Вопрос 9. Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для выдачи их работникам на осуществление расходов в ходе служебных командировок, для покупки различных товаров, для осуществления иных расходов.

Работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы называются подотчетными лицами.Выдача наличных денег под отчет производится из кассы на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При направлении работника в командировку оформляется соответствующий приказ и работнику выдается командировочное удостоверение, на основании которого устанавливается фактический срок командировки. Перед отъездом командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилья и суточных. При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы и средний заработок за все время командировки, включая время нахождения в пути.

В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных суммах, приложив к нему командировочное удостоверение, документы о найме жилья и фактических расходах по проезду. В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели: найм жилого помещения; бронирование гостиничных номеров и билетов; проезд к месту командировки и обратно, включая обязательное страхование пассажиров; оплата расходов за пользование постельными принадлежностями в поезде; оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках; суточные за время нахождения в командировке. Оплата суточных – 100 руб. в сутки, не облагается НДФЛ при командировке внутри страны – 700 руб., за рубежом – 2500 руб.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если работник не возвратил остатки подотчетной суммы в установленные сроки, данная сумма считается недостачей и должна быть списана - Дт 94 Кт 71 с последующим взысканием с работника - Дт 70 Кт 94 – если возможно взыскать всю сумму сразу, либо Дт 73 Кт 94– если взыскание необходимо будет производить в течение нескольких месяцев.