Тема 4.3. Учет конфиденциальных документов

Необходимо учесть тот факт, что одним из универсальных способов обеспечения определенного уровня безопасности конфиденциальных документов являются различные виды их учета. Причем в конфиденциальном делопроизводстве учет начинается не с момента подписания (утверждения) подлинника документа, а с регистрации материальных носителей для черновиков, проектов, подлинников, копий и т.п. Можно сказать, что конфиденциальное делопроизводство основано на учете всех пунктов проявления конфиденциальной информации и конфиденциальных документов. В связи с этим надо подробно остановиться на видах учета и требованиях к оформлению учетных форм.

Изучение данной темы надо начать с обращения к понятию и целям учета, которые так или иначе затрагивались при изучении других дисциплин (прежде всего «Организация и технологии документационного обеспечения управления»). Исходя из этого следует констатировать многократное усиление целесообразности учета и объективную обусловленность его видового многообразия и присутствия на всех этапах конфиденциального делопроизводства.

Одним из основных принципов учета, без которого он практически становится бессмысленным, является охват всех без исключения конфиденциальных документов. Причем слово «документ» здесь следует понимать в широком смысле, то есть как информацию, закрепленную на любом носителе. В этом случае здесь будут учтены рабочие записи, черновики, проекты, незаверенные копии и т.д.

Как и в открытом делопроизводстве, в конфиденциальном основными видами учета являются учет документов, составляющих три основных документопотока, то есть входящих, исходящих и внутренних документов. Однако существуют отдельные категории документов организации, подлежащие отдельному учету (например, учет конфиденциальных документов выделенного хранения).

Для качественного освоения данной темы необходимо остановиться на каждом виде учета, уяснить его назначение и специфику. Кроме того, особое внимание следует уделить учетным формам, рациональность которых играет огромную роль в достижении целей учета. Естественно, эти формы будут различаться в зависимости от вида учета, но во всех них должна прослеживаться реализация принципов конфиденциального делопроизводства (например, принцип персональной ответственности реализуется за счет присутствия в учетных формах граф, в которых проставляются фамилии и подписи лиц, обращающихся к конкретному конфиденциальному документу (черновику, носителю)).

При рассмотрении каждого вида учета желательно проанализировать адекватность применения того или иного варианта учетной формы (журнал, карточка, электронный формат). Следует уяснить требования, предъявляемые к различным учетным формам, порядок их оформления и ведения.