Семестр. 1. Зміст поняття лідерства в управлінні організацією.

Тема 1. ПРИРОДА ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ЛІДЕРСТВА.

1. Зміст поняття лідерства в управлінні організацією.

2. Відмінності між поняттями "лідер" та "менеджер" та концепції лідерства.

3. Класифікація видів (ролей) лідерів.

4. Управління лідерством в організації.

1. Зміст поняття лідерства в управлінні організацією

Лідерство - найважливіша складова ефективного керівництва. Воно зустрічається скрізь, де є влада і усталене об'єднання людей. Саме слово "лідер" в перекладі з англійської (lеаdеr) означає "керівник", "голова", командир", "вождь", "ведучий". Не дивлячись на удавану простоту цього поняття, в сучасній науці, при наявності сукупності вихідних позицій різних авторів, лідерство характеризується неоднозначне. Можна виділити такі основні підходи до його викладення:

1. Лідерство - це різновид влади, що здійснюється одним або декількома індивідуумами Відмінністю її є спрямованість зверху вниз, а також те, що її носієм виступає не більшість, а одна особа чи група осіб

2. Лідерство є управлінським статусом, соціальною позицією,
пов’язаною з прийняттям рішень, це керівна посада. Дана інтерпретація витікає із структурно-функціонального підходу, що має на меті розгляд суспільства як складної, ієрархічно організованої систему соціальних позицій і ролей.

3. Лідерство - це вплив на інших людей, однак не будь-який, а такий, що відповідає таким умовам:

· вплив повинен бути постійним, а не епізодичним;

· керівний вплив лідера повинен здійснюватися до всієї групи (організації);

· алідер повинен мати явний пріоритет у впливі;

· вплив лідера, особливо організаційного, повинен спиратися не на пряме застосування сили, а на авторитет чи хоча б визнання правомірності управління.

4. Лідерство – це неформальний вплив. Воно відзначається від керівництва, яке "передбачає достатньо жорстку і формалізовану систему відносин управління — підпорядкування". Лідер - це символ спільності та зразок поведінки групи. Він висувається знизу, переважно стихійно та приймається послідовниками.

Основою лідерства є специфічний тип управління, що виник у сиву давнину на фунті відносин "господар - раб" та "лідер - послідовник". При цьому лідер займає в групі центральну позицію і концентрує авторитарну владу, яка домінує над послідовниками.

Отже,лідерство - це тип управлінської взаємодії (між лідером і послідовниками), що будується на засадах найбільш ефективного для даної ситуації поєднанні різних джерел влади і спрямований на спонукання людей до досягнення ними загальних цілей.

Фактично, лідерство є функцією лідера, послідовників та ситуаційних змінних.

Для розуміння лідерства розглянемо найбільш яскраві приклади типів відносин управління.

1. Неефективне лідерство побудовано на відносинах типу "господар - раб", коли влада лідера практично абсолютна і може розповсюджуватися на вирішення питань про життя і смерть членів його групи.

2. Авторитарне управління побудоване на традиційних відносинах "начальник - підлеглий", коли влада лідера підтримується всіма нормативними документами адміністративної системи (статут, правила, положення, структура, інструкції, накази тощо).

3. Ефективне лідерство побудоване на новому типі відносин "лідер -послідовник", коли лідер одержує владу від послідовників, що визнають його цінність і важливість для їх спільної роботи в групі.

4. Демократичне управління побудоване на типі відносин "обраний керівник -підлеглий", коли в колективі високий рівень самоврядування і група сама обирає лідера.

2. Відмінності між поняттями "лідер" та "менеджер" та концепції лідерства

Соціологи і політологи звичайно розрізняютьформальне і неформальне лідерство. Формальне лідерство розглядається як пріоритетний вплив певної особи на членів організації, усталене і її нормах і правилах і засноване на керівному становищі у суспільній ієрархії, місці в рольових структурах, пов'язаних з наявністю влади і ресурсів.

У протилежність формальномунеформальне лідерство подається як суб'єктивна здібність, готовність і вміння людини виконувати роль лідера, а також визнання за ним права керівництва збоку членів групи. Фактично, керівництво є соціальним феноменом в системі формальних (офіційних) відносин, а лідерство - психологічним феноменом в системі неформальних (неофіційних) відносин.

В західній літературі намітилася тенденція розрізняти поняття "менеджер" (а також "адміністратор") та "лідер". Лідерство не існує поза управлінням, а доповнює його в тих випадках, коли традиційні методи управління не дають високих результатів і не дозволяють ефективно досягати поставлених цілей.

