Учет расчетов с подотчетными лицами. На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается информация о расчетах с работниками по суммам

На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Подотчетными лицами могут быть только работники предприятия, которым из кассы выданы денежные средства для покрытия предстоящих расходов.

Порядок сроки выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливаются внутренними распорядительными документами (приказом, распоряжением, указанием и пр.) руководителя организации. Необходимо соблюдать следующий порядок:

наличные денежные средства на хозяйственные нужды выдаются под отчет лицам, список которых утверждается руководителем организации;

если подотчетному лицу поручено приобретение за наличный расчет товарно-материальных ценностей, то на его имя следует оформить доверенность.

Списание подотчетных сумм производиться только при подтверждении факта расходования этих средств, т.е. при наличии первичных документов (товарных чеков, накладных, актов, счетов, требований).

Лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об использованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

По дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются суммы:

выданные работникам под отчет - в корреспонденции со счетом 50 "Касса";

полученных от разных дебиторов и кредиторов, и подлежащих внесению в кассу организации, в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";

положительных курсовых разниц по суммам в иностранной валюте, выданным работникам, в корреспонденции с субсчетом 91-01 "Прочие доходы".

По кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются суммы:

израсходованные подотчетным лицом на приобретение оборудования, требующего монтажа, в корреспонденции со счетом 07 "Оборудование к установке";

израсходованные на приобретение и сооружение объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов в корреспонденции со счетом 08 "Вложения во внеоборотные активы";

израсходованные на приобретение товарно-материальных ценностей в корреспонденции со счетами учета данных ценностей (10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 41 "Товары" и т.п.);

уплаченные поставщикам и подрядчикам за товарно-материальные ценности, работы, услуги в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"; при расчетах с другими дебиторами и кредиторами в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";

налога на добавленную стоимость, уплаченного при приобретении ценностей, осуществлении расходов по оплате работ, услуг в корреспонденции со счетом 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям";

прочих расходов, понесенных подотчетным лицом, в корреспонденции со счетами учета затрат, или соответствующих источников финансирования; при этом, расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам, отражаются в корреспонденции со счетом 97 "Расходы будущих периодов";

неиспользованных средств, внесенных подотчетным лицом в кассу организации, в корреспонденции со счетом 50 "Касса"; при этом, если возврат средств производится в кассу другого структурного подразделения в корреспонденции со счетом 79 "Внутрихозяйственные расчеты";

удерживаемые из заработной платы, ранее выданные под отчет, и не возвращенные работниками в установленные сроки, в корреспонденции со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";

отрицательных курсовых разниц по суммам в иностранной валюте, выданным работникам, - в корреспонденции с субсчетом 91-02 "Прочие расходы".

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой сумме, выданной под отчет.