ГЛАВА 1. НАЗНАЧЕНИЕ, ЗАДАЧИ, СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)

Традиционно сфера деятельности, связанная с организацией работы с документами в управлении, называется делопроизводством.

По определению, зафиксированному в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение (управления)» рассматриваются в стандарте как синонимы. Термин «делопроизводство» - старый термин (словарная картотека Института русского языка РАН фиксирует употребление этого термина со 2-й половины XVIII в.). Внутренняя языковая форма этого термина связывает его с понятием «дело», которое когда-то означало рассмотрение и решение вопросов (дел), возникающих в деятельности учреждения, а поскольку решение дел всегда было связано с составлением деловых бумаг и работой с ними, то делопроизводством называли всю совокупность работ, связанных с деловой документацией.[5]

Главное назначение и основные функции службы ДОУ состоят в следующем:

-получение документов и отправка документов в другие организации;

- регистрация и учет документов (поступающих, отправляемых, внутренних);

- организация рассмотрения документов, их доставка исполнителям;

- контроль исполнения документов;

- организация работы с обращениями граждан;

- документационное обеспечение коллегиальных органов;

- изготовление документов, копирование и тиражирование документов;

- формирование дел и организация их хранения;

- использование документов и дел в управленческой деятельности;

- передача дел на хранение в архив;

- информационное и документационное обеспечение деятельности руководства;

- организационно-методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях;

- нормативное и методическое обеспечение организации работы с документами;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- унификация документов, применяемых в управленческой деятельности организации;

- повышение квалификации делопроизводственного персонала.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования; - обеспечение единого порядка работы с документами; - контроль за исполнением документов; - хранение документов;

- унификация форм документов; - сокращение по возможности документооборота; - методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации; - внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Цели службы ДОУ:

- организация работы;

- руководство документационным потоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за последовательностью работы с документами;

- организация работ по документационному обеспечению управления.