Контроль виконання рішень

· Контроль за станом документаційного забезпечення управління

· Картковий контроль

· Комп’ютерний контроль

· Заслуховування звітів

Після того, як почалось виконання рішення, менеджер здійснює контроль за ходом його виконання. Перш за все, необхідно встановити, який тип контролю використовує керівник підрозділу (відділу або цеху) – ручний, картковий або комп’ютерний.

З метою підвищення оперативності роботи та відповідності працівників за доручену справу керівник постійно здійснює контроль за станом документообігу. Студент-практикант повинен встановити та охарактеризувати методи такого контролю, серед яких можуть бути: перевірка оформлення документів; перевірка картотек, журналів з погляду наявності і додержання строків виконання; виявлення причин, що затримують проходження та виконання документів; перевірка правильності ведення справ; перевірка і забезпечення засобів зберігання документів та наявність відповідальних за це осіб та ін.

Крім цього необхідно з’ясувати, хто несе відповідальність за організацію здійснення контролю, хто і де це відображається (на документі, у наказі, розпорядженні та ін.) несе відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа, які строки виконання документів. У таблиці 5.1 надається основний перелік документів, по яким необхідно встановити строки виконання.

Таблиця 5.1 Строки виконання документів

Якщо використовується картковий контроль виконання документів, то потрібно розглянути примірники реєстраційно-контрольних карток; встановити, як ведеться облік невиконаних в строк документів; коли документ вважається виконаним; як знімається документ з контролю; яку відповідальність несуть посадові особи за невчасне або неякісне виконання документів.

Найбільш ефективним вважається комп’ютерний контроль. Як що застосовується такий вид контролю, студент-практикант повинен встановити, як доводиться документ до виконавця та контролюючої особи, хто періодично перевіряє хід виконання рішення, як ведеться облік невиконаних документів.

Важливим засобом контролю виконання прийнятих рішень є систематичне заслуховування звітів. У разі використання такої форми контролю студенту-практиканту доцільно буде встановити, які переваги вона має перед контролем картковим або комп’ютерним; кого запрошують на нараду; чи проходить вона у формі бесіди; чи формує менеджер прийняте рішення на нараді у вигляді приказу або розпорядження.

Рекомендований перелік додатків до пункту 5.1:

· Копії документів з резолюцією;

· Копіє реєстраційно-контрольних карток

· Копії наказів, розпоряджень та інших документів о виконанні