Подготовительный этап

Экспертные организации оказывают услуги по товарной экспер­тизе по заявкам организаций на основании:

• договора установленной формы;

• долгосрочной письменной заявки с гарантией заказчика по созда­нию условий для проведения экспертиз и оплате расходов за ока­занные услуги.

Перед началом проведения экспертизы рассматриваются основа­ния для ее проведения, что и определяет цели и задачи экспертизы. После этого выбираются средства и методы проведения экспертизы.

На подготовительном этапе экспертизы получают документы о на­значении товарной экспертизы. К ним относятся заявка на проведение экспертизы, оформляемая заказчиком, и наряд на проведение экспертизы.

Заявка на проведение экспертизы подается поставщиком, получа­телем товаров, транспортной организацией или назначается решением арбитража, рассматривающего иск по определенной товарной партии. Заявка должна содержать все необходимые сведения, позволяющие пра­вильно идентифицировать товар, а также изготовителей, поставщиков, получателей, посредников, даты отправки и получения, номера товарно- сопроводительных документов. Кроме того, заказчик должен определить цели и задачи, которые ставятся перед экспертом. В заявке также указы­ваются дата вызова эксперта и сведения о вызове поставщика, объем то­варной партии и метод исследования. Если при проведении экспертизы требуется применение метода разрушающего контроля, в заявке должно быть отражено согласие заказчика на разрушение образца товара в коли­честве, предусмотренном нормативными документами.

Целесообразно, чтобы заказчик в заявке определил наиболее прием­лемые для него дни и часы явки эксперта, а также дал гарантию и указал форму оплаты всех затрат на экспертизу, включая командировочные расходы, если экспертиза проводится в другом населенном пункте. При безналичном расчете указываются необходимые банковские реквизиты.

Заявка должна быть подписана руководителем и главным бухгал­тером. Подписи заверяются подлинной печатью.

Заявка может быть передана в письменной и/или устной форме. Письменная заявка может быть отправлена с курьером, по почте, те­леграфу или с использованием средств электронной связи. Устная за­явка передается по телефону в виде разовой заявки с указанием кон­кретных целей и задач экспертизы.

Обе формы заявок могут применяться для всех видов товаров, но для скоропортящихся продуктов наиболее целесообразно передавать заявку по телефону, так как при этом сокращается время между вызо­вом и явкой эксперта.

Независимо от формы передачи заявки эксперт не должен при­ступать к экспертизе, если отсутствует письменная заявка или пись­менное подтверждение экспертизы, а также содержащиеся в них све­дения недостаточны для проведения экспертной оценки. Это объясняется тем, что на заключительном этапе возможно возникнове­ние ошибок из-за неверно переданной и понятой экспертом информа­ции, а также конфликтов между заказчиками и экспертами. В данном случае разрешить споры или предотвратить ошибки помогут сведе­ния, указанные в письменной заявке.

При проведении товарной экспертизы, назначенной арбитрами, су­дом или следственными органами, к заявке должны быть приложены решения или постановления, в которых указываются место проведения экспертизы, ее вид (повторная или комплексная), субъекты, привлекае­мые к экспертизе, состояние товара и товарной партии (целостность, наличие пломб), документы об изъятии проб, акты первичных экспер­тиз, форма оплаты и банковские реквизиты плательщика.

В экспертной организации заявка регистрируется в Журнале реги­страции документов по проведению экспертизы или в компьютерной автоматизированной системе с присвоением ей порядкового номера.

Вторым документом о назначении экспертизы является наряд на проведение экспертизы, выдаваемый эксперту, который служит до­кументом, подтверждающим права эксперта на проведение экспер­тизы. Наряд выдается руководителем экспертной организации или его заместителем либо уполномоченным лицом. Наряд оформляется на специальном бланке и подписывается руководителем выдавшей его экспертной организации. Подпись должна быть заверена печатью (приложение 6).

В наряде указываются номер, дата поступления заявки, дата нача­ла экспертизы, организация-заказчик, ее адрес, телефон, фамилия и должность представителей, участвующих в проведении экспертизы, наименование и место нахождения товара, его поставщик, а также за­дание эксперту, которое определяется целями и задачами экспертизы.

Если проводится повторная экспертиза, в наряде делается отметка «Повторная экспертиза» с указанием акта первичной экспертизы, а если проводится контрольная экспертиза, делается соответствующая отметка и наряду присваивается номер, соответствующий первичной экспертизе.

Заявка и наряд относятся к обязательным техническим докумен­там подготовительного периода. Перед выдачей наряда руководство экспертной организации должно установить правомочность проведе­ния экспертизы с учетом правил и норм, регламентируемых дейст­вующим законодательством. Наряд выдается, если есть основания для проведения экспертизы. В случае отсутствия таких оснований или не­целесообразности проведения экспертизы (например, стоимость экс­пертизы больше стоимости товара) руководство экспертной органи­зации должно дать мотивированный отказ. В этом случае наряд не выписывается.

Исправления в заявке и наряде, как правило, не допускаются. Од­нако если они все же возникли, должны быть оговорены соответст­вующим образом, иначе эти документы считаются недействительными.