Основні відмінності міжлідерами та менеджерами наведені в табл. 21.

В теорії управління персоналом отримали визнання три основні концепції лідерства:

1. Теорія лідерських якостей, або "теорія видатних людей" стверджує, що найкращі лідери володіють певним набором особистих якостей, які дозволяють їм вести за собою людей (інтелект, знання, ініціативність, впевненість тощо).

Таблиця 21.

Основні відмінності між менеджером та лідером

2. Концепція лідерської поведінки стверджує, що ефективність лідера визначається його манерою поведінки та стилем керівництва відносно до підлеглих, можливістю психологічного впливу на людей з метою координації їх дій в досягненні цілей.

3. Концепція ситуаційного лідерства базується на необхідності поєднання лідерських якостей та поведінки залежно від конкретної ситуації.

Теорія лідерських якостей відтворює найбільш ранній підхід до вивчення та пояснення лідерства. Перші дослідження намагалися виявити якості, що відрізняють видатних людей в історії від мас. Цей підхід базувався на вірі в те, що "лідерами не народжуються, а стають".

Р Стогділл вважає, що в основному 5 якостей характеризують лідера:

1- розум, або інтелектуальні здібності;

2- господарювання або зверхність над іншими;

3- впевненість в собі;

4- активність і енергійність;

5- знання справи (215).

Американський консультант У.Беннісом дослідив 90 успішних лідерів і визначив 4 групи лідерських якостей:

1- управління увагою, або здатність представити суть, цілі та напрями руху (дій) результату, щоб це було привабливим для послідовників;

2- управління значимістю, або здатність так передавати значення створеного образу, ідеї або бачення, щоб вони були зрозумілими та прийнятними для послідовників;

3- управління довірою, або здатність побудувати свою діяльність з такою постійністю та послідовністю, щоб отримати повну довіру у підлеглих;

4- управління собою, або здатність добре знати та вчасно визнавати свої сильні та слабкі риси.

Наступні дослідження призвели до виділення таких чотирьох груп лідерських якостей: фізіологічних, психологічних, інтелектуальних та особистих (табл.2)

Харизма (від гр. charisma - милість, божий дар) є формою впливу на інших завдяки особової привабливості, що викликає підтримку та визнання лідерства, що забезпечує володарю харизми владу над послідовниками. Як джерело лідерської влади, харизма пов'язана із здатністю керівника впливати на підлеглих в силу своїх особистих якостей та стилю керівництва. Лідери харизматичного типу відчувають високу потребу у владі, мають сильну потребу в діяльності і переконані в моральній правоті того, у що вони вірять.

Дослідження свідчать, що харизма має негативну та позитивну сторони. Негативна харизма пов'язана із узурпацією особистої влади, позитивна - з тенденцією до делегування частини влади послідовникам. Із сучасних політичних харизматичних лідерів України слід назвати В.Ющенка, особисті риси якого явно вирізняються від інших політичних лідерів (О.Омельченко, Ю.Тимошенко, Т.Чорновіл та ін.) ступенем прихильності до них наслідувачів та прихильників.

3. Класифікація видів (ролей) лідерів

На становлення, характер та направленість лідерства безпосередньо впливають внутрішні прагнення людини до зайняття нею керівних позицій.

Таблиця 22.

Якості, що найчастіше зустрічаються у лідерів (9. с. 330)

Механізм виникнення лідерства пояснюють різні психологічні теорії:

1. Психоаналітичне пояснення лідерства. За цією теорією, суб’єктивне прийняття лідерства закладається ще в дитинстві, коли дитина потребує авторитету та заступництва батьків. Пізніше авторитет керівника організації заміняє авторитет батька (матері).

2. Інструментальна мотивація лідерства не зволиться до прагнення володіти лише матеріальними благами та славою, а може мати і духовно-моральний зміст. Більшість лідерів, особливо неформальних, в своїх діях керуються високими цілями, мотивами моральної відповідальності за доручену справу, надання допомоги колегам по роботи, налагодження дружніх відносин в колективі тощо.

3. Ігрова мотивація пояснює сприйняття людиною процесів керівництва, в тому числі неформального лідерства - як цікаву, захоплюючу гру. В цьому випадку головним мотивом лідерства виступає сам зміст управлінської діяльності, пов’язаний зі спілкуванням та прийняттям інколи більш складних і, порівняно, більш важливих рішень, чим при грі в шахи.

