Служба діловодства.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення у структурному підрозділі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами з застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в підрозділах структурного підрозділу.

Службу діловодства очолює керівник, який відповідає за бойову готовність діловодства, забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами, професійну підготовку, виховання, трудову дисципліну, моральний і психологічний стан працівників, внутрішній порядок, всебічне забезпечення діловодства, збереження і стан технічних та матеріальних засобів.

Керівник служби діловодства структурного підрозділу зобов’язаний:

підтримувати діловодство структурного підрозділу в постійній бойовій готовності;

організовувати отримання, облік, попереднє опрацювання документів та доведення їх до керівництва структурного підрозділу;

контролювати виконання встановлених правил роботи з документами у структурному підрозділі;

доповідати керівництву структурного підрозділу про стан роботи з документами;

вживати заходів до зменшення обсягу службового листування у структурному підрозділі;

взаємодіяти з керівниками структурних підрозділів із питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних документів;

взаємодіяти з юридичною службою з правових питань, пов’язаних із підготовкою документів;

організовувати контроль за своєчасним розглядом та виконанням документів у структурному підрозділі;

підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;

проводити з працівниками структурного підрозділу заняття з питань виконання документів, організації роботи діловодства;

організовувати підготовку та здачу документів до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України;

своєчасно вживати заходів щодо забезпечення режиму секретності, здійснювати постійний контроль за охороною державної таємниці в службі діловодства;

своєчасно оформляти та подавати заявки на необхідне матеріально-технічне забезпечення діловодства;

підтримувати у справному стані технічні засоби, своєчасно вживати заходів щодо їх обслуговування та ремонту;

за дорученням керівництва структурного підрозділу виконувати інші функції за напрямом діяльності.

Служба діловодства структурного підрозділу розташовується в ізольованих приміщеннях, обладнаних тамбуром з вікном для видачі документів чи бар’єром. Двері приміщень повинні мати надійні замки.