Загальні вимоги до створення документів.

Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується, з дотриманням установлених правил, інформація про управлінські дії.

Міністр оборони України в межах повноважень, на основі та на виконання Конституції України та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України видає накази та доручення, обов’язкові для виконання всіма посадовими особами Міністерства оборони та Збройних Сил України.

Перший заступник Міністра оборони України в межах повноважень видає накази по особовому складу військовослужбовців і надає доручення заступникам Міністра оборони України, керівникам структурних підрозділів Міністерства оборони з конкретними особистими вказівками і завданнями щодо шляхів вирішення порушених питань, встановленням термінів виконання, змісту та структури документів, що створюються.

Заступник Міністра оборони України – керівник апарату видає накази по особовому складу державних службовців та з питань, що належать до його повноважень, підписує накази організаційно-розпорядчого характеру, заступники Міністра оборони України згідно з розподілом повноважень і обов’язків надають доручення керівникам структурних підрозділів Міністерства оборони з конкретними особистими вказівками і завданнями щодо змісту та структури документів, що створюються, шляхів вирішення порушених питань і встановленням термінів виконання.

Начальник Генерального штабу – Головнокомандувач Збройних Сил України в межах повноважень видає накази, директиви, здійснює розгляд документів за відповідними напрямами діяльності з наданням доручень заступникам начальника Генерального штабу Збройних Сил України, керівникам структурних підрозділів Генерального штабу з конкретними особистими вказівками і завданнями щодо змісту та структури документа, шляхів вирішення порушених питань і встановленням термінів виконання.

В апараті Міністерства оборони та в Генеральному штабі використовуються такі види службових документів (далі – документи): наказ, директива, розпорядження, доручення, рішення, протокол, положення, заява, довідка та інші розроблені в установленому порядку документи.

Наказ – основний розпорядчий документ (нормативно-правовий акт), який видається на правах єдиноначальності керівництвом Міністерства оборони та Генерального штабу, керівником структурного підрозділу і містить норми, обов’язкові для виконання підлеглими.

Директива– це вид розпорядчого документа, який видається органом військового управління з метою забезпечення виконання прийнятого його керівником рішення щодо підготовки та ведення бойових дій, питань бойової і мобілізаційної готовності, всебічного забезпечення військ (сил), організації бойової, оперативної, мобілізаційної підготовки, навчання, виховання, штатної організації та з інших питань життєдіяльності Міністерства оборони та Збройних Сил України. Видання директив застосовується, головним чином, у системі керівництва Збройними Силами України. Як правило, вони видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання у Збройних Силах України з подальшим виданням відповідних наказів.

Розпорядження – це розпорядчий документ Генерального штабу індивідуального характеру, який видається з метою оперативного вирішення окремих завдань та містить визначені вказівки для розв’язання конкретних питань. Розпорядження готується і видається в порядку, установленому начальником Генерального штабу – Головнокомандувачем Збройних Сил України.

Доручення – форма реалізації управлінських повноважень керівника, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання посадової особи.

Рішення – акт розпорядчого характеру, що ухвалюється в колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань. Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та регулятивної. В останній визначаються конкретні завдання, виконавці та строки виконання.

Протокол – документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях тощо.

Положення – правовий акт, який визначає структуру, функції, компетенцію структурного підрозділу.

Заява – це документ, який подається для реєстрації та містить офіційне повідомлення з проханням чи пропозицією. Заява (як звернення громадян) — це звернення з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Довідка – це службовий документ, який видає структурний підрозділ на прохання заінтересованої особи і який містить ті чи інші відомості про неї (наприклад довідка про місце проживання,довідка про місце роботи тощо). Довідку видає лише той орган, у якого є офіційні матеріали, що містять необхідні для довідки відомості. Довідка оформлюється, як правило, на спеціальному бланку і набуває значення офіційного документа з моменту підписання її повноважною службовою особоюі скріплення підпису печаткою;

Документ повинен відповідати вимогам та положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання структурним підрозділом покладених на нього завдань і функцій.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися, крім обов’язкових, інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.