Розмаїття сторін, аспектів лідерства визначає різноманітність його типології. Найпростішою і найпоширенішою класифікацією лідерства в організації є виокремлення йоготрьох типів (інколи їх називають ролями лідера):

1. Ділове лідерство характерне для груп, що утворені для вирішення виробничих цілей і найсильніше впливає на ефективність управління. Лідеру такої групи притаманні висока компетентність, вміння найефективніше вирішувати організаційні задачі, діловий авторитет, досвід тощо.

2. Емоційне лідерство виникає в соціально-психологічних групах на основі людських симпатій, міжособистісного спілкування, коли емоційний лідер викликає у групи довіру, випромінює теплоту, впевненість,знімає психологічну напругу, створює атмосферу психологічного комфорту.

3. Ситуативне лідерство є нестійким, тимчасове, що залежить від ситуації. За своєю природою може бути як діловим, так і емоційним. Ситуативний лідер може повести за собою групу лише в певній ситуації (у випадку пожежі або іншої катастрофи).

Існують також інші класифікації лідерства залежно від типів лідера. Зокрема, Л.І. Уманський виокремлює шість типів (ролей) лідера:

1) лідер - організатор ( виконує функцію інтеграції в групі);

2) лідер - ініціатор (головує при вирішенні нових проблем, висуває ідеї);

3) лідер - генератор емоційного настрою (домінує при формуваннінастроюгрупи);

4) лідер - ерудит (відзначається широкими знаннями);

5) лідер - еталон (є центром емоційного тяжіння, відповідає ролі "зірки", є зразком, еталоном);

6) лідер - майстер (фахівець у певному питанні).

Крім названих, в управлінні персоналом користуються також класифікацією лідерів залежно від сприйняття їх групою. Згідно такого поділу існують такі типи лідерів:

1. "Один з нас": не виокремлюється з членів групи; сприймається як перший серед рівних у певній сфері, він найбільш щасливий чи випадково опинився на керівній посаді.

2. "Найкращий з нас": зразок для наслідування - вирізняється з групи за багатьма параметрами (діловими, комунікативними, моральними тощо).

3. "Хороша людина": реальне втілення особистих якостей: порядності, доброзичливості, уваги до інших, готовності прийти на допомогу тощо.

4. "Слуга": виражає інтереси своїх прихильників і всієї групи, орієнтується на її думку.

Серед фахівців до цього часу незавершеною є дискусія про те, чи є формування лідерства керованим, чи це стихійний процес. Іншими словами, лідерами стають чи народжуються ?

4. Управління лідерством в організації

Проблема управління лідерством в організації складається щонайменше з п'яти аспектів.

1. Виявлення лідерів: виявлення осіб з природними чи сформованими лідерськими якостями та залучення їх до керівних посад. Цей напрям діяльності може походити як з тези "лідерами не народжуються", так і з визнання можливості цілеспрямованого формування лідерів. Існують такі способи виявлення лідерських здібностей: 1) тестування та інші психологічні методи, що широко застосовуються до претендентів на керівні посади;

2) вивчення біографії та трудового стажу; 3) підбір людей, які себе хоч якось зарекомендували тощо (застосовується в системі підготовки кадрів середньої та вищої ланки з осіб низових та первинних керівних посад).

Результати досліджень психологів рекомендують вести пошук лідерів на всіх рівнях ділової активності. Кожна людина може визначити свою та чужу придатність за допомогою таких критеріїв: безперервне самовдосконалення; орієнтація на слугування іншим; випромінювання позитивної енергії, доброзичливості та ухилення від сприйняття негативної енергії та конфліктів; віра в інших; раціональний розподіл часу та зусиль (між роботою, побутом та суспільством); внутрішня впевненість, оптимізм, свіжий погляд на події, сприйняття життя як пригоди; самокритичність, толерантність (терпимість), визнання заслуг інших та їх рівного права на самовираження.

2. Розвиток лідерства - цілеспрямоване формування та поглиблення відповідних якостей та навичок через систему навчання та самонавчання, мотивування, тренінгів та практичного досвіду.

3. Врахування інтересів групи здійснюється завдяки тісному ув'язуванню цілей та інтересів членів групи із організаційними цілями, реалізація потреб, представництво та захист інтересів як окремих членів групи, так і колективу в цілому.

4. Вплив неформального лідерства, що поєднується із формальним лідерством в колективі. Підлеглі завжди хочуть бачити в керівникові не лише начальника або позбавленого емоцій сухого технократа,але й людини, яка володіє найкращими моральними якостями, дбає не лише про ефективність організації та про себе особисто, але й про співробітників.

