Советы менеджеру

Коммуникация

Коммуникационные навыки стоят на вершине списка качеств, которыми должен обладать менеджер. Они включают в себя устную и письменную коммуникацию. В деловом мире нужно говорить и излагать свои мысли понятно, точно, честно и убедительно. Менеджеру необходимо быть точным, если он хочет, чтобы другие поняли, чего он от них ожидает. Примеры использования как четкого, так и неопределенного языка в одних и тех же деловых ситуациях:

Контроль выполнения плана

Эта замечательная фраза есть суть бизнеса.

Иными словами, имейте план и используйте его. Обычно это называется контролем выполнения плана, что подразумевает управление ресурсами – людьми, временем, оборудованием и финансами – по намеченному плану для достижения конкретной цели.

1. Составные части бизнеса.

Для ведения бизнеса в компании должен существовать ряд отделов (департаментов, структурных подразделений). Каждый отдел выполняет работу, относящуюся к определенной сфере деятельности. В большинстве крупных компаний главными отделами являются:

Финансовый отдел

Отвечает за контроль фондов, приходящих и уходящих из компании.

Финансовый отдел работает вместе с высшим управленческим звеном для постановки целей компании по продажам и прибыли на следующий год. Он осуществляет контроль над тем, чтобы финансовые дела компании шли в нужном порядке.

Финансовый отдел обеспечивает хорошие инвестиционные возможности компания и деньги, чтобы воспользоваться ими.

Этот отдел помогает другим подразделениям компании составлять свои бюджеты и объединять их в единый бюджет компании. Бюджет – определение суммы расходов или поступлений на определенный период в будущем.

В больших компаниях финансовый отдел выполняет также казначейскую функцию, то есть управляет наличными средствами компании и отвечает за работу с банками.

Бухгалтерия

Ведет учет финансовых операций компании.

Бухгалтерия, отслеживая продажи, затраты и поступления, а также выплаты наличных денег. Кроме того, бухгалтерия рассчитывает суммы налогов, которые должна платить фирма.

Производственный отдел

Организует процесс производства товаров, выпускаемых компанией, и обеспечение сервисных услуг, оказываемых компанией.

Менеджеры производственного отдела напрямую отвечают за производительность работников, контроль себестоимости и качество конечного продукта или услуги.

Производственный отдел отвечает за разработку и выпуск товаров и услуг. Сфера ответственности этого отдела – производственная база компании.

В фирме, которая выпускает товары, производственная база представляет собой «фабрику», на которой компания делает свой продукт. В этом случае в составе производственного отдела могут быть выделены отделы доставки и закупок, отвечающие за доставку товаров заказчикам и получение сырья от поставщиков.

В компании, продающей услуги, производственной базой являются работники, и их рабочие места. Примеры компаний обслуживающих клиентов: сервисные компании, общественное питание, страхование, банковское обслуживание, транспортные перевозки и т.п. Производственная база в компании, занимающейся услугами, также включает в себя внутренние функции: то есть деятельность, которую заказчики напрямую не ощущают, но которая связана с их сделками (например, обработка финансового чека в банке).

Отдел маркетинга

Занимается анализом внутренней и внешней среды предприятий.

В функцииОтдела маркетинга входит анализ конкурентов, исследование рынка и позиционирование товара, ценообразование, формирование ассортимента и формулирование требований к качеству продукции и обслуживанию клиентов, продвижение продукции, формирование и поддержание имиджа предприятия и торговых марок.

Ключевая задача маркетинга – помогать отделу продаж продавать.

Отдел маркетинга работает для того, чтобы рассказывать существующим и потенциальным клиентам о товарах и услугах компании. Делает это маркетинг при помощи рекламы, продвижения, прямых продаж, организации специальных мероприятий и других способов создания осведомленности.

Отдел продаж

Занимается реализацией товаров или услуг компании

В большинстве компаний организация продаж являются наиболее важным звеном бизнеса. В крупных отделах продаж работают в основном торговые агенты.

Во многих компаниях службы продаж включают в себя и послепродажное обслуживание клиентов, работающее с заказчиками уже после совершения покупки.

