Вопрос 46. Формирование отчетности по центрам ответственности

Управленческая отчетность - это система взаимосвязанных показателей, которые характеризуют условия и результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его частей за отчетный период. Основная цель составления внутрихозяйственной отчетности заключается в удовлетворении информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления данных в натуральном и стоимостном выражении, позволяющих не только производить оценку фактов хозяйственной жизни организации и контроль за ними, но и разрабатывать прогноз и план деятельности структурных подразделений предприятия либо отдельных направлений его деятельности. Именно цели составления управленческой отчетности являются критерием, определяющим ее содержание, набор показателей, периодичность, порядок предоставления.

По своему содержанию, информационной базе управленческая отчетность существенным образом отличается от финансовой отчетности. Управленческая отчетность не регламентируется какими-либо нормативными актами. Содержание управленческой отчетности, ее состав, сроки представления являются прерогативой самой организации. В связи с этим управленческая отчетность носит конфиденциальный характер. Однако независимо от специфики функционирования организации при составлении отчетности для целей управления предприятием необходимо использовать единые подходы к формированию объектов управленческого учета, их оценке, к системе их показателей и отражению последних в системе управленческой отчетности и системе бюджетирования.

Управленческая отчетность используется, в частности, для выявления степени выполнения управленческих решений. Для этих целей в управленческой отчетности отражаются прежде всего те показатели, которые максимально могут выразить установленные конкретные цели организации. Цели функционирования организации должны быть четко сформулированы и количественно выражены. В противном случае контроль за их выполнением крайне затрудняется.

При формировании управленческой отчетности необходимо иметь в виду, что при разработке управленческих решений возможны определенные допущения, которые должны быть установлены на будущие периоды как по всей организации, так и по центрам ответственности. Такого рода допущения должны быть четко сформулированы, и в процессе функционирования организации необходимо непрерывное наблюдение за планами, при разработке которых использовались определенные допущения.

Такой подход к оценке выполнения управленческих решений позволяет осуществить контроль их обоснованности, а также корректировку допущений и, соответственно, планов. В условиях инфляции, как правило, предприятия сталкиваются с необходимостью в течение планируемого периода корректировать планы, при разработке которых были приняты допущения о размерах инфляции, объявленных в начале года соответствующими статистическими органами.

Управленческая отчетность необходима для осуществления контроля за выполнением планов организации, использованием трудовых ресурсов в процессе производства продукции, работ, услуг, а также для контроля за текущей деятельностью организации, которая характеризуется показателями эффективности работы (нормативы эффективной работы, уровень рентабельности и др.). Для руководителя организации существенный интерес представляют системы показателей, характеризующие достижение установленных целей для организации в целом. Поэтому в системе управленческой отчетности выстраивается такая совокупность процедур формирования отчетных данных применительно к каждому этапу управления, которая предполагает, что оперативные управленческие решения, принимаемые на низших уровнях, по максимуму отражаются в отчетности данного этапа. К высшим уровням управления объем информации сокращается, а значимость принимаемых решений увеличивается.

Содержание управленческой отчетности, ее сущность оказывают влияние на ее формы. Проектом рекомендаций по управленческому учету, разработанным Минэкономразвития России, предусматриваются следующие отчеты:

Отчеты об операционной деятельности, включающие отчеты:

- о производстве продукции (работ, услуг);

- продаже продукции (работ, услуг);

- закупках товарно-материальных ценностей;

- запасах сырья и комплектующих изделий;

- запасах готовой продукции;

- затратах в незавершенном производстве;

- движении денежных средств;

- дебиторской (кредиторской) задолженности.

Отчеты об инвестиционной деятельности, к которым относятся отчеты:

- о движении основных средств;

- движении нематериальных активов;

- долгосрочных финансовых вложениях;

- планируемых капитальных вложениях;

- выполнении инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности, а именно отчеты:

- о краткосрочных финансовых вложениях;

- привлечении обслуживания заемного капитала;

- привлечении и обслуживании акционерного капитала;

- управлении денежной наличностью.