5. Інтеграція лідерів та усунення деструктивного лідерства: організація інтеграції лідерів, забезпечення конструктивної направленості ї діяльності те усунення деструктивного лідерства. Досить часто функції неформального лідерства одній людині виконати просто фізично неможливо. Тому інтеграція лідерів має на меті забезпечення лояльності існування керівників, відбір найбільш здібних керівників, мотивованих на реалізацію цілей організації, заохочення їх професійно-посадового зростання, налагоджування позитивних відносин та співробітництва із неформальними групами та їх лідерами, формалізація лідерства, якщо це можливо.

Тема 2. Управління групами

1. Сутність і класифікація груп в організації.

2. Фактори, що впливають на ефективність роботи групи.

1. Роль та класифікація груп в організації.

Колектив (нем. kollektiv) – група людей, які працюють в одній організації, на одному підприємстві. В більш широкому змісті – група, яка об'єднана загальними ідеями, інтересами. Колектив працівників одного підприємства іноді називають трудовим колективом [1].

Група – це певна кількість працівників (з адміністрації, або така, що не належить до управлінського персоналу), яка дотримується певних норм і прагне задовольняти свої потреби досягненням групової мети [10].

Таблиця 2.

Класифікація трудових колективів

Колектив (група) — дві й більше осіб, які взаємодіють між собою таким чином, що кожна особа впливає на конкретних людей (пра­цівників) і одночасно перебуває під впливом інших осіб.

Формальні групи працівників. Група і колектив є іден­тичними за своєю суттю термінами (перший поширені-ший на Заході, другий — у пострадянських країнах). Групи, які створені волею керівників організації, нази­вають формальними. Здебільшого вони виникають при поділі праці:

— горизонтальному (формування підрозділів);

— вертикальному (виникнення рівнів управління). Первинною функцією формальних груп є виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей.

У кожній організації існує три типи формальних груп:

— групи керівників (командні групи);

— цільові виробничі (господарські) групи;

— комітети.

До груп керівників можуть належати: президент ком­панії та віце-президенти; директор магазину і завідува­чі відділами; командир авіалайнера, другий пілот і борт-інженер; директор заводу та його заступники; началь­ник цеху та його заступники.

Цільові виробничі (господарські) групи формують особи, які виконують одне завдання. Вони мають певну самостійність, самі планують свою роботу, є вузькоспєціалізованими, щодо них застосовують окремі елементи ці­
льового стимулювання тощо.

Комітет — це група, якій організація делегує пов­новаження для виконання конкретного завдання. До комітетів належать ради, комісії, збори, команди, товарис­тва тощо. За функціональним призначенням виділяють два основні типи комітетів:

—спеціальний (тимчасовий) — створюється для ви­явлення проблем, розв'язання локальних, глобальних чи делікатних питань, вироблення альтернативних рішень тощо;

— постійний — діє перманентно і має конкретну, най­частіше довготривалу мету (рада директорів, науково-технічна рада організації, ревізійна комісія, товариство покупців у процесі приватизації, група планування, ко­місія з розгляду скарг працівників, комісія з перегляду заробітної плати та ін.).

Створювати комітети доцільно:

—під час розв'язання проблеми в новій галузі знань, новій сфері діяльності;

—за необхідності прийняття непопулярних рішень (ско­рочення чисельності працівників, зменшення заробітної плати, ліквідація підрозділів, зниження на посаді тощо);

—з метою координації діяльності підрозділів, служб, окремих працівників і колективів;

—для підняття морального духу працівників органі­зації, стимулювання «бійцівських» якостей окремих по­садових осіб;

—з метою децентралізації управління, делегування пев­них повноважень «вниз», поділу сфер впливу між рів­нями управління;

— для ефективнішої реалізації загальних функцій менеджменту;

— при виборі та коригуванні менеджером конкрет­ного стилю керівництва.

Неформальні групи працівників. Менеджер повинен звертати на них особливу увагу, оскільки вони можуть стати домінуючими в організації, проникати в інші не­формальні й формальні групи і відчутно впливати на управління. Не завжди пересічний працівник чи навіть керівник усвідомлює те, що він уже опинився в складі неформальної групи.

