Тема 4.4. Организация конфиденциального документооборота

Приступая к изучению данной темы необходимо вспомнить понятие документооборота. Традиционно документооборот определяется как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления»[1]. Оно в целом применимо и для определения понятия конфиденциального документооборота, но с некоторыми оговорками. Дело в том, что в обычный документооборот включены, как правило, подлинники или имеющие юридическую силу заверенные копии, а в конфиденциальный (то есть защищенный) документооборот включены все материальные носители конфиденциальной информации (рабочие записи, черновики, проекты, незаверенные копии и т.п.). Таким образом, основным признаком, определяющим конфиденциальный документооборот, будет его особый режим, предполагающий защиту любой документированной информации, включенной в него. А что касается исходных и конечных точек данного процесса (поскольку конфиденциальный документооборот, также как и открытый, есть определенный процесс), то здесь следует указать более расширительно. Так же, как и открытые документы, конфиденциальные включаются в документооборот организации с момента регистрации, но их учет происходит еще на начальных этапах создания (см. тему 4.3.). Кроме того, конфиденциальный документ будет исключаться из контролируемого процесса конфиденциального документооборота не с момента исполнения, а по факту помещения его в дело. Общеизвестно, что эти этапы делопроизводства предполагают друг друга, но на практике часто бывает, что исполненный документ еще неопределенное время остается неоформленным в дело. Очевидно, что для конфиденциальных документов это представляет определенную угрозу, поэтому в определении понятия конфиденциального документооборота следует учитывать и эту особенность. Кроме того, специфическим способом исключения документа из конфиденциального документооборота может явиться его перевод в другую категорию (например, открытых или секретных документов). Таким образом, перефразировать указанное выше определение можно следующим образом: конфиденциальный документооборот – это контролируемое движение конфиденциальной документированной информации в организации с момента ее первичного фиксирования на материальном носителе или получения конфиденциальных документов до помещения в дело, отправления, передачи на архивное хранение, уничтожения или исключения ее из разряда конфиденциальной.

Следует уяснить основные принципы конфиденциального документооборота, особенности всех его этапов по сравнению с аналогичными процедурами открытого документооборота. Специфика конфиденциального документооборота будет проявляться на всех стадиях: при экспедиционной обработке входящих и исходящих документов, при регистрации, визировании, исполнении и контроле исполнения. Эти особенности следует выделять, поскольку их акцентирование будет необходимым при создании организационных и методических документов по защите конфиденциальной информации.