Реквизиты документов

При подготовке документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию материалов в служебных целях.

Обязательные реквизиты документа: наименование организации (должностного лица), автора исполнителя документа, названия вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись должностного лица.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

Заголовок к тексту указывается в документах формата А4. Он должен быть кратким, отражать содержание документа, формулировать в виде ответа на вопрос «о чем?», печататься от границы левого поля под реквизитами «дата и регистрационный номер документа» или «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»; может быть выделен жирным шрифтом.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата проведения (принятие решения) – для протоколов заседаний и совещаний.

в документах используются буквенно-цифровое (1 января 2014года) или цифровое написание дат (01.01.2014); цифровое предпочтительнее. Элементы даты должны проводиться в последовательности: день месяца, месяц, год. Написание дат в пределах одного документа должно быть единообразным.

Индекс документа – это порядковый номер для приказов, распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной корреспонденции – входящий или исходящий номер соответственно номенклатуре дел.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, поступившего из вышестоящей или сторонней организации, в обязательном порядке приводится на документах-ответах ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ под датой и номером документа-ответа.

Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их подразделения, конкретному должностному лицу. Наименование организации (подразделения) указывается в именительном падеже, должность и фамилия адресата – в дательном:

Например:

Управление здравоохранения ЗАО

Начальнику Управления

Л.И. Мусатову

Если адресатом является руководитель (заместитель руководителя) учреждения, то наименование учреждения входит в наименование должности адресата.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые могут быть пронумерованы арабскими цифрами. Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. Печатается документ на бланках А4 через 1-1,5 межстрочных интервала. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица рекомендуется начинать текст с персонального обращения к нему с использованием слов «Уважаемый» («Уважаемая»), например: «Уважаемый Иван Иванович!»

При адресовании документа в негосударственные организации, а также в случаях, когда имя и отчество адресата неизвестны, и установить их не представляется возможным, допускается также обращение с использованием слов «господин», например: «Уважаемый господин Иванов!» или «Господин Иванов!».

В конце текста над наименованием должности подписавшего документ должностного лица возможно проставления слов «С уважением».

При оформлении документа на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номера проставляют по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница (стр.)» и знаков препинания.

Подпись является обязательным реквизитом, включающим: наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия, выделяемые жирным шрифтом).

Наименование должности печатается от границы левого поля, расшифровка подписи выравнивается к границе правого края текста.

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия: «исполняющий обязанности…» или «заместитель…».

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка об их наличии печатается после текста документа по следующей форме: «приложение: по тексту на____ листах в __экземплярах». Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

«Приложения: 1. Копия письма Управления здравоохранения ЗАО от 02.11.2006 № 4-22-1084/2 всего на 3-листах в 1 экз.»

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

«Приложение:_____________________________________

(название документа и наименование организации или автора, дата и индекс документа и приложения к нему)

и приложение к нему, всего на __листах в ___ экземплярах». Если приложение сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии делают по форме:

«Приложение: по тексту на 5-и листах в 2 экземплярах в 1 адрес».

Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения зарегистрированными органами (организациями) и должностными лицами.

Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование (или разногласие) оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.

В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, согласующего документ (включая наименование организации), личная подпись должностного лица с расшифровкой, дата. Грифы согласования печатаются от границы левого поля, располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа

согласования (например: «Лист согласования /справка, протокол/ прилагается», подпись и дата).

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости следует указывать должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

«Замечания прилагаются» или «С замечаниями по пункту…» (при внесении замечаний в тексте документа), подпись, ее расшифровка, дата.