Основні особливості неформальних груп:

— застосування соціального контролю, який здійс­нюється через встановлення і закріплення групових ета­лонів допустимої поведінки, жорстких санкцій, відчу­ження тощо;

— опір змінам, який виникає у зв'язку із загрозою існуванню неформальної групи;

— наявність неформальних лідерів, які посідають таке ж становище, що й лідери формальних груп. Від­мінність між ними лише в тому, що лідер формальної групи отримує свої повноваження офіційно (в конкрет­ній сфері), а лідер неформальної — через визнання йо­го групою. Тому сфера впливу неформального лідера може виходити за адміністративні межі формальної ор­ганізації, але все-таки його основні функції стосуються допомоги групі в досягненні цілей та закріпленні її іс­нування.

Не менш суттєвими є і відмінності між ними:

— формальні групи створюються продумано, за пла­ном, а неформальні спонтанно;

—структура формальних груп формується свідомо, неформальних — унаслідок соціальної взаємодії;

—до формальної групи вступають з метою реаліза­ції її цілей, отримання доходу, досягнення престижу тощо, до неформальної — для задоволення потреб у при­четності, взаємодопомозі, взаємозахисті, тісному спіл­куванні;

—формальна група створюється, як правило, за рі­шенням керівників, неформальна — внаслідок зацікав­леності, симпатії тощо.

Американський дослідник груп Дж. Хоманс виявив, що в процесі виконання завдань люди вступають у взає­модію, внаслідок чого виникають позитивні та негатив­ні емоції в колективі, а також щодо керівників. Емоції можуть спричиняти зниження ефективності діяльності організації, прогули, плинність кадрів, появу скарг.

2. Фактори, що впливають на ефективність роботи групи.

Фактори, що впливають на ефективність роботи групи. Управління групами слід здійснювати на засадах за­стосування загальних функцій менеджменту: плану­вання, організування, мотивування, контролювання та регулювання. Обов'язковим елементом функціонуван­ня всіх груп є збори, на яких вирішують проблеми, виробляють і ухвалюють рішення. Важливо чітко вста­новити періодичність їх проведення; зміст проблем, які виноситимуться на їх розгляд; перелік учасників; техніч­ні засоби, які необхідно буде застосувати тощо.

Дбаючи про забезпечення ефективності проведення зборів, корисно скористатися рекомендаціями американ­ського спеціаліста Бредфорда, які зводяться до таких положень:

— складати конкретний порядок проведення зборів;

— забезпечувати вільний обмін інформацією між чле­нами групи;

— повністю використовувати здібності її членів (ком­петентність, досвід, знання, підприємливість, талант, ідеї тощо);

— створювати атмосферу довіри, самовираження;

— розглядати конфлікт як позитивний чинник і управ­ляти ним;

— за результатами зборів підводити підсумки та окрес­лювати майбутні заходи;

—забезпечувати вільне передавання інформації з метою уникнення однодумства;

— призначати «опонента» для висунення альтерна­тивних ідей та «адвоката» для захисту навіть неправо­мірних позицій;

— забезпечувати вислуховування різних точок зору, а також їх критику тощо.

Менеджер повинен усвідомлювати, що група зможе реалізувати свої ідеї та забезпечити ефективну діяльність за позитивного впливу різних чинників.

• Чисельність групи. На думку різних фахівців гру­пи можуть складатися з 3—9, 4—5, 5—8, 5—11 осіб. Відомо, що найефективніше працюють бригади робітни­ків чисельністю від 5 до 25 осіб.

• Склад групи. Досвід свідчить, що група повинна охоплювати людей, які дотримуються різних позицій, сповідують різні ідеї, наділені неоднаковими способами мислення, поглядами на життя тощо.

• Групові норми. До них належать гордість за свою роботу, бажання досягнути мети і забезпечити прибут­ковість, принципи колективної праці, професійна підго­товка, позитивне ставлення до нововведень, способи за­хисту чесності, стосунки між членами колективу, мето­ди розподілу заробітків тощо.

• Згуртованість членів групи.

• Групова однодумність. Постає як механізм пригні­чення окремої особистості з метою збереження гармонії групи.

• Конфліктність усередині групи. її можуть зумови­ти відмінності в цінностях, поглядах, оцінках.

• Статус членів групи. Визначається старшинством у посадовій ієрархії, посадою, розташуванням кабінету, освітою, рівнем заробітної плати (доходів), соціальними талантами, досвідом, інформованістю людей тощо.

• Ролі членів групи. Йдеться про їх участь у розв'язан­ні групових завдань, висуненні альтернативних рішень, підготовці інформації, налагодженні комунікацій тощо.