Основные задачи отдела продаж:

Убеждение клиентов в необходимости покупки товаров, предлагаемых компанией.

Поиск потенциальных клиентов и превращение их в своих заказчиков.

Компания может продавать товар частным покупателям, дистрибьюторам или розничным сетям, которые, в свою очередь, продают его другим покупателям.

Отдел управленческих информационных систем

Состоит из специалистов в области компьютерных систем.

В отдел входят специалисты по вычислительным сетям, системные аналитики и разработчики программного обеспечения. Деятельность отдела связана с покупкой и установкой программного обеспечения, необходимого для эффективной работы компании (например, обеспечение отчетами и данными управленческого звена) и его поддержкой.

Вспомогательные службы

В основном оказывают помощь всем другим отделам структуры управления.

1. Основные направления деятельности службы управления персоналом.

Служба персонала

Помогает менеджерам нанимать, ориентировать и обучать работников, определять нормы их поощрения, оценки показателей работы и назначать дисциплинарные взыскания.

Служба персонала (или отдел кадров) есть на большинстве предприятий. Сегодняшний день ставит перед кадровыми службами такие задачи, как обеспечение роста и развития сотрудников, управление работниками разных сфер, расчет заработной платы, взаимодействие со страховыми компаниями и тренинги персонала – все, что делает компанию гибкой.

Служба персонала также следит за соблюдением трудового законодательства и за обеспечением безопасности рабочих мест.

На данной схеме представлены основные функции менеджера по работе с персоналом.

После того как кандидат становится работником компании, служба персонала снабжает его материалами, помогающими ему понять политику, структуру, преимущества и этику компании. Это могут быть методические пособия, руководства и т.д.

Частью менеджерской ответственности является забота о развитии сотрудников. Сюда включается организация тренингов: как по инициативе компании, так и по их собственной инициативе, если тренинги имеют отношение к работе и вписываются в бюджет. Если у вас есть подчиненные, нужно располагать некоторым бюджетом (хотя бы 500-1000 долларов в год) на их обучение.

В крупных компаниях часто существуют программы погашения платы за обучение, когда сотруднику выплачивается сумма, потраченная на курсы, одобренные руководством.

«Трудные» работники – это те, кто не справляется или приносит вред, но кого вы не можете или не хотите немедленно уволить.

В большинстве компаний работнику дается шанс исправиться (от 30 до 60 дней), и лишь в противном случае его увольняют. Обычно перед назначением исправительного срока работник получает записку о плохом исполнении своих обязанностей и несоответствии требованиям организации. В записке пишется о главных претензиях к его деятельности, таких как несоблюдение трудовой дисциплины или низкое качество работы. Также указывается, чего ему нужно достичь, например, не опаздывать на работу или снизить процент выпуска брака до 2%.

Во многих компаниях существует политика, в соответствии с которой менеджер должен предоставлять каждому сотруднику официальный ежегодный письменный документ с оценкой его работы.

Служба персонала обычно рассматривает жалобы работников.

Жалобы появляются, когда сотрудники чувствуют несправедливое отношение менеджеров или становятся жертвами дискриминации (половой, религиозной, национальной), или по отношению к ним нарушаются положения КЗОТ. Обычно служба персонала располагает соответствующими процедурами на эти случаи и решает подобные проблемы.

В крупных компаниях есть система джоб-постинга (job-posting), то есть список открытых вакансий и определенная процедура подачи заявок на них. Во многих компаниях предпочитают заполнять эти должности при помощи внутренних ресурсов, поскольку есть уверенность в тех сотрудниках, кто уже работает какое-то время. Если в течение 2-4 недель не удается заполнить вакансию, компания обращается к внешним ресурсам.

Служба персонала заботится о продвижении и о карьере каждого сотрудника. Это может выражаться, например, в виде структурированного официального тренинга по менеджменту. В ходе такого тренинга человек приобретает самые разные знания, работая поочередно в нескольких отделах. Время работы в каждом отделе может варьироваться от нескольких недель до нескольких месяцев.

Рекрутинг

Это поиск и привлечение кандидатов на открытые позиции в компании.