Поняття та принципи створення формул у табличному процесорі MS Excel. Типи помилкових значень.

Формулою в MS Excel називається вираз, що починається зі знака рівності. Формули можна копіювати, переміщати та видаляти. У формулах використовуються математичні операції, операції порівняння, конкатенації (злиття) рядків, адреси комірок або діапазонів, строкові константи, а також вбудовані й користувальницькі функції. Якщо ввести формулу в комірку, то в цій комірці на робочому листі відображається результат розрахунку по формулі. При виборі комірки текст формули видний у рядку формул.

У рядку редагування формули є три кнопки: щиглик по [v] підтверджує внесені у формулу зміни, по [x] – скасовує, а кнопка [fx] дозволяє вставити функцію MS Excel. Вставка у формулу пробілів і розривів рядка не впливає на результат обчислень, однак не можна відокремлювати ім'я книги від імені листа й комірки. Розрив рядка вводиться комбінацією . Для того, щоб видалити з комірки формулу, залишивши тільки повернуте їй значення, потрібно вибрати комірку, а потім послідовно натиснути , та .

У формулах припустимі наступні операції:

+ Додавання

- Вирахування або знак мінус

* Множення

/ Ділення

^ Зведення в ступінь

& Конкатенація (тобто зчеплення рядків)

= Логічне порівняння: дорівнює

< Логічне порівняння: більше ніж

> Логічне порівняння: менше ніж

<> Логічне порівняння: не дорівнює

>= Логічне порівняння: не менше ніж

<= Логічне порівняння: не більше ніж

Наведемо приклади формул робочого листа й виконувані формулами дії:

=3*2 Множить три на два

=А1+А2 Складає вміст комірок A1 й А2

= А2^2/3 Зводить вміст комірки А2 у ступінь 2/3

=СУММ(А1:А4) Повертає суму значень із діапазону комірок А1:А4

(використовується вбудована функція СУММ).

=А1>А2 Повертає значення ИСТИНА, якщо вміст комірки А1 більше вмісту комірки А2, і повертає ЛОЖЬ в противному випадку

=Al&B1 Конкатенація (з'єднання) двох текстових рядків з комірок А1 й В1 (якщо в комірці A1 введене – Иван, а в B1 – Сидоров, то формула поверне значення ИванСидоров).

За допомогою круглих дужок можна змінити у формулах звичайний порядок виконання операцій. При введенні у формулу посилання на комірку або діапазон переважніше не набирати це посилання із клавіатури, а вибрати мишею або шукану комірку, або діапазон. Посилання на обрану комірку або діапазон буде вставлене у формулу автоматично.

2.2. Помилки, що повертаються формулами

Іноді формула повертає не число або рядок тексту, а повідомлення, що починається із символу #, після якого йде спеціальний текст. Так MS Excel інформує користувача про те, що формула повертає помилку. У цьому випадку треба скорегувати або саму формулу, або значення в тих комірках, на які формула посилається. Перелічимо список помилок, які можуть бути повернуті формулами робочого листа:

#ПУСТО! Використано помилкового оператора перетинання діапазонів або помилкове посилання на комірку.

#ДЕЛ/0! Як дільник використовується посилання на комірку, у якій міститься нульове або порожнє значення (якщо посиланням є порожня комірка, той її вміст інтерпретується як нуль).

#ЗНАЧ! 1) Замість числового або логічного значення введений текст, і MS Excel не може перетворити його до потрібного типу даних; 2) Введення формули масиву завершено натисканням клавіші , а не комбінацією клавіш ++; 3) Використана неправильна матриця в одній з матричних функцій листа.

#ССЫЛКА! Посилання на неіснуючу комірку.

#ИМЯ? Помилка в написанні імені або використовується неіснуюче ім'я.

#ЧИСЛО! 1) Функція із числовим аргументом використовує неприйнятний аргумент; 2) Формула повертає числове значення, що занадто велике або занадто мале, щоб його можна було представити в MS Excel.

#Н/Д Значення помилки #Н/Д є скороченням терміна «невизначені дані» або «немає даних». Це значення допомагає запобігти використанню посилання на порожню комірку.

1. Типи полів, що використовуються в таблицях MS Access, та їх коротка характеристика. Які властивості може мати поле таблиці в залежності від його типу. Навести всі можливі розміри поля числового типу. Що таке маска вводу, формат поля? Яка різниця між маскою вводу та форматом поля?

Типи полів:

1. Текстовий. Рядок до 255 символів. За замовчуванням - 50.
2. Поле МЕМО. Рядок до 65535 символів.
3. Числовий. Ціле чи дійсне число.
4. Дата/час.
5. Грошовий.
6. Лічильник.
7. Логічний. Одне із значень, відповідних TRUE (істина) або FALSE (хибно).
8. Поле об'єкта OLE. Об'єкти OLE (такі як документи Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, малюнки, звукозапис або інші дані), створені в інших програмах, що використовують протокол зв'язку OLE.

Для числових і грошових полів властивість Розмір поля особливо важлива, оскільки вона визначає діапазон значень поля. Наприклад, однобітне числове поле може містити цілі числа в діапазоні від 0 до 255.

Властивість Розмір поля також визначає скільки місця на диску займає кожне значення числового поля. Залежно від розміру поля, число може займати 1, 2, 4, 8, 12 або 16 байтів.

Під час застосування типу даних до поля для нього можна вказати певні властивості. У розділі нижче подано відомості про властивості полів, які підтримуються кожним типом даних.

Вкладення

Автонумерація

Грошова одиниця

Дата й час

Гіперпосилання

Примітка

Число

Об’єкт OLE

Текст

Так/Ні

Маска введення - властивість поля, визначальне, які дані і як можуть бути введені в поле, а також формат, в якому вони будуть зберігатися.

Маска введення керує тим, як дані виглядають, коли ви їх вводите, і форматом, в якомувони зберігаються. Кожна дев'ятка представляє необов'язкову цифру, а кожен нуль являє обов'язкову. Маска вводу - це набори символів, які вказують Access, якого виду дані повинні бути введені в цьому полі.

Формат поля - визначає спосіб формування даних в даному полі таблиці.

Властивість Формат поля (Format ) використовується для відображення даних в постійному форматі . Наприклад , якщо властивість Формат поля ( Format) для полів типу Дата / Час встановлений на Середній формат дати , то всі вводяться дані будуть відображатися в наступному форматі: 12 -янв -96. Якщо ж користувач бази даних введе число у вигляді 12.01.96 (або в іншому визначеному вигляді) , то при збереженні запису формат дати буде перетворений в Середній формат дати. При установці властивості Формат поля ( Format) змінюється тільки відображення значення , проте дана властивість ніяк не впливає на зберігання значення в таблиці . Зміни у форматі відображення застосовуються тільки після збереження введених даних , до цього моменту визначити , в якому форматі були введені дані в поле , неможливо. Якщо ж введенням даних необхідно управляти , на додаток до формату відображення даних або замість нього використовуйте маску вводу. Якщо ж потрібно , щоб дані відображалися так , як вони були введені , не встановлюйте властивість Формат поля ( Format).