Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции

Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ осуществляется:

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично от граждан;

- с использованием факсимильной связи;

- в виде электронной почты;

- в виде телефонограмм.

Прием, первичная обработка и отправка корреспонденции осуществляется секретарем главного врача.

Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни принимаются дежурными регистратуры, ОКМПДнД с последующей передачей главному врачу не позднее 9часов следующего рабочего дня.

При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя или на копии документа при необходимости ставится штамп ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, дата и подпись сотрудника принявшего документ. При приеме обращений граждан в случае наличия копии обращения на ней по просьбе заявителя ставится штамп ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, с указанием даты поступления документа в ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адреса и целостность упаковки.Ошибочно доставленная корреспонденция

возвращается отправителю секретарем не позднее 3-рабочих дней, с даты получения.

Конверты с поступившими в ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ документами вскрываются секретарем главного врача (за исключением поступивших от должностного лица в адрес главного врача и содержащих пометку «лично»). При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов с указанными в них приложениями и удостоверяющих реквизитов (подписи, печати); при обнаружении недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. Служебные документы и письменные обращения граждан, лично передаваемые в ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ, принимаются в незапечатанных конвертах, кроме случаев оговоренных выше.

Конверты, в которых документы поступают к секретарю, скрепляются с документами и сопровождают их на всех этапах рассмотрения.

На служебных документах и письменных обращениях граждан, поступивших к секретарю до 14 часов текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня. На корреспонденции, поступившей после 14 часов, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного рассмотрения, а также поступившие из вышестоящих и судебных инстанций, ставится штамп с указанием даты текущего дня.

Секретарь главного врача регистрирует и направляет поступающие документы исполнителям, в соответствии с резолюцией главного врача.

Отправка документа адресату производится после его регистрации секретарем после проверки наличия:

- адреса;

- исходящего регистрационного номера;

- ссылки на номер и дату документа, на который дает ответ;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- подписи должностного лица на документе.

В случае неправильного оформления документа секретарь главного врача должен пригласить исполнителя к себе для исправления ошибок.

Выдача документов на руки адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения поставленных вопросов. Выдача производится под роспись получателя по разрешению главного врача (заместителя главного врача ГБУЗ ДГП № 132ДЗМ.