Слияние данных из MS Access и MS Word

В лабораторной работе 2.3 был рассмотрен вопрос слияния документа MS Word с данными MS Access. Причем весь процесс слияния осуществлялся из MS Word. Рассмотрим вопрос слияния данных, находясь в MS Access.

18. Скопируйте в свою папку файл Клиенты_сообщение из папки !INFORMATIKA.

19. Выполните слияние данных (первых пяти записей, отсортированных по полю Индекс по возрастанию) из таблицы Клиенты БД Компьютер в файл MS Word, начиная процесс слияния из MS Access.

В результате документ должен выглядеть следующим образом:

Рисунок 8.

Серым фоном выделены области, в которые необходимо поместить поля слияния.

Для слияния выполните следующие действия:

§ перейдите в БД MS Access Компьютер;

§ щелкните на вкладке Таблицы и выберите таблицу Клиенты;

§ добавьте на панель быстрого доступа кнопку Слияние с MS Office (кнопка Microsoft Office, кнопкаПараметры Access, команда Настройка\Все команды\Слияние с MS Office);

§ на панели быстрого доступа щелкните по кнопке Связи с Office. В результате откроется окно Слияние с документами MS Word;

§ выберите в качестве Ваших дальнейших действий: Установить связь с готовым документом MS Word. Нажмите кнопку <Ok>. Откроется окно Выбор документа MS Word;

§ выберите в своей папке файл Клиенты_сообщение и нажмите кнопку Открыть. В результате запустится MS Word и откроется файл Клиенты_сообщение;

§ далее требуется в открывшейся файл Клиенты_сообщение вставить поля таблицы БД Компьютер (рис. 3). Для этого установите курсор в требуемую позицию и нажмите кнопку Вставить поля слияния (вкладка Рассылки, группаСоставление документа и вставка полей, кнопка Вставить поле слияние). Повторите действия и вставьте все необходимые поля;

§ с помощью кнопки Просмотр результатов перейдите в режим просмотра данных. В этом режиме наглядно виден образ создаваемого документа. Обратите внимание, что на панели инструментов Слияние отображается номер текущей записи, и содержатся кнопки перемещения по записям, которые позволяют просмотреть вид документа для каждой из записей таблицы БД;

§ выполните команду Изменить отдельные документы (вкладка Рассылки, группаЗавершить, кнопкаНайти и объединить). Откроется диалоговое окно Составные новые документы, в котором можно указать параметры слияния;

§ в диалоговом окне Слияние в области Объединить записи укажите с 1 по 5. Нажмите кнопку <Ok>. В результате произойдет слияние данных из таблицы Клиенты в файл MS Word и будет создан новый документ.

20. Сохраните полученный в результате слияния файл под именем Клиенты_слияние в своей папке.

Результаты работы:

§ файл MS Word Клиенты с данными, вставленными из БД Компьютер. Этот файл должен быть сохранен в Вашей папке;

§ файл MS Word Список_покупателей с экспортированными данными из отчета Список покупателей базы данных Компьютер;

§ файл Клиенты_слияние полученный в результате слияния БД Компьютер с готовым документом MS Word.