Призначення звітів СУБД MS Access. Види звітів. Основні компоненти звітів.

Звіт - це кінцевий результат виконання багатьох задач керування БД З допомогою звітів дані можна подати фактично в будь-якому форматі, з різними рівнями металізування. Хоча для отримання потрібних даних можна використовувати запити, звіти краще підходять до візуального та друкованого подання даних. Практично всі звіти, які можна створити в Access, поділяються на три категорії:

- рядкові - в цих звітах дані відображаються по рядках, причому кожне поле БД займає окрему колонку;

- звіти в колонку - в цих звітах всі поля відображаються в одну колонку і вирівнюються по лівому краю. Звіти, зверстані в колонку, дуже схожі на форми, але вони використовуються лише для відображення або друку даних, а не для їх введення та редагування;

- діаграми - звіти у вигляді діаграми. Вони також подібні на однойменні форми, але їх не можна редагувати;

- поштові наклейки - це звіти, які використовуються для друку поштових наклейок. В Access є майстер звітів, який спеціально призначений для створення наклейок в різних форматах.

Крім цього, звіти можуть бути: звичайні - створені на основі однієї таблиці БД, та реляційні - створені на основі декількох зв'язаних таблиць.

Конструктор- створення структури звіту вручну, за допомогою конструктора звітів;

- Мастер отчетов- створення звітів за допомогою майстра звітів;

- Автоотчет: в столбец - автоматичне створення звіту в колонку за зразком останнього створеного звіту такого типу;

- Автоотчет: ленточный - автоматичне створення рядкового звіту за зразком останнього створеного звіту такого типу;

- Мастер диаграммы- створення звіту у вигляді діаграми;

- Почтовые наклейки- створення звітів у виглядів поштових наклейок.

2. Встановлення взаємозв’язків між таблицями в СУБД MS Access. Які типи взаємозв’язків (відношень) між таблицями можна реалізувати в MS Access? Поняття цілісності даних.

СУБД ACCESS дозволяє створювати зв'язки між таблицями на основі відношень типа «один-до-одного» та «один-до-бага-тьох». Встановлення зв'язку «багато-до-багатьох» потребує наявності третьої таблиці.
Для встановлення зв'язку між таблицями необхідно у меню СЕРВИС вибрати команду Схема данных. У результаті з'явиться вікно Добавление таблицы (рис. 10.127), в якому треба вибрати потрібні таблиці за допомогою миші та кнопки Добавить, а потім натиснути на кнопку Закрыть.
Команди Сервіс-Схема Даних, в цьому вікні меню Связи, у ньоиу «Показати таблицю», з»являється вікно «Добавленіє таблиці», клацнути на таблиці, що хочемо використати для зв»язку, клацнути «Добавити», по закінченню кнопка”Закрити», лівою мишею переносимо ключове поле однієї таблиці на ключове поле іншої(обов»язковою умовою є співпадаємість ключових полів, які переносяться). Для зміни зв»язку необхідно вивести на екран діалогове вікно «Схема даних», потім двічі клацнути по лінії між двома таблицями, після цьог внести необхідні зміни. Для вилучення зв»язку необхідно клацнути на нього в вікні «Схема даних» і натиснути DELETE, після підтвердження вилучення зв”язок зникне.
Для зв’язування таблиць у реляційних СУБД використовують ключі. Ключем називають сукупність полів таблиці, значення яких ідентифікують її записи. Первинним ключем називають такий ключ, який однозначно ідентифікує записи таблиці. Іншими словами, значення первинного ключа є унікальним для даної таблиці. Часто первинний ключ складається з одного поля. Наприклад, первинним ключем таблиці Особи має бути поле ТабНомер, і аж ніяк не Прізвище, оскільки записів з однаковим табельним номером не повинно бути. Водночас можна очікувати на записи, де є однакові прізвища.
Для створення ключа: в режимі Конструтора виділити поле або поля. Далі натискуємо піктограму ключа на Панелі інструментів, або вибираємо Правка → Ключевое поле.
Впорядкування записів таблиці за значенням ключа називають індексацією, а отриманий образ таблиці – індексом. Взагалі фізично таблиці та індекси можуть зберігатися у різних файлах (як, наприклад, у СУБД MS FoxPro). У MS Access всі об¢єкти бази даних (у тому числі і індекси) зберігаються в одному файлі.