Компьютеризация делопроизводства

В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением всех технические средства можно разбить на следующие группы:

· Средства для составления документов;

· Копировальная и множительная техника;

· Средства обработки документов;

· Средства хранения, поиска и передачи документов;

· Техника управленческой связи.

Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

v Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

v Передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети интернет);

v Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка в программе или на экране ПК, что позволяет отойти от журналов регистрации);

v Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

v Перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);

v Защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста, антивирусная защита).

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру и т.д.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

Ø Пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

Ø Ставить письма «на контроль»;

Ø Отслеживать исполнение документов;

Ø Вести иерархические «папки» для хранения документов;

Ø Сортировать документы в папках по различным критериям;

Ø Автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;

Ø Осуществлять контроль и соблюдением ими временных графиков;

Ø Обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.