• Забезпеченість групи інформацією.

• Взаємини групи з керівниками організації, її під­розділами, службами, посадовими особами, а також а іншими групами.

• Наявність встановлених прав та обов'язків у чле­нів групи.

• Швидкість прийняття та виконання рішень.

• Механізм, прийняття компромісних рішень.

• Формування витрат (матеріальних, трудових, фі­нансових), пов'язаних із функціонуванням груп. • Використання функцій і методів менеджменту в процесі управління групою. |

• Формування, підбір (поява) лідерів групи.

• Застосування стилів керівництва при управлінні групою.

Формування груп в організації з урахуванням наве­дених чинників та управління ними через застосування функцій, методів менеджменту і управлінських рішень дає змогу знівелювати негативні наслідки внутрішньогру-пової і міжгрупової взаємодій та підвищити ефектив­ність функціонування кожної групи зокрема та органі­зації загалом.

Фактори впливу на організацію

Діяльність організації залежить від різноманітних факторів.

Фактори впливу на організацію — рушійні сили, які впливають на виробничо-господарську діяльність організації та забезпечують пев­ний рівень отриманих результатів.

Фактори визначають протікання всіх організаційних процесів (постачання, виробництва, збуту, науково-тех­нічного розвитку тощо). їх класифікують за 2 ознаками:

— рівень впливу (мікрорівень, макрорівень);

— середовище впливу (внутрішнє, зовнішнє). За рівнем впливу виділяють:

— мікроекономічні фактори (цілі, структура, завдан­ня, технологія, працівники, ресурси, партії, постачаль­ники, споживачі, конкуренти тощо), які діють на рівні підприємств;

— макроекономічні фактори (законодавчі акти, ука­зи, постанови органів державної влади, система еконо­мічних відносин у державі, стан економіки, міжнародні події, міжнародне оточення, науково-технічний прогрес, політичні, соціально-культурні обставини, особливості міжнародних економічних відносин), вплив яких вияв­ляється на рівні галузей та держав.

За середовищем впливу виокремлюють:

— фактори внутрішнього середовища організації (фор­мують організацію із середини);

— фактори зовнішнього середовища організації (по­в'язані з розглядом організації як відкритої системи).

Тема 3. ІНФОРМАЦІЯ І КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ

1. Інформація, її види та роль в менеджменті. Вимоги, що висувають до інформації.

2. Загальне поняття комунікацій в менеджменті.

3. Процес комунікації, його елементи та етапи.

4. Види комунікацій, комунікативні мережі та стилі.

5. Поняття про невербальну комунікацію.

1. Інформація, її види та роль в менеджменті. Вимоги, що висувають до інформації.

Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події виробничо-господарської діяльності.

Інформація підрозділяється на види:

- зовнішня і внутрішня;

- прийнята і передана;

- одноразова і та, яка дублюється;

- кількісна та описова;

- первинна і вторинна.

Вимоги, які пред'являються до інформації:

- повна, тобто в її склад повинні входити всі необхідні дані для виконання процесу керування;

- мінімальна, тобто не містити зайвих, непотрібних свідчень;

- оптимальна;

- не повинна бути занадто обмеженою;

- своєчасна;

- надійна і достовірна.

Велику небезпеку представляє надмірність, коли інформаційний потік захльостує керування і не дозволяє відрізнити істотне від несуттєвого, тимчасове від постійного.

Способиудосконалювання інформаційного обміну в організаціях:

- регулювання інформаційних потоків. Керівник повинний знати і навчитися оцінювати якісні і кількісні сторони своїх інформаційних потреб, а також інших споживачів інформації в організаціях;

- управлінські дії;

- наявність зворотного зв'язку.

Використовуються два способи:

- переміщення людей з однієї частини організації в іншу;

- опитування працівників.

- система збору пропозицій;

- інформаційні бюлетені. Великі організації видають регулярні бюлетені, що містять інформацію для працівників на різні теми;

- сучасні інформаційні технології (комп'ютери, електронна пошта).

2. Загальне поняття комунікацій в менеджменті.

Комунікація в управлінні - це обмін інформацією, в результаті якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить їх до співробітників. Ефективність комунікацій часто визначає якість рішення і те, як насправді вони будуть реалізовані.

Комунікація та інформація – це тісно пов’язані між собою поняття. Комунікація містить в собі і те, що передається, і те, як це “що” передається. Термін “комунікація” походить від латинського “communis”, що означає “спільне”: той, хто передає інформацію, спробує встановити спільність з тим, хто інформацію отримує.

