The Associate Advisors Ltd.

Simple commercial letter and its parts.

Introduction.

Введение.

Простое коммерческое письмо и его части.

Размещение частей письма на листе:

The Heading

Place and Date

The Inside Address

The Greeting

The Body of the Letter

The Ending (conclusion)

The Signature

The References to Enclosures

Заголовок делового письма обычно напечатан на специальном бланке фирмы и содержит название фирмы, а также ее адрес, телефон, факс и другие детали (например, адреса филиалов фирмы). Иногда в заголовке также содержится указание на область деятельности фирмы, имена ее руководителей и т.д.

Часто непосредственно под заголовком делового письма, на той же строке, что и дата, но в левой части страницы, находится ссылка (Reference). Это может быть номер делового письма или какая-либо аббревиатура, и отправитель письма просит получателя при ответе ссылаться именно на этот номер или аббревиатуру. Нумерация на ссылках бывает разной, в зависимости от правил той или иной фирмы. Она может содержать, например, сокращенное наименование какого-либо отдела. Иногда в письмах специально оговаривается:

Аббревиатуры на ссылках английских писем часто содержат четыре большие буквы (через дробь) — это инициалы того, кто диктовал письмо, и того, кто его печатал (секретаря):

FH/MC — Frank Henley/Mary Coy

Время и место написания письма помещается в правом верхнем углу, под заголовком. После календарной даты, перед цифрой, обозначающей год, ставится запятая. Правильно написать дату можно четырьмя способами:

August 15th, 2008

Th August, 2008

August 15, 2008

August, 2008

Форма 15/08/08 употребляется крайне редко.

Внутренний адрес — тот адрес, куда направляется письмо. Обычно это повтор того адреса, который написан на конверте письма. Следует обратить внимание на «обратный» порядок написания английских адресов, т.е. сначала — получатель, затем — номер дома, улица, место назначения:

Messrs. Morgan & Co.,

Manufacturers.

Tilbury Square

London N.W.

Часто на внутреннем адресе номер дома и название улицы опускаются. Аббревиатура Messrs. (Messieurs, Господа) используется в том случае, если название фирмы содержит какое-либо имя:

Messrs. A. Robinson Ltd.

Messrs. John Smith & Sons.

Если имени человека в названии фирмы нет, то эта аббревиатура не используется:

The Sheffield Electronics Corp.

The Associate Advisors Ltd.

Обращение ни в коем случае не должно опускаться, С него начинаются все деловые письма. Наиболее распространенные обращения: