Формирование дел, их хранение, справочная работа

Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется секретарем главного врача.

Справочную работу по документам, зарегистрированным в ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, осуществляет секретарь главного врача.

Секретарь главного врача отвечает за: сохранность поступающих к нему документов. Главный бухгалтер отвечает за: соблюдение сроков хранения документов, своевременную подготовку и передачу дел в Центральный архив в соответствии с номенклатурой дел.

Законченные делопроизводством дела не менее 2- лет остаются в архивах подразделений для текущей работы (распорядительные документы хранятся в подразделениях (секретариат, бухгалтерия, отдел кадров) 5 лет), а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в Центральный объединенный архив города Москвы.

Оформление дел для передачи в архив производится сотрудниками и бухгалтерией ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ при методической помощи и под контролем сотрудников Центрального объединенного архива.

Центральным объединенным архивом в соответствии с Законом города Москвы от 28.11.2001г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах», «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.) осуществляется хранение документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, подготовка и выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и граждан.

Исполнение и контроль исполнения поручений по рассмотрению служебных документов и обращений граждан

Общие положения

В ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ подлежат исполнению поручения вышестоящих органов, должностных лиц Департамента здравоохранения, зафиксированные в распорядительных и служебных документах, резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан, решениях коллегий и протоколах совещаний.

Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц Департамента здравоохранения.

Ответственность за исполнение документов и поручений возлагается на должностные лица ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ в соответствии с их компетенцией.

В целях обеспечения высокой эффективности работы ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия, надлежащих мер по их исполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных лиц ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ.

В ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ контролю подлежит исполнение распорядительных документов и планов работы Управления здравоохранения ЗАО, а также поручений руководителя, первого заместителя и заместителей руководителя Управления здравоохранения ЗАО:

- по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных лиц;

- по выполнению планов работы Управления здравоохранения ЗАО, Департамента здравоохранения и Префектуры ЗАО;

- по выполнению поручений, содержащихся в протоколах, заседаний Департамента здравоохранения и Префектуры ЗАО.

Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным исполнением конкретных поручений.

Контроль исполнения отдельных поручений возлагается:

- по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных лиц – на главного врача (и.о. главного врача) ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ и по его резолюции – на заместителей главного врача в соответствии с распределением обязанностей (в отдельных случаях – на заведующих структурными подразделениями).

Сотрудники ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, в соответствии с компетенцией, осуществляют контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения поручений, информирование об этом главного врача.

Секретарь главного врача осуществляет:

- контроль исполнения поручений главного врача по исполнению поручений руководителя Департамента и его заместителей, Префекта и его заместителей и других документов, поступивших из вышестоящих организаций;

- контроль исполнения поручений главного врача, зафиксированных в резолюциях по исполнению служебных документов;

- контроль исполнения резолюций главного врача, данных в ходе личного приема граждан и представителей организаций;

- контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколах совещаний.

Контроль за подготовкой и выполнением планов работы ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ осуществляют заместители главного врача и заведующие структурными подразделениями.

Сроки рассмотрения служебных документов, обращений граждан, обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Московской городской Думы, Управления здравоохранения ЗАО, Департамента здравоохранения и Префектуры ЗАО

Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращениям граждан указываются в резолюциях главного врача, либо в тексте распорядительного документа.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

При исполнении поручений следует иметь в виду:

- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;

- поручения без указания даты с пометкой «незамедлительно» - в течение одного дня с даты подписания резолюции;

- поручения без указания даты с пометкой «весьма срочно» - в двухдневный срок с даты подписания резолюции;

- поручения без указания даты с пометкой «срочно» - в трехдневный срокс даты подписания резолюции;

- поручения без указания даты с пометкой «оперативно» - в течение десяти дней с даты подписания резолюции;

- остальные поручения – в течение месяца с даты подписания резолюции;

- сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях.

Для всех видов письменных обращений граждан – индивидуальных и коллективных, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации.

Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки – до 15 дней с даты их поступления в ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ.

Когда для рассмотрения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены

главным врачом, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. Общий срок рассмотрения обращения не может превышать 2-месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях срок рассмотрения обращения продлевается на период судебного разбирательства.

Сроки исполнения парламентских и депутатских запросов:

- парламентский запрос – не позднее, чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания РФ срок;

- депутатский запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания РФ – не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной, установленный Думой срок.

Срок, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения поручения. В случае, если окончание срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день. Сроки исполнения распорядительного документа в целом определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.

Корректировка срока исполнения поручения производится должностным лицом его установившим, на основании обращения ответственного исполнителя, представляемого не позднее, чем за 2 дня до истечения срока.

Корректировка сроков исполнения поручений по документам, поступивших от должностных лиц Правительства Москвы, осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 6.2 настоящего Регламента.