Комунікація являє собою зв’язок між передавачем і приймачем (відправником і одержувачем) і містить в собі послання. Практично всі сфери людських стосунків ґрунтуються на комунікаціях. (письменність, жести, міміка, голос).

В основному між людьми існують 2 площини (рівні) комунікацій: площина змісту та зв’язків (стосунків).

Площина змісту належить до послання, що подає відмінності про становище речей чи про події. Наприклад, “співробітника тут немає,” “заняття розпочинається наступного понеділка” тощо. Зміст може бути важливим чи незначним, правильним чи не правильним, активним чине активним і мати різне значення для одержувача і відповідника.

Площина зв’язків (стосунків) між людьми містить звертання, прийняття чи відхилення, симпатію чи антипатію, ненависть чи любов.

При проведенні переговорів чи конференцій потрібно намагатися використовувати змістовну площину, щоб виключати вилив симпатій і антипатій, оскільки часто голосують не за пропозицію, а за того, хто її вносить.

Існують дві основні форми комунікацій:

1- дигітальна комунікація;

2- аналогова комунікація.

Дигітальна форма комунікацій – це всі відомості, закодовані за допомогою символів (шрифт, цифри, в т.ч. математичні і хімічні формули). Вона вільна від емоцій, але часто призводить до непорозумінь. Помилки можуть виникати при відправленні через неправильне кодування відправником і одержувача - через неправильну інтерпретацію, а також через неправильний переклад з однієї мови на іншу.

Аналогова комунікація має наочний або зворотний характер. Це вся безсловесна комунікація (жести, погрози, доторкування). Приклад: географічна карта, кісточки рахівниці, цифрові годинники – аналогова комунікація.

Розмовна мова є прикладом поєднання аналогової і дигітальної комунікації. Так званими аналоговими комунікаціями можна значно легше з’ясувати площину стосунків. Т.ч. відкривається можливість виявити (з’ясувати) або розв’язати міжособові конфлікти.

Суб’єктами комунікацій можуть бути окремі особи, групи і цілі організації.

Важливість ефективної міжособової комунікації в управлінні обумовлено такими причинами:

1. Рішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглими, підлеглі один з одним) в межах різних подій.

2. Міжособова комунікація є одним з найкращих способів обговорення та вирішення питань, що характеризуються невизначеністю та двозначністю.

3. Процес комунікації, його елементи та етапи.

Комунікативний процес – це обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна його мета – забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлення.

У процесі обміну інформацією можна виділити 4 базових елементи:

1. Відправник – особа, яка генерує ідеї, або збирає інформацію і передає її.

2. Повідомлення – власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал, або засіб передачі інформації.

4. Одержувач – особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємопов’язаних етапів комунікативного процесу:

I - Зародження ідеї (етап відправлення).

II - Кодування та вибір каналу

III - Передавання (етап отримування)

IV- Декодування (або розкодування)

Розглянемо більш детально кожен з цих етапів.

І етап.Обмін формацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Індивід ідентифікує себе у межах комунікативного процесу та формулює значення або зміст того, чому і що він хоче передати іншому учаснику.

ІІ етап. Це трансформація ідеї в повідомлення за допомогою символів (кодових знаків) – слів, інтонацій та жестів. До каналів передачі належать передавання мови та письмових матеріалів, електронні засоби зв’язку, в т.ч. комп’ютерні мережі, електронна пошта, відеострічки тощо. Може бути середовище (повітря, вода та світло) і різні технічні пристрої (хвилі лінії і т.п.). Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, передавання є неможливим. Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Бажано використовувати не менше двох засобів комунікації.

ІІІ етап. Відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованих ідей або сукупності ідей) одержувачу. Одержувачем є той, кого досягло та було адресоване повідомлення.

IV етап. Декодування містить: а) сприйняття повідомлення одержувача (що отримав); б) його інтерпретація (як зрозуміле); в) оцінку (що та як прийняв)

Запам’ятайте!

Отримати - не означає зрозуміти, а зрозуміти - не означає прийняти!

Можливе викривлення значення повідомлень, пов’язаних з присутністю в процесі комунікації шуму. Шум - це будь-яке втручання в процес комунікації на будь якому з його ділянок. Джерела шуму – багаторівневість організації, масштаб керованості, централізація, децентралізація і т.д. Приклади: звукові похибки у вимові; більш сильний паралельний сигнал; мовні помилки; викривлення в лініях зв’язку, доповнення до повідомлення на різних рівнях.

