1. Скопируйте из папки !INFORMATIKA файл Компьютер в свою папку.

2. Запустите MS Word.

3. Создайте новый документ MS Word.

4. Выведите на экран панель инструментов кнопку Вставить Базу данных. Для этого:

§ щелкните по кнопкеMicrosoft Office, затем по кнопкеПараметры Word;

§ выполните командуНастройка;

§ в областиВыбрать команды извыберите вариантВсе команды, а из списка приведенного нижеВставить базу данных.

5. Нажмите кнопку Вставить базу данных на панели инструментов. На экране откроется диалоговое окно База данных. В этом окне в начальном состоянии доступна только одна кнопка Получить данные, с помощью которой можно определить имя БД, которая содержит выбираемые данные.

6. Нажмите кнопку Получить данные и в окне диалога Выбор источника данных выберите из списка Тип файла значение База данных MS Access. Затем перейдите на свою папку и выберите БД Компьютер. Откроется диалоговое окно Выделить таблицу.

7. В открывшемся диалоговом окне выделите таблицуКлиентыи нажмите <Ok>. В результате вы вернетесь в диалоговое окно База данных, в котором будет указан источник данных и доступны кнопки отбора записей, форматирования таблицы и вставки данных в документ MS Word.

8. С помощью кнопки Отбор записей осуществите отбор записей из таблицы Клиенты так чтобы: выводилась информация только о клиентах, проживающих в городах Новгород и Жуковский; записи были отсортированы по полю Фамилия. Для этого:

§ щелкните по кнопке Отбор записей;

§ перейдите на вкладку Сортировка записей;

§ в поле Сортировать по полю щелкнув на стрелке, выберите из списка поле Фамилия;

§ перейдите на вкладку Отбор записей;

§ в области Поле нажмите на стрелке и из списка выберите поле Город. В области Оператор из списка выберите Равно. В область Значение введите название Новгород. В списке расположенном слева выберите значение ИЛИ;

§ повторите Ваши действия и, во второй строке, укажите город Жуковский. Нажмите кнопку <Ok>. Если все сделано правильно, то MS Word вернется в диалоговое окно База данныхи появится сообщение Условия отбора заданы. Иначе, будет выдано сообщение об ошибках.

9. В диалоговом окне База данных щелкните по кнопке Автоформат таблицы и подберите понравившийся Вам формат.

10. В окне База данных нажмите кнопку Вставить данные. Откроется диалоговое окно Вставка данных, в котором можно дополнительно к условиям отбора записей указать номера вставляемых записей.

11. В окне Вставка данныхукажите флажок Вставить данные как поле. Этот флажок связывает создаваемую таблицу в MS Word с таблицей или запросом БД. При установлении этих связей можно отслеживать изменения БД MS Access в документе MS Word.

12. Нажмите кнопку <Ok>. В результате в документ MS Word будут вставлены данные из БД MS Access Компьютер.

13. Сохраните полученный документ с данными под именем Клиенты.doc в своей папке.

14. Проверьте, как работает связь созданного файла MS Word с данными из БД Компьютер. Для этого:

§ запустите MS Access и откройте базу данных Компьютер;

§ измените данные о клиентах, проживающих в городе Новгород. Сохраните внесенные Вами изменения и закройте БД Компьютер;

§ перейдите на файл MS Word Клиенты с данными и щелкните в любом месте поля, данные которого были изменены;

§ затем, нажмите правую кнопку мыши. Откроется контекстное меню;

§ в контекстном меню выберите команду Обновить поле. В результате информация в этом поле будет обновлена в соответствии с изменениями, внесенными в БД Компьютер.

Если изменения были внесены в несколько полей БД Компьютер, то необходимо повторить эти действия для каждого поля в отдельности.

15. Закройте файл MS Word с данными, не сохранив в нем изменения.