Тема 3.3. Служба конфиденциального делопроизводства

(Служба КД)

Вопрос о целесообразности создания в организации отдельного подразделения, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, является очень спорным. При его решении в каждом конкретном случае должны быть взвешены все «за» и «против». Здесь должны учитываться такие факторы как: количество и характер конфиденциальных сведений, их мобильность, объем конфиденциального документооборота, статус и содержание деятельности общей службы документационного обеспечения управления, уровень организационной дисциплины и др. При анализе этих факторов необходимо вспомнить понятие, типовые задачи, функции службы ДОУ, а также вернуться к теме 3.1. и уже в контексте всех этих положений подходить к вопросу о службе конфиденциального делопроизводства.

При изучении данной темы необходимо использовать соответствующую нормативно-методическую документацию (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления и др.).

Следует объективно проанализировать роль службы конфиденциального делопроизводства в структуре организации (и целесообразность ее создания вообще), изучить квалификационные характеристики и требования к специалистам по защите информации, документоведам и делопроизводителям (ориентируясь на Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих) и смоделировать должностной и численный состав службы конфиденциального делопроизводства, опираясь на существующие нормативы и разработки.

При изучении данной темы следует уделить внимание такому аспекту как эргономические и технические требования к организации работы службы ДОУ, службы КД и всех сотрудников, имеющих дело с конфиденциальной документацией. Особые требования должны предъявляться к служебным помещениям, к расположению и оборудованию рабочих мест и т.д.

Необходимо выделить документы, составляющие нормативно-методическую базу службы КД (Положение о службе КД, Инструкция по защите информации, Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, Перечень конфиденциальных сведений и перечни конфиденциальных документов и др.) и определить их значимость в процессах конфиденциального делопроизводства.

При рассмотрении данной темы следует также акцентировать роль постоянно действующей экспертной комиссии в организации защиты информации и конфиденциального делопроизводства.