Выдачей наряда экспертная организация подтверждает правомоч­ность назначения эксперта. Назначение эксперта для проведения то­варной экспертизы должно осуществляться в сроки, согласованные с заказчиком (по скоропортящимся товарам — в течение 24 ч). Факт выдачи наряда регистрируется в Журнале или информация вводится в компьютерную систему.

Неоправданная задержка сроков назначения экспертизы и явки экс­пертов может привести к нарушению сроков приемки товаров по коли­честву и/или качеству, вследствие чего результаты экспертизы будут от­клонены, а заказчик может понести большие убытки.

После завершения экспертизы на обратной стороне наряда фикси­руется время работы эксперта в соответствии с условиями оплаты за экспертные услуги. Обратная сторона заверяется представителем за­казчика. Оформленный таким образом наряд эксперт сдает в эксперт­ную организацию.

Назначение эксперта руководство экспертной организации осуществляет с учетом его квалификации и компетентности; незави­симости от заказчика, а также наличия у него достаточного времени для обстоятельного проведения экспертизы.

При назначении группы экспертов необходимо учитывать их опыт работы в данной области экспертизы, знания конкретных товаров, при этом один из них назначается ответственным. Если эксперт не имеет достаточного опыта работы, то вначале его лучше включать в экс­пертные группы вместе с более опытными экспертами. Не следует также привлекать для проведения самостоятельной товарной экспер­тизы конкретных товаров экспертов, не являющихся специалистами по этим товарам.

На подготовительном этапе при необходимости может быть про­веден инструктаж экспертов. Особенно необходим такой инструк­таж перед проведением товарной экспертизы органолептическим, комплексным или другими экспертными методами. При проведении инструктажа указываются цели и задачи конкретной экспертизы, осо­бенности применяемых средств и методов. Если при проведении экс­пертизы заполняются анкеты, дегустационные листы или другие формы опроса, необходимо проинструктировать экспертов о правилах их заполнения, что позволит избежать многих технических ошибок.

Особое внимание должно быть уделено оформлению окончатель­ных результатов экспертизы (актов экспертизы или заключений экс­перта). К сожалению, иногда эту часть устного инструктажа подме­няют показом ранее составленных актов и заключений. Однако даже правильно оформленные акты отражают лишь результаты конкретной экспертизы и не предназначены для обобщенного анализа всего мно­гообразия возможных результатов. Поэтому устный инструктаж ру­ководителя экспертной группы или более опытного эксперта с анали­зом типовых, ранее допущенных ошибок очень важен, особенно для начинающих экспертов.

Инструктаж не относится к обязательным операциям подготови­тельного периода. Для опытных экспертов ежедневный инструктаж перед проведением товароведной экспертизы по качеству зачастую и не нужен. Его достаточно проводить с разбором типовых ошибок пе­риодически. Однако в ряде случаев инструктаж необходим, так как без него возможны грубые погрешности из-за технических ошибок, незнания экспертами конкретного объекта и т. п., например, при экс­пертизе новых товаров, определении коэффициентов весомости и т. д.

На подготовительном этапе определяются взаимоотношения экс­перта и заказчика экспертизы. Эксперт, получивший назначение на проведение экспертизы, должен связаться с заказчиком и согласовать с ним дату экспертизы. Обычно это делается по телефону. При отсут­ствии у заказчика телефона используются другие формы связи (поч­товые или телеграфные уведомления, факсы и т. п.).

Иногда заказчик просит отложить экспертизу на несколько дней. Об этом он должен уведомить эксперта в письменной мотивирован­ной просьбе. В таком случае эксперт должен доложить об изменении сроков руководству экспертной организации или руководителю экс­пертной группы.

Заказчик экспертизы на подготовительном этапе обязан:

• выделить для участия в экспертизе своих представителей (не менее двух), компетентных в вопросах товарной экспертизы и уполномо­ченных подписывать констатирующую часть акта экспертизы. Если товар подлежит досмотру таможенной и/или карантинной

службами, должно быть обеспечено присутствие представителей этих служб, а при необходимости присутствие представителей изготовите­ля или поставщика;

• представить, в случае необходимости, образец-эталон, с которым эксперт должен ознакомиться, проверив его надлежащее оформ­ление;

• подготовить рабочее место для эксперта и необходимые для про­ведения товарной экспертизы средства (нормативные и техниче­ские документы, оборудование, исправные и поверенные средства измерения с действующим сроком клейма госповерителя и т. п.);

• подготовить товар к экспертизе (например, произвести сортировку по партиям, а при необходимости расстановку по сортам, размерам);

• обеспечить свободный доступ к товару;

• выделить подсобных рабочих для осуществления вспомогатель­ных операций, необходимых в ходе проведения экспертной оцен­ки (перемещение товара, вскрытие ящиков, рассортировка и т. п.);

• обеспечить соблюдение техники безопасности при проведении экспертизы и личной безопасности эксперта.

Эксперт на подготовительном этапе должен ознакомиться с нор­мативными документами (стандартами, техническими условиями, ин­струкциями и др.), в соответствии с которыми должна осуществляться экспертиза.