Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Классификация деловой документации




Читайте также:
  1. CASE-средства. Общая характеристика и классификация
  2. G Классификация САУ по их математическому описанию
  3. H Классификация САУ по наличию общей (главной)
  4. I. Классификация реакций по изменениям углеродного скелета
  5. I. Химическая природа. Классификация.
  6. II. Классификация на основе природы реагирующих частиц
  7. IV. Классификация на основе кинетики реакции
  8. Nbsp;   Классификация рефлексов.
  9. А Классификация и общая характеристика основных методов контроля качества.
  10. А15. ОПЕРАЦИОННЫЙ РЫЧАГ. ДЕЛОВОЙ РИСК

 

Управление организацией обеспечивается большим количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечиваются осуществление определённых функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на

три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную.

Приведу ниже классификацию документов, которые используются в каждой организации, независимо от специфики организации.

ПО ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ документы организации подразделяют на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (главным образом в виде организационно-распорядительных документов), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

ПО НАИМЕНОВАНИЮ существует множество видов документов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телефонограммы, анкеты, стандарты, поручения, уведомления, доверенности и др.

ПО СПОСОБУ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ: письменные (рукописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные). Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация делится на поступающую в организацию (входящую) и отправляемую из организации (исходящую) корреспонденцию. Внутренние документы предприятия в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.



ПО СТЕПЕНИ СЛОЖНОСТИ документы классифицируются на простые и сложные. Простые - документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

ПО СТЕПЕНИ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

ПО ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документом становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

ПО СРОКАМ ИСПОЛНЕНИЯ документы классифицируют на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телефонограммы и факсограммы, и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения несрочных документов устанавливаются руководителем организации.

ПО СТАДИЯМ ПОДГОТОВКИ документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.



С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

 

 

ПО СТЕПЕНИ ПОЛНОТЫ ИНФОРМАЦИИ документы подразделяют на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

ПО СТЕПЕНИ ОБЯЗАТЕЛЬНОСТИ документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

ПО СТЕПЕНИ УНИФИКАЦИИ различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета – способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы,

 

например. Приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.

Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используется для составления и оформления документов по аналогии.

ПО ХАРАКТЕРУ СОДЕРЖАНИЯ различают первичные и вторичные документы.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных документах. [3]

 

 


Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 69; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2020 год. (0.006 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты