Узагальнення результатів ревізії і складання акту ревізії

Узагальнення результатів контролю включає комплекс методичних прийомів щодо узагальнення та систематизації отриманих результатів, необхідних для прийняття рішення з усунення виявлених недоліків діяльності підприємства. Зокрема, складаються відомості обстежень місць зберігання, співставлення результатів інвентаризації грошових коштів, матеріальних цінностей і розрахунків; однорідні недоліки групуються в таблицях, схемах, графіках, інших синтезованих документах. При узагальненні результатів контролю використовуються наступні методичні прийоми: групування недоліків, аналітичне групування, документування результатів контролю.

Рис. 5.4. Прийоми завершальної стадії

Групування виявлених недоліків в діяльності ревізованого підприємства здійснюється, як правило, в Журналі ревізора (перевіряючого) у відповідності до структури висновку ревізійної комісії (акта ревізії). Для кожного розділу висновку відводяться окремі сторінки, де здійснюються записи однорідних недоліків. При цьому зазначається звітний період, до якого відносяться виявлені недоліки, назва документу, що відображає таку господарську операцію, відповідний нормативний акт, зміст недоліків, посадові особи, відповідальні за виявлені недоліки, сума матеріального збитку та матеріало-відповідальні особи. Тут же зазначаються заходи, що необхідно вжити для усунення допущених недоліків, ліквідації їх наслідків і попередження в майбутньому.

Отримана інформація узагальнюється з використанням хронологічних, систематизованих і хронологічно-систематизованих групувань. При хронологічному способі недоліки групуються послідовно за періодами їх виникнення в фінансово-господарській діяльності підприємства. Систематизоване групування передбачає викладення в систематизованому вигляді виявлених і попередньо зафіксованих в хронологічній послідовності недоліків за їх однорідністю та змістом. Хронологічно-систематизоване групування узагальнює виявлені перевіркою недоліки згідно їх виникнення й за однорідністю. Цей вид групувань найчастіше застосовується під час складання висновку (зведеного акта) перевірки.

Аналітичні групування здійснюються під час складання відомостей, таблиць, графіків узагальнення однорідних недоліків і є результатом проведеного в процесі ревізії економічного аналізу, статистичних розрахунків.

Документування результатів контролю використовується при оформленні контрольних дій на момент перевірки проміжними робочими документами перевіряючих та безпосередньо при складанні основного висновку (акта) ревізійної комісії за результатами перевірки. Підсумки інвентаризацій, контрольних замірів і аналізів, контрольних запусків, звірки взаєморозрахунків, результати тематичних перевірок, а також перевірок невеликих питань, оформляються довідками та актами. Проміжними актами також оформляються результати перевірок окремих розділів контрольно-ревізійної роботи, проведених членами ревізійної комісії (групи) під час комплексного контролю. Складати проміжні акти (довідки) слід також у випадках грубих порушень і зловживань. Це упереджує можливості виправлення, вилучення, підробку документів, спотворення фактів порушень і зловживань. Із змістом складеного проміжного акта (довідки) результатів перевірки певної ділянки діяльності підприємства слід ознайомити керівника підконтрольного підрозділу. Значно підвищують доказову силу висновків ревізії (перевірки) отримані пояснення посадових осіб. Письмові пояснювальні записки роблять незаперечними виявлені контролем епізоди.

Підсумковим документом, де узагальнюються результати ревізії (перевірки) виробничої та фінансово-господарської діяльності підприємства, є висновок (акт) ревізійної комісії. Перед його складанням уточнюються матеріали перевірки, зафіксовані проміжними робочими документами перевіряючих (Журналами перевіряючих, проміжними актами, довідками, аналітичними, таблицями, групувальними та співставними відомостями, письмові пояснення посадових осіб та ін.), нормативні акти, що порушені, обмірковуються виробничі ситуації. Всесторонньо перевірені й обґрунтовані стосовно нормативних документів факти порушень і зловживань в систематизованому вигляді лаконічно викладаються головою Ревізійної комісії у заключному висновку (акті). В інших підприємствах недержавної форми власності функції голови Ревізійної комісії щодо оформлення результатів внутрішньогосподарських ревізій і перевірок виконують головні бухгалтера.

Зміст висновку (акта) не слід загромаджувати аналітичними таблицями, розрахунками, переліками ідентичних порушень. Порушення слід згрупувати за однорідними ознаками й у випадку їх значної кількості відобразити в висновку (акті) загальними сумами з виділенням найбільш суттєвих. Повний перелік такої інформації виноситься в додатки з відповідними посиланнями у тексті висновку (акта).

В акті ревізії не слід викладати особисті висновки та зауваження ревізора. Не слід використовувати юридичну термінологію. Заборонено надавати кваліфікацію дій посадових та матеріально-відповідальних осіб.

Акт повинен відображати факти порушень з обов’язковим посиланням на відповідні недоброякісні документи. У випадку необхідності окремі факти обґрунтованими доданими до акту ревізії документами (оригіналами чи копіями), довідками, аналітичними таблицями, розрахунками та даними лабораторних аналізів. Підроблені документи та документи, які мають явні сліди підробок та виправлень, повинні додаватися до акту ревізії (щоб уникнути їх зникнення). Незаконні письмові розпорядження, особисті записки та списки на незаконний відпуск (отримання) грошових коштів чи товарно-матеріальних цінностей, також повинні вилучатися та прикріплятися до акту ревізії.

На вилучені документи та облікові регістри складаються опис за підписами ревізора та головного (старшого) бухгалтера, де вказується найменування документу (регістра), його основні дані та звідки він взятий.

Рекомендується наступна послідовність викладенняпідсумків ревізії (перевірки) виробничої та господарської діяльності підприємств:

вступна частина містить:

· найменування та підлеглість підприємства,

· склад ревізійної комісії,

· підстава здійснення контролю,

· період контролю та терміни його проведення,

· прізвища та ініціали керівників підприємства та час їх роботи,

· ділянки були піддані контролю суцільним способом, які – вибірковим;

основна частина містить факти недоліків і порушень, викладення за розділами контрольно-ревізійної роботи:

· грошові кошти та фінансові інвестиції підприємства;

· дебіторська заборгованість та зобов’язання;

· стан, збереження та використання необоротних активів;

· наявність та використання запасів;

· доходи, витрати та фінансові результати;

· статутна діяльність і власний капітал;

· стан бухгалтерського обліку та звітності, фінансовий стан підприємства.

Наслідковий зв'язок між порушенням трудових обов’язків і найменшим збитком. Тобто збиток має бути результатом порушення цих трудових обов’язків.

Збиток понесений винним працівником (прізвище) противною дією або бездіяльністю працівника.

У висновку (акті) не допускаються необумовлені виправлення, кваліфікація та оцінка дій посадових і матеріально-відповідальних осіб, використання судової термінології, також слід уникати гострих виразів і термінів.

Керівник і головний бухгалтер підприємства підписує висновок (акт) й одночасно додає до нього свої зауваження. Підписи членів вказуються за виконаними обов’язками в складі Ревізійної комісії (групи).