Требования, предъявляемые к пресс-релизу

1. Объем пресс-релиза — 300 - 500 слов, т. е. 1-2 страницы текста. Когда информация не умещается на одной странице, в нижнем правом углу ставится пометка «см. далее». Если возникает необходимость в представлении объемной фактической информации, лучше ее оформить в виде приложения к пресс-релизу, чем делать длинный пресс-релиз.

2. Текст пресс-релиза должен быть отпечатан на одной стороне листа, с широкими полями для заметок редактора и через два интервала.

3. Абзацы должны быть краткими, не более 6 строк, и печататься с красной строки. Каждое предложение может быть отдельным абза­цем. Во избежание ошибок при наборе текста слова не разрываются для переноса, а абзац не переносится на следующую страницу.

4. Текст не должен содержать двусмысленностей, прилагательных в превосходной степени, большого количества придаточных предложе­ний, технических деталей (за исключением материала для специализи­рованной прессы).

5. Следует указывать точные, а не приблизительные цифры; при упоминании конкретного лица необходимо привести его полное имя и должность.

6. При наличии фотографий по теме пресс-релиза следует сообщить, каким образом их смогут получить заинтересованные представи­тели СМИ.

Существует испытанная формула для проверки, все ли данные, которые нужны, включены в пресс-релиз. Эта формула предложена Ф. Джефкинсом и называется SOLAADS (по первым английским бук­вам ее составляющих).

1. Тема (от англ. subject) — о чем история?

2. Организация (от англ. organisation) — каково название организации?

3. Размещение (от англ. location) — где находится организация?

4. Преимущества (от англ. advantages) — что предлагается новое и какие выгоды это принесет?

5. Приложение (от англ. applications) — какова польза, кто потребители?

6. Подробности (от англ. details) — какие размеры, цвета, цены, кто исполнители и др.?

7. Источник (от англ. source) — является ли указанный адрес ме­стом расположения производства или это адрес главного офиса?

Схематично пресс-релиз, подготовленный с учетом формулы Ф. Джефкинса, изображен на рис. 5.1.

Пресс-релиз лучше печатать на фирменном бланке; в идеале он Должен полностью или частично воспроизводить фирменный стиль органи­зации. Поскольку представление информации диктуется направленностью конкретного издания, иногда целесообразно готовить несколько вариантов пресс-релиза по одной теме, так как разные издания будут по разному освещать событие, изложенное в пресс-релизе.

Рис. 5.1. Расположение материала в новостном релизе, подготовленном с учетом формулы SOLAADS

Куда и как направлять пресс-релиз

Необходимо составить список получателей материалов (базу данных) и поддерживать его в актуальном состоянии. Моделью подобной базы данных служит медиакарта (пресс-карта). Медиакарта разрабатывается информационно-аналитической службой организации и содержит следующие реквизиты:

1) название издания, предпочтительного для размещения материалов организации;

2) тираж издания;

3) распространение издания: соотношение подписки и розницы; если бесплатное распространение, то кому, как и т. д.;

4) целевая аудитория, ее состав (профессиональный, возрастной и т. д.);

5) жанровая структура издания по полосам/дням недели/рубрикам;

6) данные о составе редакции, журналистах, профессиональной направленности и т. д.

Медиакарта должна содержать и информацию об изданиях, контактов с которыми необходимо избегать.

Ответственному за связь с прессой следует знать должности сотрудников СМИ и адресовывать пресс-релиз конкретному лицу.

Список рассылки пресс-релизов может включать:

■ заведующего отделом новостей, если речь идет о центральных изданиях;

■ редактора финансовых новостей;

■ редактора бизнес-новостей, отделов образования, спорта и т. д.;

■ главного редактора, если речь идет о небольших газетах. Готовый пресс-релиз отправляется в СМИ по обычной или электронной почте, по факсу либо передается через курьера.

Всегда следует помнить о значении личных контактов с работниками СМИ. Из личного знакомства не следует, что материал обязательно будет опубликован, однако оно, безусловно, обеспечивает преимущество перед коллегами, не знакомыми лично с редактором или журналистом, и может в перспективе привести к благоприятным результатам. После того как материал напечатан, необходимо связаться с редактором или журналистом и поблагодарить его за точную и высокопрофессиональ­ную передачу информации.