Принципы эффективного контроля по Ньюмену.

1. Стратегическая направленность контроля. Для того чтобы иметь эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, не следует измерять слишком часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над обычными операциями, такими как мелкие расходы, не имеет смысла. Напротив, в каждой стратегически значимой области должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению.

2. Ориентация на результаты. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления. Контроль не должен быть самоцелью, он должен быть средством, с помощью которого организация достигает желаемых целей.

3. Соответствие делу ( то, что действительно важно) Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не собирать критически важную информацию. Так, например, общепринято оценивать эффективность торговли путем установления некоторой квоты и сопоставления с нею реального объема продаж в долларах. Но это может привести фирму к огромным потерям, так как на самом деле успех определяется не объемом продаж, а уровнем прибылей. Так, например, фирма может предложить необычно высокие скидки или необычайно большой объем послепродажного обслуживания, чтобы тем самым получить новые заказы. В подобных ситуациях фирма будет терять деньги на каждой продаже, а не зарабатывать их.

4. Своевременность контроля. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует измеряемому явлению. Например, розничный торговец должен определять и регистрировать объем своих продаж ежедневно с тем, чтобы внести деньги в банк и проконтролировать поток наличности. Но время от времени розничному торговцу необходимо определять почасовой объем продаж с тем, чтобы определить часы максимального и минимального объема продаж и соответствующим образом расставить своих работников в торговых залах. Это одна из причин того, почему компьютеризованные кассы печатают на чеках время продажи.

5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Примерв шестидесятые годы почти все важнейшие нью-йоркские банки постарались расширить возможности своих систем контроля. В результате появилось море толстенных томов, содержавших сложнейшую информацию обо всем на свете. Все банки, кроме одного, были вынуждены отказаться от новых подходов к контролю просто потому, что их персонал совершенно запутался в этой информации. Секрет менеджера того банка, который разработал вполне применимую систему контроля, состоял в том, что он сначала проверял все разработанные инструкции на своих дочерях-подростках. Если девочки, которые ничего не смыслили в банковском деле, понимали описанную им процедуру, то менеджер мог быть уверен, что и банковские служащие поймут ее наверняка.

7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля. Иными словами, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль.