Правило 3: Страхование

Ну вот и все о втором правиле, определяющем принадлежность обезьян. Теперь, когда она разместились на тех спинах, где им надлежит сидеть, их надо застраховать, прежде чем подвергать опасностям, которыми полнятся джунгли, любой организации.

Правило 3 управления обезьянами гласит, что диалог между начальником и подчиненным не должен прекращаться, пока все обезьяны не будут застрахованы.

Это правило позволяет уравновесить потребность ваших сотрудников в достаточной свободе при управлении своими обезьяна и вашу ответственность за конечный результат.

Когда вы предоставляете своим сотрудникам полномочия и свободу, это приносит пользу и им Вам. Польза для вас — свободное время, которое вы можете использовать по своему усмотрению: чем большей свободой действий они обла­ют, тем меньше времени и усилий вам требует-

для надзора за ними. В то же самое время свобода действий позволяет вашим людям пользоваться всеми благами самоуправления (больше удовлетворения, больше энергии, лучше моральный климат и так далее).

Но все блага имеют свою стоимость. Стоимость до большей свободы для ваших сотрудников является возрастающий риск, которым сопровождается эта свобода. Когда люди обретают свобо­ду, они совершают ошибки. Страхование обезьяны призвано обеспечить, чтобы они совершали легко допустимые ошибки! Вот почему каждую из обезьян необходимо застраховать по одному из следующих полисов.

СТРАХОВЫЕ ПОЛИСЫ ОБЕЗЬЯН:

СНАЧАЛА ПРЕДЛАГАЙТЕ, ПОТОМ ДЕЙСТВУЙТЕ;

СНАЧАЛА ДЕЙСТВУЙТЕ, ПОТОМ ПРЕДЛАГАЙТЕ

Страховка первого уровня — «сначала пред­лагайте, потом действуйте» — обеспечивает страхование в ситуациях, когда мне кажется, что, если сотруднику дать действовать по своему усмотрению, существует значительный риск не­допустимой ошибки. В тех случаях, когда я опа­саюсь, что подчиненные своими действиями мо­гут «сжечь здание»', я хочу иметь шанс заблаго­временно задуть спичку, то есть наложить вето на предполагаемые ими действия. Такого рода беспокойство обычно возникает, когда речь идет о вещах столь важных, что в случае ошибки я не смогу даже уволить провинившегося, потому что раньше буду уволен сам. В таких случаях я тре­бую от своих людей сформулировать свои реко­мендации, которые я должен одобрить, прежде чем они смогут приступить к работе. Это обеспе­чивает надежную защиту, но требует от меня боль­ше времени и несколько ограничивает свободу работников.

Страховка второго уровня — «сначала дей­ствуйте, потом предлагайте* — предназначена для обезьян, с которыми, по моему мнению, под­чиненные вполне могут справиться самостоятель­но. Они вольны решать все вопросы и информировать меня, когда сами сочтут необходимым. Это обеспечивает им широкое оперативное пространство и экономит мне массу времени. Риск состоит в том, что, если они предпримут действия способные «сжечь здание», я узнаю об этом, только когда останется один лишь пепел.

Кто выбирает тип страховки в конкретной ситуации? Хотя в конечном счете любой выбор должен одобрять я, как менеджер, осуществить выбор может любая сторона, в зависимости от обстоятельств. Иногда выбор делаю я, особенно когда мне необходима защита, обеспечиваема страховкой первого уровня. Когда я выбираю первый уровень страхования, сотрудники порой пытаются возражать, поскольку это несколько ущемляет их свободу, но, когда риск недопустимо ошибки велик, позволить действовать им самостоятельно — на втором уровне страхования -значило бы с моей стороны уклониться от своей ответственности менеджера.

Конечно, с моей стороны невозможно и нежелательно заранее сообщать своим сотрудникам какой полис должен использоваться по каждом вопросу. Поэтому в большинстве случаев они 6ерут на себя ответственность — и риск! — и сами выбирают тип страхования (понимая, что в конечном счете этот выбор должен быть одобрен мною Они склоняются ко второму уровню страхованиятолько тогда, когда им кажется, что я сочту приемлемым, если они справятся с проблемой- самостоятельно и потом проинформируют меня. В противном случае они предварительно представляют мне свои рекомендации, а потом приступают к действиям, согласованным со мною (страхование первого уровня). Если я не удовлетворен избран­ным ими типом страхования, я имею право вмешаться и изменить полис. При этом я исповедую такой принцип:

«не вмешивайтесь по мере возможности

и вмешивайтесь по мере необходимости»

Я добиваюсь этого, поощряя своих подчинен­ных использовать второй уровень страхования по мере возможности и требуя от них использо­вать второй уровень страхования по мере необ­ходимости.