Информация, содержащаяся в приведенных выше отчетах, позволяет определить влияние различных факторов на результаты деятельности производственных участков, а также отдельных служб организации. Каждая организация должна разработать регламент формирования таких отчетов, обеспечения достоверных данных о вышеперечисленных показателях деятельности организации, а также формы первичных документов, используемых для управленческого учета. На содержание отчетов оказывают влияние требования, предъявляемые к управленческой отчетности соответствующего уровня.

По уровням управления, как показывает схема, выделяют отчетность по центрам затрат, по центрам прибыли и по центрам инвестиций. Такой подход к составлению отчетности характерен для крупных предприятий, где четко определяется сфера ответственности и конкретизируется ответственность менеджеров за каждую статью затрат и поступлений. Организационная структура предприятий представляет собой совокупность различных центров ответственности, связанных линиями ответственности внутри предприятия. По этим линиям ответственности и составляется управленческая отчетность.

Основным источником информации, используемой при составлении управленческой отчетности центра затрат, является смета. Смета центра затрат, содержащая плановые стоимостные показатели, устанавливается по каждому определенному участку или центру, по которым закрепляется ответственность. Контроль за расходами по центрам затрат требует разнообразных первичных документов, информационная емкость которых уточняется исходя из характеристики объекта управленческого учета и различных аналитических расчетов. В этой связи с целью обоснования сметы центра затрат необходимо активно вовлекать каждого менеджера в подготовку сметы его подразделения и разработку аналитических приемов, используемых при оценке выполнения этой сметы. Известно, что на практике широкое распространение получили гибкие сметы, при использовании которых производится пересчет ожидаемых затрат на фактический объем производства. Управленческая отчетность предполагает составление отчета об исполнении сметы и выявлении факторов, оказывающих влияние на отклонения.

Таким образом, отчетность по центрам затрат содержит подробную информацию о ходе производственного процесса и динамике затрат для принятия текущих решений. Сметы и отчеты об их исполнении являются оперативными и составляются на первом (нижнем) уровне внутрихозяйственной управленческой отчетности, разрабатываемой в рамках информационной системы управленческого учета.

В отчетах о прибыли находят отражение затраты организации на производство, а также поступления от продаж и прочие доходы. Отчет о прибыли в разрезе центров прибыли имеет стандартную форму и по существу в значительной мере корреспондирует со сведениями, содержащимися в итоговых и общих отчетах. Вместе с тем следует отметить, что в переходный период развития экономики остаются проблемы трансфертного ценообразования, стабильности планов продаж, обеспечения конкурентоспособности продукции, т.е. в практике хозяйствования организации все еще имеют место значительные риски и определенная нестабильность во внешней среде, что, несомненно, сужает сферу применения показателей прибыли предприятия до уровня отдельных его структурных подразделений.

При разработке управленческой отчетности нельзя допускать неоднозначного толкования приведенных сведений о состоянии объекта управленческого учета. Формулировка названий форм управленческой отчетности, ее разделов должны быть ясны для понимания не только исполнителя, но и пользователя. Содержание же отдельных разделов управленческой отчетности должно отвечать информационным потребностям предполагаемого потребителя отчетности.

Детализация информации зависит, прежде всего, от того, на каком уровне составляется управленческая отчетность и на каких конкретно сведениях и показателях должно быть зафиксировано внимание исполнителя с целью полного и правильного понимания и восприятия отчетных данных и показателей. Разработка управленческих отчетов в соответствии со стандартным форматом, утвержденным для данного предприятия, упрощает их использование на разных уровнях управления. Составление управленческой отчетности с применением компьютерной техники позволяет обеспечить достаточно быстрое, системное и взаимосвязанное формирование отчетных данных и показателей в любом необходимом для управления разрезе.

К составлению управленческой отчетности предъявляются следующие требования: целесообразность, объективность, надежность, своевременность, достаточность, сопоставимость, адресность и экономичность.