Порядок подготовки и оформления проектов распорядительных документов

Подготовка проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) осуществляется заместителями главного врача и заведующими структурными подразделениями по поручению главного врача ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ. Проекты приказов и распоряжений должны иметь следующие составные части: заголовок, текст (вступительная и распорядительная части, при необходимости – приложения), подпись (подписи), лист согласований.

Заголовокдолжен быть кратким и соответствовать содержанию. Он начинается с предлога «О» или «Об» (о чем), располагается у левой границы текстового поля и выделяется жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок распорядительного документа о внесении изменений (дополнений) в ранее изданный распорядительный документ оформляется следующим образом: «О внесении изменений (дополнений) в приказ (распоряжение) (указывается дата, регистрационный номер и наименование распорядительного документа)», например: «О внесении изменений в приказ

ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ от 11.01.2006г. № 33 «О назначении дежурных администраторов».

При изменении (дополнении) приложения к распорядительному документу, имеющему собственное наименование, заголовок оформляется следующим образом: «О внесении изменений (дополнений) в …».

Текстраспорядительного документа должен быть написан ясно, предельно кратко, с соблюдением грамматических правил, суть документа изложена четко, доходчиво, исключая возможность двоякого толкования. Не следует употреблять сокращенных слов. Допускается применение лишь общепринятых или официально установленных условных сокращений (аббревиатур). Аббревиатуры печатаются прописными (заглавными) буквами. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа. Текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала в границах полей (не менее): с левой стороны листа – 2,2см, с правой стороны -1,2см. Первая строка каждого абзаца печатается с отступлением 1,27см от границы левого поля. В тексте вначале указывается фамилия, затем инициалы (например: Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главного врача по медицинской части_____________.)

При ссылки на иной документ соблюдается следующая последовательность: наименование документа (Закон, Указ, постановление, приказ, ….); наименование органа, издавшего документ (Президент Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Министерство здравоохранения Российской Федерации, Правительство Москвы, Департамент здравоохранения города Москвы, Управление здравоохранения ЗАО и т.д.); дата издания, номер (без предлога «за»), название документа.

Вступительная частьтекста (констатирующая, мотивировочная преамбула) дается при необходимости и должна быть краткой, излагающей обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки документа, здесь же возможна оценка состояния дел по рассматриваемому вопросу. Эта часть может начинаться словами: В соответствии с….., В связи…, В целях…, Для…. и т.д.

Преамбула в проектах приказов, кроме приказов по личному составу завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ:(с двоеточием),напечатанным прописными буквами без разрядки непосредственно за текстом, или с новой строки, и выделенным жирным шрифтом.

Приложенияявляются неотъемлемой частью распорядительного документу. Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в основном тексте. Текст приложения излагается в описательной форме. Приложения нумеруются последовательно, по мере ссылок на них в тексте, подписываются заместителями главного врача, заведующими структурными отделениями.

На приложениях в правом верхнем углу должно указываться:

«приложение 1 (2, 3…) к приказу (распоряжению) ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ от «____»__________200__года №_____».

Знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений не ставится, порядковый номер единственного приложения не обозначается.

Если к проекту распорядительного документа прилагается документ, изданный вышестоящей инстанцией (Правительство Российской Федерации, Министерство здравоохранения Российской Федерации, Правительство Москвы, Департамент здравоохранения города Москвы, и т.д.); то слова «Приложение к приказу (распоряжению) от «____» № __ ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ не пишутся. В тексте после ссылки на документ указывается в скобках: «(прилагается)».

Листы основной части документа и каждого приложения к нему нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном /«книжном»/, так и горизонтальном /«альбомном»/ расположении текста).

Подписьотделяется от текста 1,5-2 межстрочными интервалами. У левой границы текстового поля печатается «Главный врач (и.о. главного врача) ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ» у правой границы – инициалы и фамилия.

Обязательные компоненты проектов приказов и распоряжений:

- точные наименования учреждений, или должности и фамилии должностных лиц, которым поручается исполнение заданий;

- сроки исполнения заданий (поручений);

- указание о признании утратившими силу ранее изданных распорядительных документов либо их отдельных пунктов (при необходимости);

- поручение о контроле за исполнением распорядительного документа.

Документ с заголовком «О внесении изменений (дополнений) в ….» должен содержать пункт: «Внести изменения (дополнения) в ….», при этом каждое изменение (дополнение) оформляется отдельным пунктом (подпунктом).

На оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) печатается лист согласования, где оформляются визы заинтересованных должностных лиц ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, указывается фамилия и инициалы исполнителя, его телефон, приводится список рассылки и определяется тираж.

Реквизиты листа согласования:

- проект приказа (распоряжения) внесен;

- проект согласован;

- разослать;

- тираж;

- исполнитель.

Все реквизиты (кроме «Разослать») печатается в именительном падеже.

Реквизит «Проект приказа(распоряжения) внесен»: указывается должность, инициалы и фамилия должностного лица представившего проект.

Реквизит «Проект согласован»: указываются должности, инициалы и фамилии должностных лиц, имеющих отношение к вносимому вопросу, в следующей последовательности:

- заместители главного врача;

- заведующие структурными отделениями.

Реквизит «Разослать» - печатается в дательном падеже и включает перечень:

- должностных лиц ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, названных в качестве исполнителей заданий;

- должностных лиц ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, на которых возложен контроль исполнения распорядительного документа;

- согласующих проект документа должностных лиц ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ.

Примерная форма листа согласования проекта приказа (распоряжения):

проект приказа (распоряжения) внесен:

Заместителем главного врача по медицинской части

ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ Р.А. Заварина

Проект приказа (распоряжения) согласован:

Заведующей 1 педиатрическим отделением

Н.А. Комарова

Исп.: Комарова Н.А., 732-13-36

Разослать: Завариной Р.А., Комаровой Н.А., Малеевой Г.Н., в дело

Тираж: 4 экз.

Согласование приказа осуществляется путем визирования: на листе согласования ставится подпись должностного лица, согласующего документ, и дата согласования (при необходимости – оформляется возражение (особое мнение), которое может быть изложено как на отдельном листе, прилагаемом к листу согласования)

Проекты распорядительных документов, отклоненные в связи с необходимостью доработки, возвращаются исполнителю с указанием причины отказа в подписании или с замечаниями, изложенными письменно или устно: доработка их осуществляется в срок 1-2-рабочих дней, если при возврате не установлен другой срок. При этом внесение в проект документа незначительных, не меняющих сути изменений не влечет за собой повторного визирования; при внесений, имеющих принципиальные значения, исполнитель должен заново согласовать документ с заинтересованными должностными лицами.

После доработки проекта приказов и распоряжений поступают главному врачу ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ на подпись.

Реквизит «Исполнитель»: указывается должность, фамилия, инициалы, номер телефона специалиста, подготовившего проект документа. Исполнитель несет ответственность за согласование документов и правильность их рассылки.