Тема 4.2. Документирование конфиденциальной информации

При изучении данной темы важно осмыслить необходимость существования усложненной процедуры документирования конфиденциальной информации по сравнению с открытой, важность таких этапов этого процесса как санкционирование документирования конфиденциальной информации, определение (регламентация) состава конфиденциальных документов, учет носителей конфиденциальной информации, контроль за целесообразностью и правильностью документирования конфиденциальной информации.

Кроме того, следует изучить особенности оформления отдельных реквизитов конфиденциальных документов, а также обратить внимание на существование особых правил копирования и тиражирования конфиденциальных документов.

Процесс документирования конфиденциальных сведений состоит из нескольких этапов. Следует обратить внимание, что учет конфиденциальных документов, в отличие от открытых, начинается с этапа подготовки материальных носителей для черновиков и готовых документов. Здесь следует выделить основные виды носителей, их специфику, порядок выдачи и учета.

Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа, однако он чрезвычайно усложняется некоторыми факторами, вытекающими из необходимости минимизации рисков утечки конфиденциальных сведений:

1) необходимость строгого обоснования целесообразности документирования определенных конфиденциальных сведений;

2) в документ не должны включаться излишние сведения;

3) составлять документ должны лица, имеющие право доступа к соответствующим сведениям;

4) документ не должен дублировать по своему содержанию другие документы.

Особое значение при документировании конфиденциальных сведений имеет гриф ограничения доступа к документу. Необходимо уяснить сущность и назначение данного реквизита, правила его постановки и оформления. Следует иметь в виду, что формулировка грифа присутствует не только на подлинниках конфиденциальных документов, но и на черновиках, проектах, копиях, а также в учетных формах.

Правила оформления конфиденциальных документов в основном такие же, что и открытых. То есть, при оформлении организационно-распорядительных конфиденциальных документов тоже следует учитывать положения ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», однако в оформлении отдельных реквизитов все же будет определенная специфика (регистрационный номер, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений и др.). Для концептуализации данного блока знаний следует обратиться к понятию метаданных и проанализировать возможности последних в обеспечении защиты конфиденциальных документов.

При изготовлении конфиденциальных документов следует строго соблюдать определенные нормы безопасности, особый режим копирования и тиражирования. Немаловажную роль в защите конфиденциальных документов от подделки играют также индивидуальные методы идентификации носителей, которые могут применяться как при изготовлении бланков, так и при создании конкретных документов.