Організація документування

· Організація діловодства на підприємстві

· Вивчення організаційно-розпорядчих документів та документі з особового складу

· Робота керівника з офіційними документами та власним архівом

Для прийняття своєчасних та обґрунтованих управлінських рішень потрібна раціональна організація діловодства на підприємстві. Студент-практикант повинен встановити яка організаційна форма діловодства використовується на підприємстві (централізована, децентралізована або змішана), надати схему руху основних груп і видів документів та зробити висновки о раціональності маршрутів і етапів опрацювання документів, стандартизації та уніфікації текстів документів та використанні сучасних технологічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів.

При ознайомлені з організаційно-розпорядчими документами (постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповідні, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.) та документами з особового складу (накази по особовому складу, особові картки довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян-працівників та ін.), по-перше, необхідно встановити якими з цих документів користується керівник підрозділу у своєї діяльності, а потім де яким з них (2-3 документам) надати скорочену характеристику.

Характеристику документу треба надавати за такою схемою:

1. Вид документу (наказ, анкета, акт, договір та ін.)

2. Документ зафіксований на:

ü паперовій основі (надруковані, на бланку, графічні);

ü на фото-, кіноплівці, магнітної стрічці;

3. Походження документу:

ü Офіційне(службове)

ü Особистісне (іменне)

4. По виду діяльності документ є:

ü Організаційно-розпорядчім;

ü Фінансово-розрахунковим;

ü З постачально-збутових питань;

ü З особового складу;

5. За місцем складання:

ü Зовнішні (вхідні або вихідні);

ü Внутрішні;

6. За строками:

ü Постійного зберігання;

ü Довгострокового зберігання;

ü Тимчасового зберігання;

7. Основні реквізити документу (наприклад, Державний герб України, емблема, код підприємства, адресат, заголовок до тексту, текст, підписи, гриф погодження, резолюція, місце складання або видання, печатка та ін.)

8. Основний зміст документу (о чому йде річ, наприклад, фіксування фактів…; відображення бухгалтерської інформації…; викладені висновки та пропозиції…; носить директивний характер…; регламентує діяльність…; та ін)

9. За ступеням гласності (секретні, службового використання, звичайні)

10. Хто складає (одна або декілька посадових осіб)

Крім цього необхідно розглянути роботу керівника з офіційними документами та власним архівом (копіями де яких внутрішніх документів, підготовчими і черновими матеріалами, особистими документами, різними публікаціями, документами творчої діяльності, власним листуванням, робочими блокнотами, проспектами та ін.), тобто відповісти на наступні питання:

1. Чи всі документи, які надходять на підприємство (або підрозділ) керівник розглядає особисто? Як що так, то чому?

2. Чи направляє де які документи підлеглим без розгляду? Як що так, то чому?

3. Скільки часу у день керівник витрачає на розгляд документів?

4. У який час керівник розглядає кореспонденцію: на прикінці дня, , вранці або 2-3 рази на тиждень? Чи не забезпечує встановлений порядок накопиченню документів?

5. Чи систематизує та розділяє керівник власний архів документів на окремі групи (за тематикою, в залежності від авторства, по хронології або в алфавітному порядку та ін.)?

6. Чи формує керівник власний архів документів в окремі справи?

7. Чи зберігає керівник перелік справ у зручному для огляду місці (під скло, у робочому щоденнику та ін.)?

Рекомендований перелік додатків до пункту 3.3:

· Копії організаційно-розпорядчих документів

· Копії документів з особистого архіву керівника

· Бланки стандартизованих та уніфікованих документів