ТЕМА 1. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ І ТЕХНОЛОГІЇ, ЇХ РОЛЬ В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІКОЮ

1. Призначення і роль інформаційної системи в економіці.

2. Структура та функції ІС.

3. Класифікація ІС.

1.ПРИЗНАЧЕННЯ ТА РОЛЬ ІС

Управління комерційною діяльністю як і економікою в цілому ґрунту­ється на інформації та породжує нову інформацію. Ефективність функ­ціонування господарського механізму будь-якого об’єкта (торговельного підприємства, організації) всеціло залежить від уміння керівників різного рівня ретельно готувати й обґрунтовувати прийняті рішення. Умови ринкової (конкурентної) інфраструктури висувають не тільки серйозні, а і нові вимоги до якості, своєчасності, повноти, вірогідності всіх видів інформації, що забезпечують ефективність управлінських процесів.

Кожне торговельне підприємство як об’єкт управління - це система, що складається із взаємозалежних елементів. Наприклад, національна економіка, галузі господарства, конкретні суб’єкти господарювання (торговельно-виробничі підприємства) розглядаються як економічні системи. При цьому кожна система одночасно виступає елементом системи вищого рівня. Ієрархія систем веде як вгору до міністерства, так і вниз до конкретної виробничої одиниці. Тому при дослідженні систем враховується існування ієрархії, а відокремлення (виділення) конкретної системи зі складу загальної (макросистеми) здійснюється відповідно до поставленої мети. Дане відокремлення визначає межі виділеноїсистеми. У відповідності до цього все, що знаходиться поза системою, що досліджується, виступає зовнішнім оточенням.

Водночас кожна система існує не відокремлено, а під дією як суміжних систем, так і навколишнього середовища. Кількість таких впливів в принципі безмежна, але в дослідженнях враховуються тільки ті з них, які суттєво впливають на досліджувані параметри системи. Ці впливи називаються входами. Входи поділяються на керуючі та збурювальні. До керуючих впливів належать директивні вказівки, економічні нормативи, планові завдання, корективи обсягів показників діяльності та і 11.; до збурювальних- зриви у постачанні товарів (зовнішні), хвороби працівників, простої, поломки устаткування (внутрішні).

Оскільки всі системи - взаємозалежні, кожна з них, у свою чергу, впливає на зовнішнє середовище. Особливості цього впливу визна­чаються виходом системи.

Вихід і вхід системи є взаємозалежними, між ними існує прямий причинно-наслідковий зв’язок, що проявляється у функціонуванні системи.

Окрім вхідних і вихідних параметрів, система характеризується множиною змінних, які визначають внутрішній-стан (див. рис).

При дослідженні системи управління найбільший інтерес викликає залежність між її входом і виходом. Відповідно зміна вихідних параметрів під впливом вхідних кваліфікується як перетворення системи.

Цілеспрямованим впливом однієї системи (підсистеми) на іншу, який має на меті змінити її поведінку в певному напрямі (відповідно до заданої мети), є управління. З цього слідує, що система, яка реалізує процес управління, складається як мінімум із двох частин (див рис.): керованої (якою управляють) і керуючої (яка управляє).

Керована система - це виробничо-торговельна система, а керуюча це система вищого рівня. Механізми процесу управління дуже складні та важко доступні для розгляду. Розкрити їх зміст допомагає кіберне­тичний підхід, який розглядає механізми управління через процеси обміну (перероблення) даних і інформації.

зворотного зв'язку   Рис.Структура системи управління комерційною діяльністю.

Інформаційна система не тільки відображає функціонування об’єкта управління, а й впливає на нього через органи управління. Вона є акумулятором інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень, її метою є продукування інформації для використання (споживання) управлінським апаратом. Відповідно вона забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації “знизу вгору”, а також конкретизацію інформації “зверху вниз”.

Призначення ІС полягає в описі економічного об’єкта, його станів, взаємодії, що виражаються через встановлені для комерційної діяльності економічні показники. Вона покликана своєчасно подавати органам управління необхідну і достатню інформацію для прийняття рішень, якість яких забезпечує високоефективну діяльність кожного об’єкта управління та його підрозділів. До головних її завдань належать:

> виявлення джерел інформації;

> збирання, реєстрація, оброблення та видача інформації, що характеризує стан комерційної діяльності й управління;

> розподіл інформації між рівнями, підрозділами та виконавцями відповідно до їх участі в управлінні.

Найважливіша властивість ІС - єдність управлінської інформа- ' ції, що дозволяє формувати єдине інформаційне забезпечення системи управління. Вхідною інформацією користуються всі органи управління оскільки вона в подальшому забезпечує формування єдиної бази даних.

2.СТРУКТУРА ТА ФУНКЦІЇ ІС

Структурно ІС складається з компонентів наведених на рис. і включає:

Ø інформаційний фонд;

Ø систему оброблення інформації;

Ø вхід;

Ø вихід;

Ø внутрішні і зовнішні канали.

У Державному Стандарті України (ДСТУ 2874-94) дано таке визначення ІС: Інформаційна система - система, яка організовує пам’ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери (ПС)”.

Характерною рисою ІС є те, що людина виступає активним учасником інформаційного процесу. Особливо це проявляється в умовах функ­ціонування автоматизованих робочих місць спеціалістів (АРМівС), коли працівник (кінцевий користувач) здійснює введення інформації в систему, підтримує її в актуальному стані, обробляє інформацію і використовує здобуті результати в системному управлінні.

Інформація служить способом опису взаємодії між джерелом й одер­жувачем інформації. Одне і те ж саме повідомлення одному одержувачу може давати повний обсяг інформації, а іншому-недостатній або зовсім невеликий.

Потенційні можливості ІС реалізуються через їх функції, до яких належать:

> обчислювальна, яка призначена для вчасного і якісного виконання оброблення інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;

> слідкувальна, яка призначена для відстежування і формування всієї необхідної для управління зовнішньої та внутрішньої інформації;

> запам’ятовувальна, яка забезпечує постійне накопичення, систе­матизацію, збереження і відновлення всієї необхідної для управління інформації;

> комунікаційна, яка забезпечує передачу потрібної інформації в задані пункти (регіонального розподілу);

> інформаційна, яка реалізує швидкий доступ, поиіук і видачу необхідної інформації;

>регулювальна, яка здійснює інформаційно-керуючий вплив на об’єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;

> оптимізаційна, яка забезпечує оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об’єкта управління;

> прогнозна, яка визначає основні тенденції, закономірності та показники розвитку об’єкта управління в майбутній період часу;

> аналітична, яка визначає основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;

> документувальна, яка забезпечує формування всіх обліково- звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.