Страхование обезьян — динамичный процесс. Одни аспекты своей работы сотрудник выполня­ет, имея полномочия первого-уровня, другие — имея полномочия второго уровня. То, что сего­дня делается на одном уровне страхования, впо­следствии может потребовать иного уровня стра­хования, если изменятся обстоятельства. В ниже­следующих примерах вы увидите, как порой ме­няются страховые полисы — то увеличивая полномочия служащих, то уменьшая их.

Первый пример — случай с Алексом, одним из моих бывших служащих, который всегда дей­ствовал слишком свободно, чтобы я мог чувство­вать себя спокойно. Он предпочитал страховать всех своих обезьян на основе полиса второго уров­ня и изредка сообщал мне о том, чем он занима­ется, не обращая внимания на мои требования информировать меня более обстоятельно. »

Однажды с одним из его проектов случилась огромная проблема. Моя начальница узнала об этом раньше меня и нелицеприятно выразила мне свое неудовольствие. Я отправился в кабинет Алекса и аналогичным образом высказал ему с претензии. Я сказал ему, что его чрезмерная самостоятельность кончилась неприятным сюрпризом, который поджидал меня в кабинете моей начальницы. Я был в ярости. «Ведь я просил информировать меня, а вы этого не делали! Отныне ничего не предпринимайте по этому вопросу, не посоветовавшись предварительно со мной»

Может быть, моя реакция была чрезмерно резкой, но деятельность Алекса давно уже вы вала у меня беспокойство. С целью снизить беспокойство хотя бы до такого уровня, чтоб: мог спокойно спать по ночам, мне пришлось снизить его полномочия до первого уровня.

Он подчинился, но, как можно догадаться, вернулся ко второму уровню вскоре после того, как я успокоился и улеглись страсти по проекту.

Это была ситуация, когда сотрудник взял на себя слишком много свободы. В следующем же примере описывается ситуация, когда я сам чуть было не предоставил своей сотруднице слишком много свободы Мария очень тревожилась по поводу одного проекта и не решалась предпринять сколько-нибудь значительные действия без предварительного согласования со мной. Она использовала страхование первого уровня, требуя моей подписи под всем, что она делала. Я был уверен, что она могла бы справиться с этим про­стом и без столь частых встреч со мною, поэтому постарался укрепить ее уверенность в себе и предложил ей решить все вопросы самостоятельно и дать мне знать, когда дело будет сделано.

Когда Марля покинула мой кабинет, я подумал, что если она так беспокоится по поводу своего проекта, то может быть, мне тоже следует обеспокоиться. Начав волноваться, не упустил и я чего-то важного, я снова вызвал ее к себе и спросил, что самое плохое может произойти с этим проектом я какова вероятность этого наихудшего исхода. От ее ответа у меня чуть не лучился инфаркт! У меня подогнулись колени, задрожали руки, я весь вспотел.

Случись такое пару лет назад, я немедленно снял бы эту обезьяну со спины Марии и занялся ею сам. На этот раз, однако, я ограничился тем, что просто повысил уровень страхования. Я ска­зал Марии: «Пожалуйста, продолжайте сообщать мне обо всех своих планах, прежде чем предпри­нимать какие-либо дальнейшие действия по это­му вопросу». Потом я упал в свое кресло, испытывая неимоверную усталость, но и облегчение оттого, что вовремя разобрался с ситуацией.

Позднее, когда положение проекта укрепилось и мы с Марией стали чувствовать себя увереннее в отношении проекта и друг друга, она по боль­шинству аспектов своей работы перешла на вто­рой уровень полномочий.

Впоследствии важность этого проекта вырос­ла настолько, что моя начальница Элис начала сама пристально следить за его реализацией. Од­нажды она позвонила мне и спросила, как идут дела. Я ответил, что предоставил Марии боль­шей частью действовать самостоятельно (на вто­ром уровне), потому что она заслужила право на это и потому что я хотел дать ей возможность «подрасти». Начальница сказала мне, что здесь затрагиваются интересы важного клиента и она хочет, чтобы я лично занялся этим делом. Когда я попытался разубедить ее, она произнесла сло­ва, которые обобщили идею равновесия между стремлением сотрудников к большей свободе и потребностью организации в своей безопасности. «Я ценю то, что вы делаете, — сказала она, - но этот проект нельзя подвергать риску. У вас будут другие возможности повышать квалифика­цию своих подчиненных». Она попросила меня запомнить следующее:

«упражняясь в совершенствовании управления, не допускайте,

чтобы компания от этого пошла ко дну»