Подготовка и проведение пресс-конференции.

Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.

Подготовка

1. Креативная часть пресс-конференции.
целиком формируется концепция мероприятия.
Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

2. Подготовка основных документов пресс-конференции:

Сценарий (где будут прописаны основные идеи),

Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).

Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).

Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).

Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!

3. Анонсы.
В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место
Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия!
4. Техническое оснащение.
следует также помнить об организации фуршета.
5. Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать :текст анонсапресс-релиз по теме пресс-конференции,

список спикеров ,информационные материалы (фото/аудио/видео),

визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),программа пресс-конференции,ручка, блокнот, сувениры.

6. Распределение функций.

. 7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы.

8. Репетиция пресс-конференции..

Проведение

На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.

На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном..

Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.)..

Подведение итогов

После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.

Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.

Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:

максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,

создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),

безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),

освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.