Классификация деловой документации

Управление организацией обеспечивается большим количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечиваются осуществление определённых функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на

три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную.

Приведу ниже классификацию документов, которые используются в каждой организации, независимо от специфики организации.

ПО ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ документы организации подразделяют на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (главным образом в виде организационно-распорядительных документов), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

ПО НАИМЕНОВАНИЮ существует множество видов документов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телефонограммы, анкеты, стандарты, поручения, уведомления, доверенности и др.

ПО СПОСОБУ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ: письменные (рукописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные). Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация делится на поступающую в организацию (входящую) и отправляемую из организации (исходящую) корреспонденцию. Внутренние документы предприятия в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

ПО СТЕПЕНИ СЛОЖНОСТИ документы классифицируются на простые и сложные. Простые - документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

ПО СТЕПЕНИ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

ПО ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документом становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

ПО СРОКАМ ИСПОЛНЕНИЯ документы классифицируют на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телефонограммы и факсограммы, и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации.

ПО СТАДИЯМ ПОДГОТОВКИ документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

ПО СТЕПЕНИ ПОЛНОТЫ ИНФОРМАЦИИ документы подразделяют на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

ПО СТЕПЕНИ ОБЯЗАТЕЛЬНОСТИ документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

ПО СТЕПЕНИ УНИФИКАЦИИ различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета – способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы,

например. Приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.

Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используется для составления и оформления документов по аналогии.

ПО ХАРАКТЕРУ СОДЕРЖАНИЯ различают первичные и вторичные документы.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных документах. [3]