Створення звіту у режимі конструктора СУБД MS Access. Групування даних звіту. Додавання обчислювальних полів, графічних елементів.

Звіти: використовуються для більш зручного представлення даних при друці, створюються на базі значень таблиці і запитів. Створення: в основному вікні БД відкриваємо вкладку Отчеты – Мастер Отчета. Потім у вікні списку таблиці Запроси вибирають таблицю або запит на базі яких створюємо звіт, з»являється вікно «Доступні поля», вибираємо кнопку > , далі вибираємо поле, по якому відбувається групування даних, активізуємо поле і >. В цьому вікні можна визначити критерії для групування значень. В наст. вікні визначають які підсумки будуть розраховуватися. В наст. вікні – критерії сортування значень. В наст.вікнах вибираємо вид та стиль звіту, в останньому – назву, кнопка”Готово”. Для роботи зі звітами використ.такі графічні елементи: кн.”Надпісь” для створ.текстових полів, кнопка “Поле“ для створ.розрахункових полів. Для створ.текстового поля активіз.кнопку”Надпісь” вказівник стає + і малюємо поле. Для створ.розрахункового поля актив.кнопку”Поле”,з”являється 2 поля: для назви і визначення значень, активізуємо поле і свойства.

Типи звітів:

- рядкові

- звіти в стовпчик

- звіти для розсилок

- поштові наклейки

1. Вибрати вкладнику Отчеты, натиснути на кнопку Создать, вибрати Мастер отчетов та натиснути на кнопку Ok.

2. Вибрати потрібну таблицю або запит та поля

3. Задати рівні групування, а саме поля, для яких у звіті будуть виводитися проміжні підсумки (Наприклад, НАЗВА МІСЯЦЯ). Натиснути на кнопку Далее (рис. 10.151).

4. Визначити порядок сортування записів у звіті та, натиснувши на кнопку Итоги, задати підсумкові операції (рис. 10.152). Натиснути на кнопку Далее.

5. Вибрати макет для звіту (рис. 10.153). Натиснути на кнопку Далее.

6. Вибрати стиль звіту. Натиснути на кнопку Далее.

7. Увести назву звіту і натиснути на кнопку Готово.

8. Переглянути звіт, вибравши його у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Просмотр.

Обчислювальні поля створюються за допомогою кнопки Поле на Панелі елементів, після натискування якої потрібно клацнути в потрібному місці розділу та вручну (беспосередньо в полі) ввести в поле необхідний вираз.

Елемент Поле (Свободный) додається в звіт разом з приєднаним підписом. Поле має початкове ім'я Поле1 (2, 3, ...); таким же є і підпис цього поля. Ім'я поля та його підпис можна змінювати на більш інформативні, що зазвичай і роблять (у вікні властивостей).

Для підведення підсумків (як по групах записів, так і по всьому звіту) також створюються обчислювальні поля (з використанням статистичних функцій), які, як правило, розташовують у розділах Заголовок (Примечание) группы або Заголовок (Примечание) отчета.

У виразах обчислювальних полів можуть використовуватись поля базового джерела даних і поля, створені в поточному звіті. Однак, імена обчислювальних полів звіту не можна використовувати як аргументи статистичної функції. У цьому випадку слід повторити вираз, наприклад: =Sum([Кількість]*[Ціна]), замість =Sum([Bapтicть]). Але якщо обчислювальне поле включене в базовий запит, наприклад: Вартість :[Кількість] *[Ціна], то його ім'я можна використовувати як аргумент статистичної функції: =Sum([Bapтicть]).