Проверка операций по недостачам и порче, обнаруженным при приемке материалов

Проверка поступления и приемки материалов в организации, как прави­ло, начинается со знакомства с работой материального отдела бухгалтерии.

Предметом внимания проверяющего являются состав, подчиненность и квалификация учетных кадров; перечень используемых нормативных до­кументов; наличие графика (схемы) документооборота; обоснованность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем отражения на счетах хо­зяйственных операций с материалами; используемые методы внутреннего контроля (инвентаризация, документирование, нормативный учет). С целью оценки системы внутреннего контроля целесообразно провести тестирование.

Основанием для приемки и оприходования материалов являются сопроводительные (товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др.) на поступившие в организацию материалы. Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляются в день поступления приходными ордерами при отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными (по количеству и качеству).

Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку, которые при­лагаются к авансовому отчету.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах, а также в случаях установления недостач и порчи, обнаруженных при приемке материалов, приемку осуществляет комиссия (в составе комиссии должен присутствовать представитель поставщика или представитель незаинтересо­ванной организации), которая оформляет акт о приемке материалов, служа­щий основанием для предъявления претензий поставщику. Акт составляется в двух экземплярах для бухгалтерии и отдела снабжения с целью отправки претензионного письма поставщику или транспортной организации.

На основе изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов (счетов-фактур, накладных) и учетных регистров (Главной книги) устанавливаются полнота оприходования материалов, пра­вильность их классификации и оценки, правильность отражения на счетах бухгалтерского учета недостач и порчи материалов, обнаруженных при их приемке; недостач и порчи в пределах и сверх норм естественной убыли; выявление виновных лиц; расчеты с поставщиками на момент выявления недостач или порчи и соответственно предъявление претензии поставщикам; правильность отражения в учёте недостачи и порчи при отсутствии вино­вных лиц или при отказе судом в иске о взыскании с них недостающих сумм.