Важливим елементом комунікативного процесу є зворотній зв’язок, що з’являється в результаті обміну учасників процесу ролями. Одержувач стає відправником - і навпаки. Зворотній зв’язок - це відповідь одержувача на повідомлення.

4.Види комунікацій, комунікативні мережі та стилі

В ефективному управлінні організацією існують такі основні види комунікацій:

q між організацією та навколишнім середовищем

q міжрівневі комунікації в організації (вертикальні)

q між різними відділами (підрозділами) (горизонтальні)

q між керівником і робочою групою

Вказані види комунікацій утворюють комунікативну мережу – з’єднання певним чином індивідів, які приймають участь в комунікативному процесі за допомогою інформаційних потоків.

Вся створена керівником організації мережа складається з вертикальних, горизонтальних і діагональних зв’язків.

Залежно від того, як побудовані комунікаційні мережі, діяльність групи може бути більше або менше ефективною. Існують такі зразки комунікативних мереж в групах:

з 3-х осіб: “колесо”, “всеканальна”, “вертушка”;

з 4-х осіб: “колесо”, “ланцюжок”, “всеканальна”;

з 5-ти осіб: “колесо”, “кружок”, “всеканальна”, “ланцюжок”, “альфа”.

Комунікативний стиль – це спосіб, за допомогою якого індивід надає перевагу будувати комунікативну взаємодію з іншими. За основу виміру міжособової комунікації доцільно взяти 2 змінні: а) відкритість комунікацій; б) адекватність зворотного зв’язку. Вони утворюють матрицю з такими назвами квадрантів:.

5 квадрант – “торгівля за себе” (помірна як відкритість, так і зворотній зв’язок). Працівники у цьому випадку “продають себе” лише у відповідь на чиюсь пропозицію.

Для поглибленого розуміння суті комунікативного процесу та ефективності комунікації існує поняття трансакції при комунікаціях.

Трансакція – це словесний чи безсловесний обмін між двома людьми, який складається з подразнення (наприклад, запитання) і реакції (наприклад, відповідь) між певними станами “Я”.

Є 3 моделі трансактивних станів “Я” які впливають на думки, почуття та дії людини.

1 – “Я – батько (мати)”

2 – “Я – дорослий”

3 – “Я – дитя”.

Перший станмістить в собі всі ознаки некритично засвоєних норм, заборон, принципів, ідеалів і пов’язаних з цим подій з раннього дитинства. В цьому випадку людина з більшим бажанням займається тим, що повинне бути, ніж тим, що є.

Другий стан не залежить від віку людини, формується з 5 років і розвивається до кінця життя. Цей стан спрямований на сучасні реальності і на об’єктивне одержання інформації; добре пристосований та інтелігентний (розумний), подібний до комп’ютера, перевіряє нагромаджені дані й приймає кваліфіковані рішення.

Третій стан охоплює всі імпульси, які надходять від природи. Цей стан містить ознаки раннього досвіду, згадуються події і пов’язані з ними відчуття, його реакція на це і погляди на самого себе та на інших. “Я-дитя” виявляється в манерах поведінки, які бачить дитина, і які пізніше виявляються в дорослих.

Існує 3 форми прояву “Я – дитя”:

q природне (характеризується життєвістю, любов’ю до життя та праці, довго не роздумує, вивільнені всі почуття та імпульси);

q пристосовницьке (характеризується станом, при якому людина намагається бути непримітною і робить те, що від неї очікують. Це стан, який терпить. Страждає, скаржиться і залишається пасивним);

q “Маленький професор” – це стан хитруна, або крутія, що має здатність легко все схоплювати інтуїцією.

5. Поняття про невербальну комунікацію

В основній невербальної комунікації є невербальне повідомлення, що одержується через інформацію, надіслану відправником без використання слів, як системи кодування. Ефективність більшість повідомлень створюється невербальною комунікацією через:

37% - тональністю голосу та 55% - виразом обличчя

Основні типи невербальних комунікацій зведені в табл.1.

Таблиця 1.

Основні типи невербальних комунікацій

Невербальні комунікації в більшості випадків мають підсвідому основу, оскільки свідчать про дійсні емоції учасника комунікативного процесу та є надійним індикатором почуттів, що проявляються. Невербальними комунікаціями важко маніпулювати та важко приховувати в будь-якій міжособовій комунікації. Цим визначається, як будуть інтерпретовані будь-ким сказані слова.