Робота з даними в режимі таблиці СУБД MS Access: редагування, форматування, пошук, впорядкування та фільтрація даних.

База даних (БД) – сукупність взаємозв’язаної інформації для певного комплексу задач.

Система управління базою даних (СУБД) – набір системних програм для роботи з БД.
Існує три типи БД:

1. Ієрархічна (у вигляді дерева)

2. Мережева (Ієрархічна + горизонтальні зв'язки)

3. Реляційна (дані зберігаються у вигляді прямокутних таблиць (назв. відношеннями = relation); рядки - дані про об'єкти, стовпці - характеристики цих об'єктів)

Microsoft Access – СУБД з реляційним способом організації БД.

Таблиця - основний структурний елемент системи керування реляційною базою даних. У Microsoft Access таблицею називають об'єкт, у якому дані зберігаються у форматі записів (рядків) і полів (стовпців).

Можливі два способи роботи з таблицями:

· У режимі таблиці можна додавати, редагувати, переглядати або виконувати іншу роботу з даними таблиці. Також можна відображати записи з таблиць, зв'язаних з поточною таблицею, шляхом відображення підтаблиц у межах основної таблиці. З деякими обмеженнями можна працювати з даними підтаблиц багатьма зі способів, використовуваних для роботи з даними основної таблиці.

· У режимі конструктора можна створити нову таблицю або додати, видалити, настроїти поля існуючої таблиці.

Для того, щоб БД заповнити даними, потрібно відкрити вікно відповідної таблиці. Тому у вікні бази даних потрібно відмітити назву таблиці і двічі натиснути ліву клавішу миші або вибрати командну кнопку Открыть в результаті чого вибрана таблиця відкриється в окремому вікні(режим таблиці).

Режим таблиці використовується для додавання нових або редагування вже існуючих записів. Для додавання нових даних потрібно просто ввести їх у поля робочої таблиці, в останній порожній запис. Коли користувач розпочне введення даних в останній запис, то під ним з'явиться новий порожній запис.

Введення текстової та числової інформації нічим не відрізняється від аналогічних операцій в текстових редакторах та електронних таблицях.

Як правило, в полі МЕМО не видно всього його вмісту, оскільки в ньому є досить великі об'єми інформації. Для того, щоб побачити весь його вміст, потрібно помістити в нього курсор і натиснути комбінацію клавіш Shift+F2. При цьому відкриється спеціальне вікно Область ввода, яке також зручно використовувати при введенні інформації в це поле. Після введення або редагування даних в цьому вікні, потрібно натиснути кнопку Ok.

інформацію в Поле объекта можна вводити шляхом копіювання OLE- об'єкту через буфер обміну даними. Крім цього, можна викликати на його комірці контекстне меню і вибрати команду Вставить Объект. Відкривається однойменне діалогове вікно, в якому можна відмінити опцію Создать новыйі вибрати тип створюваного об'єкту. З'являється вікно програми в якій створюється даний тип об'єкту. Інша опція Создать с файла дозволяє вставити об'єкт із файлу на диску.

Введення даних в логічні поля полягає у тому, щоб відмітити опцію, яка знаходиться в цьому полі. Якщо опція відмічена, то це відповідає правдивому значенню, а відключена - хибному.

Для редагування даних досить помістити курсор в потрібну комірку таблиці і відредагувати дані або ввести нові. Під час редагування запису зліва від нього з'являється зображення олівця, який вказує на те, що запис редагується. Як тільки перемістити курсор на інший запис, то зміни автоматично записуються в таблицю.

В процесі редагування для переміщення по таблиці використовуються комбінації клавіш, представлені в таблиці:

В Access неможливо редагувати наступні поля:

- Счетчик - значення в полях лічильника збільшуються і зберігаються автоматично;

- Недоступні поля - коли у властивостях поля для параметру Доступно встановити Нет або для Заблоковано встановити Да;

- Поля в деяких типах запитів - неможливо редагувати поля в запитах, які встановлюють зв'язки біль ніж з однією таблицею. Також у деяких запитах неможливо редагувати підсумкові значення;

- Обчислювальні поля - оскільки обчислювальні поля не існують як окремі поля(вони обчислюються на основі інших полів), їх неможливо редагувати. Для знищення запису в таблиці бази даних потрібно спочатку його виділити, або помістити курсор в довільну комірку запису і в пункті меню Правка вибрати командуВыделить запись. Потім в цьому ж пункті меню вибрати команду Удалить запись. Відкривається діалогове вікно, де потрібно підтвердити свої дії, вибравши кнопку Да.

Під час роботи із таблицями БД можна легко змінювати вигляд даних: розширювати або звужувати колонки(поля), переносити їх у інше місце, ховати і фіксувати. Такі зміни впливають лише на зовнішній вигляд таблиці, внутрішній порядок даних не змінюється. Для зміни ширини колонки потрібно встановити курсор миші на її правій межі так, щоб він набув форми горизонтальної стрілки.

Є три основні способи фільтрування:

· Загальні фільтри. Зручні у використанні фільтри, які дають змогу вибирати значення з даних для фільтрування. Також ці фільтри містять набір вбудованих фільтрів для порівняння, наприклад Містить.

· Фільтрування за виділенням. Це також зручний у використанні спосіб фільтрування. Його доцільно застосувати, якщо потрібно використати певне значення як фільтр.

· Фільтрування за формою слід використовувати, якщо потрібно одночасно застосувати набір фільтрів. Цей спосіб фільтрування дає змогу краще керувати процесом фільтрування.

Щоб застосувати фільтр, клацніть правою кнопкою миші поле або елемент керування для фільтрування та виберіть у нижній частині спливаючого меню команду фільтрування. Щоб використовувати певне значення як основу свого фільтра, виберіть значення, клацніть його правою кнопкою миші, а потім виберіть команду фільтрування. Параметри фільтрування залежать від типу даних поля, яке використовується.

Фільтри можна використовувати для перегляду певних записів у формі, звіті, запиті або таблиці даних чи для друку лише деяких записів звіту, таблиці або запиту. Застосування фільтра дає змогу обмежити кількість даних для відображення без змінення оформлення основного об’єкта.